Povinnost nahlášení práce cizince je nutné plnit rychle už od října 2025
Významná legislativní změna, která zásadním způsobem ovlivňuje povinnosti všech zaměstnavatelů na území České republiky, kteří zaměstnávají zahraniční pracovníky nebo kteří mají na svých pracovištích vyslané pracovníky pocházející ze třetích zemí mimo Evropskou unii nastala se začátkem října 2025. Tato změna se týká ohlašovací povinnosti práce cizinců a přináší s sebou podstatně přísnější sankční mechanismy, které mají za cíl zamezit nelegálnímu zaměstnávání a zajistit řádnou evidenci všech zahraničních pracovníků působících na českém trhu práce.
Klíčové body nové právní úpravy
1. Základní povinnost zaměstnavatele před zahájením výkonu práce
Podle nové právní úpravy platné od října 2025 nesmí žádný cizinec zahájit výkon práce na území České republiky, aniž by byl předem řádně nahlášen zaměstnavatelem příslušnému orgánu, kterým je Česká správa sociálního zabezpečení. Tato povinnost představuje zásadní změnu oproti předchozímu stavu, kdy existovala určitá časová tolerance pro dodatečné nahlášení zaměstnance po zahájení pracovního poměru. Nově platí přísný princip, že registrace zahraničního pracovníka musí být zcela dokončena ještě před tím, než tento zaměstnanec vykoná jakoukoliv pracovní činnost pro daného zaměstnavatele. Tento požadavek se vztahuje bez výjimky na všechny zahraniční pracovníky ze třetích zemí, bez ohledu na délku jejich pracovního poměru, typ pracovní smlouvy nebo charakter vykonávané práce.
2. Elektronický systém nahlašování a jeho technické parametry
Všechna nahlášení zahraničních pracovníků musí být provedena výhradně elektronickou formou prostřednictvím příslušného digitálního systému, který provozuje Česká správa sociálního zabezpečení. Papírová forma nahlášení není akceptována a nebude považována za splnění zákonné povinnosti. Zaměstnavatelé jsou povinni zajistit si přístup k tomuto digitálnímu systému, který vyžaduje autentizaci prostřednictvím datové schránky, elektronického občanského průkazu nebo jiného uznávaného prostředku pro elektronickou identifikaci. Systém pro nahlašování zahraničních zaměstnanců není pro zaměstnavatele zcela novou záležitostí, neboť v podobné elektronické podobě funguje již od července roku 2024, avšak právě od října 2025 se jeho využití stává obligatorním požadavkem bez jakékoliv časové tolerance po zahájení práce.
3. Přestupek nehlášené práce a jeho právní kvalifikace
Pokud zaměstnavatel umožní zahraničnímu pracovníkovi zahájit výkon práce bez předchozího splnění ohlašovací povinnosti, dopouští se ze zákona přestupku nehlášené práce. Tento přestupek je právně kvalifikován jako závažné porušení povinností zaměstnavatele v oblasti kontroly nelegální práce a má své místo v systému správních deliktů s poměrně vysokou společenskou nebezpečností. Zákonodárce tímto způsobem jasně deklaruje svůj záměr potírat všechny formy nelegálního zaměstnávání a vytváří právní rámec, který má odradit zaměstnavatele od jakýchkoliv pokusů obcházet systém řádné evidence zahraničních pracovníků. Skutková podstata tohoto přestupku je naplněna již samotným faktem, že cizinec vykonává práci bez řádné předchozí registrace, přičemž není nutné prokazovat žádný úmysl zaměstnavatele či další okolnosti.
Kontrolní mechanismy a postupy inspekce práce
4. Pravomoci a postupy inspektorů práce při kontrolách
Oblastní inspektoráty práce jsou oprávněny provádět kontroly dodržování ohlašovací povinnosti u všech zaměstnavatelů na území České republiky, a to jak na základě plánu kontrol, tak na základě podnětů nebo zcela namátkově. Inspektoři práce mají při těchto kontrolách velmi široké pravomoci, včetně práva vstupovat na pracoviště, vyžadovat předložení dokumentace, dotazovat se zaměstnanců a prověřovat údaje v elektronických systémech. V okamžiku, kdy inspektor práce zahájí kontrolu na pracovišti zaměstnavatele, musí být absolutně každý pracující zahraniční zaměstnanec ze třetí země již řádně zaregistrován a nahlášen v příslušném digitálním systému České správy sociálního zabezpečení. Časový okamžik zahájení kontroly je tedy klíčovým momentem pro posouzení, zda je ohlašovací povinnost splněna či nikoliv.
5. Neplatnost následného nahlášení v průběhu kontroly
Pokud inspektor práce při kontrole zjistí, že na pracovišti pracuje zahraniční zaměstnanec, který nebyl předem nahlášen, již nelze tuto situaci napravit argumentací typu „pracovník nastoupil teprve dnes a my ho právě hodláme nahlásit“ nebo „nahlásíme ho okamžitě, jakmile se vrátíme do kanceláře“. Takovéto argumenty byly možná akceptovatelné v předchozím právním režimu, ale podle nové legislativy platné od října 2025 jsou zcela nepřípustné a neobstojí při právním posouzení případu. Zákon jednoznačně vyžaduje, aby nahlášení bylo provedeno ještě před zahájením výkonu práce, nikoliv v průběhu prvního pracovního dne nebo dodatečně po zjištění kontrolou. Inspektor práce je povinen v takovém případě zahájit správní řízení o přestupku bez ohledu na ochotu zaměstnavatele situaci okamžitě napravit.
6. Důkazní břemeno a dokumentační povinnosti
Zaměstnavatel nese plné důkazní břemeno ohledně splnění ohlašovací povinnosti a musí být schopen inspektorovi práce kdykoliv prokázat, že každý zahraniční pracovník byl řádně nahlášen před zahájením práce. To znamená, že zaměstnavatel by měl pečlivě archivovat veškerou dokumentaci související s nahlášením, včetně elektronických potvrzení o přijetí nahlášení systémem, časových údajů o provedení registrace a dokumentů dokládajících datum skutečného nástupu zaměstnance do práce. V případě sporu nebo nejasností je to právě zaměstnavatel, kdo musí prokázat, že postupoval v souladu se zákonem, nikoliv kontrolní orgán, který by musel prokazovat porušení povinnosti.
Sankční systém a výše pokut
7. Maximální výše pokuty a její právní základ
Zaměstnavateli, který se dopustí přestupku nehlášené práce zahraničního pracovníka, hrozí pokuta až do výše tří milionů korun českých. Tato sankce představuje jeden z nejvyšších finančních postihů v oblasti pracovněprávních přestupků a jasně демонstruje, jaký význam zákonodárce přikládá důsledné evidenci zahraničních pracovníků. Výše konkrétní pokuty je stanovena správním orgánem v rámci správního řízení s přihlédnutím k celé řadě individuálních okolností případu, přičemž zákon stanovuje pouze horní hranici možné sankce. Je důležité si uvědomit, že tato pokuta může být uložena za každého jednotlivého nenahlášeného pracovníka, takže v případě zaměstnavatele, který má více nenahlášených zahraničních zaměstnanců, může celková výše pokut dosáhnout astronomických hodnot ohrožujících samotnou existenci firmy.
8. Kritéria pro určení konkrétní výše pokuty
Při stanovení konkrétní výše pokuty v rámci zákonného rozpětí zohledňuje správní orgán zejména závažnost spáchaného přestupku, způsob jeho spáchání, následky, které z něj vznikly, okolnosti, za nichž byl spáchán, míru zavinění, pohnutku a osobu pachatele. V případě přestupku nehlášené práce zahraničních pracovníků budou zohledňovány faktory jako počet nenahlášených pracovníků, délka období, po kterou nebyli nahlášeni, zda se jednalo o první porušení povinnosti nebo o opakované porušení, celková velikost firmy a počet zaměstnanců, odvětví činnosti, ekonomická situace zaměstnavatele, jeho dosavadní historie v plnění povinností vůči kontrolním orgánům a také to, zda zaměstnavatel po zjištění pochybení aktivně spolupracoval s kontrolními orgány.
9. Polehčující okolnost rychlého dohlášení do pěti dnů
Pokud zaměstnavatel zjistí své pochybení sám nebo mu na něj ukáže jiná osoba a provede dohlášení zahraničního pracovníka do pěti dnů od okamžiku, kdy tento pracovník fakticky zahájil výkon práce, správní orgán může tuto skutečnost zohlednit jako polehčující okolnost při stanovení výše pokuty. I v tomto případě se sice zaměstnavatel formálně dopustil přestupku nehlášené práce, protože pracovník zahájil výkon práce bez předchozího nahlášení, avšak rychlá náprava pochybení v pětidenní lhůtě svědčí o určitém stupni odpovědnosti zaměstnavatele a jeho snaze napravit chybu. Inspektorát práce nebo jiný příslušný správní orgán může v takových případech uložit pokutu v nižší výši nebo dokonce v některých případech zvážit použití jiných správních opatření namísto pokuty, ačkoliv k tomu nemá zákonnou povinnost.
10. Nepodmíněná pokuta při prodlení nad pět dní
Je-li však zahraniční pracovník nenahlášen déle než pět pracovních dnů od zahájení výkonu práce, pokuta zaměstnavatele prakticky nemine a bude uložena téměř s jistotou, přičemž její výše se bude pohybovat v horních pásmech zákonného rozpětí. Po překročení této pětidenní lhůty ztrácí zaměstnavatel možnost argumentovat pouhým administrativním opomenutím nebo drobným pochybením, které hodlal v krátké době napravit. Správní orgány budou takové případy posuzovat jako závažnější porušení ohlašovací povinnosti, které již nelze považovat za omluv itelné nebo bagatelní. V praxi to znamená, že zaměstnavatel, který má na pracovišti zahraničního pracovníka nenаhlášeného déle než pět dnů, musí počítat s uložením pokuty v řádu nejméně desítek, spíše však stovek tisíc korun, a to i v případě, že se jedná o prvního nenаhlášeného pracovníka a první porušení této povinnosti.
11. Sankce za opakované porušení povinnosti
V případě, že zaměstnavatel opakovaně poruší povinnost včasného nahlašování zahraničních pracovníků, správní orgány přistupují k podstatně přísnějšímu sankčnímu postupu. Opakované porušení téže povinnosti je považováno za důkaz systematického přístupu zaměstnavatele k obcházení zákonných povinností a za indikátor nespolehlivosti subjektu. V takových případech lze očekávat ukládání pokut blížících se maximální zákonné výši tří milionů korun, přičemž správní orgány nebudou brát v potaz polehčující okolnosti stejným způsobem jako u prvního porušení. Navíc opakované porušování ohlašovací povinnosti může vést k dalším negativním důsledkům pro zaměstnavatele, včetně ztráty důvěryhodnosti u úřadů, zhoršení podmínek pro získávání budoucích povolení k zaměstnávání cizinců a případně i k trestněprávním důsledkům, pokud by jednání naplnilo skutkovou podstatu některého z trestných činů.
Praktické dopady a rizika pro zaměstnavatele
12. Finanční dopady a ekonomická rizika
Finanční dopady na zaměstnavatele v případě zjištění porušení ohlašovací povinnosti mohou být devastující, zejména pro malé a střední podniky. Pokuta ve výši několika set tisíc až milionů korun může vážně ohrozit likviditu firmy a v extrémních případech i její další existenci. K přímé pokutě je nutné připočíst i další náklady spojené s administrativním řízením, případným právním zastoupením, časovými náklady managementu na řešení situace a potenciální reputační škody, které mohou vést ke ztrátě obchodních příležitostí. Zaměstnavatelé by si měli uvědomit, že úspora nákladů nebo času vzniklá z vynechání řádného a včasného nahlášení zahraničního pracovníka je zanedbatelná ve srovnání s riziky, která takové jednání přináší.
13. Reputační rizika a důsledky pro podnikání
Kromě přímých finančních sankcí může zjištění porušení ohlašovací povinnosti zahraničních pracovníků způsobit značné reputační škody zaměstnavateli. Informace o uložených pokutách v oblasti nelegální práce mohou být zveřejňovány a dostávají se do povědomí obchodních partnerů, zákazníků, dodavatelů a potenciálních zaměstnanců. Firmy, které byly sankcionovány za porušování pracovněprávních předpisů, mohou čelit obtížím při účasti ve veřejných zakázkách, při získávání certifikátů kvality a při budování image společenски odpovědné firmy. V některých odvětvích může taková reputační škoda znamenat ztrátu klíčových zakázek a dlouhodobé poškození pozice na trhu.
14. Doporučení pro prevenci a správnou praxi
Pro minimalizaci rizik souvisejících s novou legislativou je nezbytné, aby zaměstnavatelé implementovali robustní interní procesy pro včasné nahlašování zahraničních pracovníků. To znamená jasně definovat odpovědnosti v rámci personálního oddělení nebo jiného příslušného útvaru, zajistit školení odpovědných pracovníků v oblasti používání elektronického systému pro nahlašování, vytvořit kontrolní mechanismy zabraňující tomu, aby zahraniční pracovník mohl začít pracovat bez dokončené registrace, a pravidelně auditovat dodržování těchto procesů. Doporučuje se také mít záložní postupy pro případy technických problémů se systémem a udržovat aktuální kontakty na České správě sociálního zabezpečení pro rychlé řešení případných problémů.
Mohlo by vás také zajímat: V jakých situacích je možné nařízení práce na dálku zaměstnavatelem? Komu musí zaměstnavatel nahlásit pracovní úraz zaměstnance?