Má zaměstnavatel právo pořizovat kopie dokladů zaměstnance ohledně daní?

1. Základní právní oprávnění zaměstnavatele

Zaměstnavatel má jako plátce daně zákonné právo pořizovat kopie dokladů předkládaných zaměstnancem.
Toto právo vyplývá přímo z jeho právní povinnosti zdaňovat příjmy zaměstnanců a odvádět povinné zálohy na daň z příjmů.
Kopie dokladů slouží jako podklad pro uplatnění:
- nezdanitelné části základu daně
- slev na dani
- daňového zvýhodnění

Zaměstnavatel na základě předložených dokumentů provádí zákonné ověření nároku zaměstnance na daňové úlevy.
Kopie dokladů slouží jako důkazní prostředek, že zaměstnavatel při srážení daně postupoval v souladu se zákonem.
Zaměstnavatel sráží daň nebo zálohu na daň vždy na vlastní majetkovou odpovědnost – kopie dokladů ho proto chrání před případnými právními spory či kontrolami.

I při pořizování kopií daňových dokladů musí zaměstnavatel dodržovat pravidla GDPR.
Zaměstnavatel je povinen pořizovat kopie pouze v rozsahu nezbytně nutném pro splnění daňové povinnosti – tedy nesmí shromažďovat nadbytečné osobní údaje.
Zaměstnavatel má povinnost přijmout odpovídající technická a organizační opatření, která zajistí:
- bezpečné uložení získaných osobních údajů
- ochranu před zneužitím nebo neoprávněným přístupem třetích osob
- minimalizaci rizika úniku citlivých osobních informací zaměstnanců