Co hrozí zaměstnavateli pokud neeviduje zaměstnance a nemá doklady o zaměstnávání?

Rostoucí počet kontrol:

• Kontroly nelegálního zaměstnávání se stávají stále častější a intenzivnější
• Kontrolní činnost vykonávají především dva státní orgány
• První kontrolní institucí je Státní úřad inspekce práce
• Druhou klíčovou kontrolní institucí je Generální finanční ředitelství (GFŘ)
• Obě instituce úzce spolupracují při odhalování nelegálních pracovněprávních praktik

Hlavní problém podle GFŘ:

• Ředitelka GFŘ Simona Hornochová identifikovala největší zdroj daňových úniků
• Největší problém představuje zastřené agenturní zaměstnávání
• Řada osob samostatně výdělečně činných (OSVČ) je nesprávně vedena jako externí dodavatelé
• Tyto osoby formálně pracují na smlouvy o dílo
• Ve skutečnosti však vykonávají běžnou zaměstnaneckou práci s charakteristikami závislé činnosti
• Tento postup vede k významným daňovým únikům a obcházení zákonných povinností

Povinnosti zaměstnavatelů při kontrolách

Nutnost být připraven na kontrolu:

• Zaměstnavatelé musí počítat s možností kontroly kdykoliv
• Kontrolu může provést jak GFŘ, tak Inspektorát práce ČR
• Je nezbytné mít připravenou veškerou dokumentaci předem
• Nepřipravenost může vést k vysokým pokutám

Požadovaná evidence zaměstnanců:

• Zaměstnavatel musí vést řádnou evidenci podle zákona o zaměstnanosti
• Evidence musí obsahovat všechny zaměstnané osoby
• Údaje v evidenci musí být aktuální a úplné
• Evidence musí být kdykoliv dostupná pro kontrolní orgány
• Nedostatky v evidenci jsou považovány za porušení zákona

Povinné doklady na pracovišti:

• Na každém pracovišti musí být k dispozici kopie dokladů o zaměstnávání
• Doklady musí být k dispozici pro všechny přítomné pracovníky
• Doklady musí být dostupné i pro pracovníky momentálně nepřítomné, ale aktivní
• Mezi požadované doklady patří dokumenty prokazující existenci pracovněprávního vztahu
• Tyto doklady musí být okamžitě k dispozici při kontrole

Hrozící sankce za nedodržení povinností

Pokuta za chybnou evidenci:

• Za nevedení evidence hrozí pokuta až 100 000 Kč
• Za nedostatečné vedení evidence hrozí stejná pokuta
• Toto jednání je klasifikováno jako přestupek podle zákona o zaměstnanosti
• Pokuta se vztahuje na evidenci všech zaměstnávaných osob
• Výše pokuty je stejná bez ohledu na velikost firmy

Pokuta za chybějící doklady:

• Za chybějící kopie dokladů na pracovišti hrozí pokuta až 500 000 Kč
• Tato sankce je výrazně vyšší než za chybnou evidenci
• Pokuta může být uložena při kontrole přímo na pracovišti
• Doklady musí prokazovat existenci pracovněprávního vztahu
• Absence dokladů i u jednoho zaměstnance může vést k pokutě
• Tento přestupek je také porušením zákona o zaměstnanosti

Důvody vysokých pokut:

• Obě záležitosti jsou vážným porušením zákona o zaměstnanosti
• Vysoké pokuty mají odrazující efekt
• Sankce motivují zaměstnavatele k dodržování zákonných povinností
• Citelné pokuty mají zabránit daňovým únikům
• Postihy se snaží ochránit práva zaměstnanců

Budoucí opatření od roku 2026

Nový systém hlášení:

• Od roku 2026 bude zavedeno jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů
• Tento systém zavádí stát za účelem lepší kontroly
• Hlášení bude povinné pro všechny zaměstnavatele
• Systém nahradí nebo doplní stávající způsoby hlášení

Výhody nového systému:

• Kontrolorům umožní rychleji získávat komplexnější data
• Data budou čerpána ze systému České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ)
• Současně budou data čerpána z informačního systému Finanční správy
• Propojení obou systémů zajistí komplexní přehled o zaměstnancích
• Měsíční frekvence hlášení umožní včasné odhalování nesrovnalostí

Očekávaný dopad:

• Nový systém má pomoci při odhalování skrytých nelegálních forem zaměstnávání
• Efektivněji se budou odhalovat případy zastřeného zaměstnávání
• Kontrolní orgány budou mít aktuálnější informace
• Systém by měl snížit daňové úniky v oblasti zaměstnávání
• Celkově se očekává zlepšení dodržování pracovněprávních předpisů

Mohlo by vás také zajímat: Kdo může kontrolovat firmu ohledně podezření na švarcsystém? Nové postupy při kontrole nelegálního zaměstnávání již od roku 2025