Jak dlouho je nutné archivovat vydané faktury? Tato otázka je velmi důležitá pro každého podnikatele, účetního, nebo finančního odborníka, protože správná odpověď může mít zásadní vliv na dodržování legislativy a na eliminaci případných problémů s finančními úřady. Archivace faktur je nejen nezbytnou administrativní činností, ale i klíčovým krokem v zajištění transparentnosti finančních operací a výkaznictví.
Archivace účetních a daňových dokladů, jako jsou například faktury, je regulována platnými právními předpisy, které určují, po jakou dobu je nutné tyto dokumenty uchovávat. Tyto předpisy bývají striktní a jejich dodržování je povinné pro všechny podnikatelské subjekty bez ohledu na jejich velikost nebo obor činnosti.
Začněme tím, že rozlišíme dva hlavní typy subjektů, které mohou faktury vystavovat – plátci DPH a neplátci DPH. Toto rozlišení má zásadní vliv na dobu, po kterou je nutné faktury archivovat, protože oba tyto subjekty podléhají různým pravidlům.
Pokud nejste plátce DPH, vaše faktury mají status účetních dokladů. Účetní doklady jsou důležité pro výkaznictví a evidenci příjmů a výdajů firmy. Legislativní normy stanovují, že účetní doklady musí být uchovávány po dobu minimálně 5 let. Tato pětiletá lhůta se počítá od konce účetního období, ve kterém byl daný doklad vystaven. Pokud podnikatel nevede účetnictví, ale jen daňovou evidenci a nemá v podnikání problémy, může být archivační lhůta i jen tříletá. Z mnoha důvodů je lépe dodržovat lhůtu 5 let.
To znamená, že faktura vystavená například v roce 2021 musí být archivována až do konce roku 2026. Je důležité si uvědomit, že správné vedení a archivace účetních dokladů je zásadní nejen pro případné kontroly finančního úřadu, ale i pro vlastní finanční řízení společnosti.
Pokud jste však plátce DPH, situace je trochu složitější. V takovém případě faktury plní dvojnásobnou funkci – jsou nejen účetními doklady, ale také daňovými doklady pro potřeby DPH. Daňové doklady musí být ve výsledku uchovávány po delší dobu než běžné účetní doklady. Konkrétně musí být faktury archivovány po dobu 10 let. Tato desetiletá archivace se počítá opět od konce účetního období, ve kterém byl doklad vystaven. Například faktura vystavená v roce 2021 by musela být archivována až do konce roku 2031.
Archivace faktur je důležitá nejen z pohledu plnění legislativních požadavků, ale také pro případné interní nebo externí audity, obhajobu v případných sporech či reklamacích, a rovněž pro celkovou transparentnost a přehlednost finančních operací firmy. Neuchovávání faktur po stanovenou dobu může mít za následek sankce a pokuty od finančních úřadů, což může být pro firmu finančně náročné a administrativně zatěžující.
Z tohoto důvodu je doporučeno mít dobře zavedený systém archivace, který zajistí, že veškeré faktury a další důležité účetní a daňové doklady jsou správně uchovávány a snadno dostupné v případě potřeby. Moderní technologie nabízí mnoho nástrojů pro elektronickou archivaci, což může značně usnadnit celý proces. Elektronické systémy mohou rovněž nabízet funkce, jako jsou automatické upozorňování na končící lhůty archivace, čímž minimalizují riziko ztráty dokumentů nebo nedodržení zákonných lhůt.