Účtování nároku na dotaci je klíčovým prvkem v účetnictví organizací, které čerpají finanční prostředky od státu nebo jiných institucí či programů. Tento proces se neobejde bez detailního pochopení a aplikace příslušných normativních pokynů a zákonů, které řídí tento specifický segment účetnictví.
Většina účetních jednotek, které získávají dotace, využívají účtové skupiny 34 – Zúčtování daní a dotací. Tato skupina účtů je nezbytná pro správné a přesné zachycení dotací v účetních knihách. V praxi jsou nejčastěji používány účty s označením 346 – Dotace ze státního rozpočtu a 347 – Ostatní dotace. Tyto účty patří mezi rozvahové pasivní účty, což znamená, že představují závazky účetní jednotky nejen obdržet finanční prostředky, ale také je využít k určenému účelu stanovenému poskytovatelem dotace.
Kromě toho, když se dotace přiznají, účetní jednotka musí zachytit tuto skutečnost v účetních knihách. To se provádí zápisem ve prospěch (D) účtové skupiny 34. Tento zápis zohledňuje vznik povinnosti využít dotaci ke specifickému účelu, ke kterému byly prostředky přiděleny. Pokud se pak tyto prostředky přerozdělují nebo čerpají, zaznamená se tato činnost na vrub (MD) stejné účtové skupiny. Tento proces zajišťuje, že dotace jsou sledovány a že je možné kdykoliv zkontrolovat, zda byly opravdu využity tak, jak měly být.
Dalším důležitým aspektem účtování dotací je správné rozlišení mezi různými typy dotací. V zásadě existují tři hlavní kategorie dotací, které mohou účetní jednotky obdržet: provozní dotace, finanční dotace a investiční dotace. Každý z těchto typů dotací slouží jinému účelu a vyžaduje odlišný způsob účtování.
Provozní dotace jsou určeny ke krytí běžných provozních nákladů organizace. Tyto prostředky mohou být použity na úhradu nákladů spojených s denním chodem společnosti, jako jsou mzdy zaměstnanců, náklady na elektrickou energii, nájemné, kancelářské potřeby a podobně. Účtování provozních dotací vyžaduje precizní zaznamenávání výdajů tak, aby bylo kdykoliv zřejmé, že prostředky byly náležitě vynaloženy.
Finanční dotace mají za cíl pokrýt určitý specifický finanční náklad, který může vzniknout v průběhu fungování organizace. Příkladem může být dotace na úhradu úroků z úvěrů nebo jiných finančních závazků. I v případě finančních dotací je důležité jejich vhodné zaúčtování, aby bylo zřejmé, že prostředky byly použity v souladu s účelem dotace.
Posledním typem jsou investiční dotace, které jsou určeny na pořízení dlouhodobého majetku. Tento typ dotace může být využit například na nákup nových strojů, budov, pozemků či jiného hmotného nebo nehmotného majetku, který bude organizaci sloužit po delší časové období. Při účtování investičních dotací je nezbytné přesně zaznamenat, jaký majetek byl pořízen a jakým způsobem byly dotace rozděleny a použity na pokrytí nákladů spojených s tímto pořízením.
Když účetní jednotka přijme investiční dotaci, musí být tato skutečnost zaznamenána v účetních knihách stejně pečlivě, jak je tomu u provozních a finančních dotací. Přijaté dotace se často nejdříve zobrazuji jako závazky na účtech rozvahové pasivní účtové skupiny 34 a teprve poté, co je majetek pořízen a dotace čerpána, se může rozúčtovat na příslušné účty majetku.