Cestovní příkaz představuje zásadní dokument pro evidenci a vyúčtování pracovních cest. Existuje ve dvou základních podobách – klasické papírové a modernější elektronické verzi, přičemž obě formy mají stejnou právní váhu a obsahují totožné náležitosti.
Přípravná fáze před cestou
Před zahájením pracovní cesty je zaměstnanec povinen vyplnit přední část cestovního příkazu, která obsahuje několik klíčových sekcí:
- Osobní údaje zaměstnance:
- Jméno a příjmení
- Osobní číslo (pokud je přiděleno)
- Pracovní pozice
- Oddělení či útvar
- Základní informace o cestě:
- Datum a čas plánovaného zahájení cesty
- Výchozí místo cesty
- Cílová destinace
- Plánovaný způsob dopravy
- Předpokládaný termín návratu
- Účel pracovní cesty:
- Detailní popis důvodu služební cesty
- Plánované aktivity
- Související projekty či zakázky
Průběžná dokumentace během cesty
V průběhu pracovní cesty je důležité evidovat:
- Přesné časy odjezdů a příjezdů
- Použité dopravní prostředky
- Veškeré výdaje spojené s cestou
- Případné změny v původním plánu
Vyplňování po návratu z cesty
Po dokončení pracovní cesty zaměstnanec doplní:
1. Časový harmonogram cesty:
- Detailní rozpis jednotlivých přesunů
- Přesné časy příjezdů a odjezdů
- Použité dopravní prostředky
2. Finanční záležitosti:
- Veškeré cestovní výdaje
- Doklady o ubytování
- Jízdenky a další účtenky
Role zaměstnavatele
Zaměstnavatel v dokumentu vyplňuje:
- Informace o poskytnuté záloze
- Schválení pracovní cesty
- Potvrzení oprávněnosti výdajů
Závěrečné zpracování
Finální část dokumentu zpracovává účetní oddělení:
- Kontrola všech náležitostí
- Výpočet cestovních náhrad
- Vyúčtování zálohy
- Stanovení konečné částky k vyplacení či vrácení
Důležitá upozornění
- Všechny údaje musí být čitelné a přesné
- Doklady je nutné přikládat v originále
- Vyúčtování by mělo být provedeno bez zbytečného odkladu
- Je třeba dodržovat interní směrnice zaměstnavatele
Správně vyplněný cestovní příkaz je základem pro bezproblémové vyúčtování pracovní cesty a vyplacení cestovních náhrad zaměstnanci.