Jak získat ověřený elektronický podpis u notáře?

1. Výběr notáře a první kroky v procesu

Pokud potřebujete získat ověřený elektronický podpis prostřednictvím notáře, je důležité vědět, že máte v této záležitosti poměrně velkou svobodu výběru. Požádat o legalizaci, což je odborný termín pro ověření elektronického podpisu, můžete v podstatě kteréhokoli notáře na území České republiky. Nejste tedy nijak omezeni pouze na notáře působícího ve vašem bydlišti nebo místě trvalého pobytu. Můžete se obrátit na notáře, který má kancelář v jakémkoli městě či obci, kde působí notářská komora. Tato flexibilita vám umožňuje vybrat si notáře podle dostupnosti, doporučení, nebo třeba podle toho, který notář má volné termíny a může vám poskytnout službu v časovém horizontu, který vám vyhovuje. Je však vhodné si předem domluvit schůzku nebo kontakt, abyste se ujistili, že daný notář poskytuje služby elektronické legalizace a má k dispozici potřebné technické vybavení pro práci s elektronickými dokumenty a podpisy.

2. Příprava elektronické listiny a její formát

Před samotnou návštěvou notáře nebo před navázáním kontaktu s ním je nezbytné, abyste si řádně připravili dokumenty, které chcete nechat ověřit. Uvedenému notáři, kterého jste si vybrali, následně předložíte elektronickou listinu, přičemž tato listina musí být ve formátu PDF, který je standardním a všeobecně uznávaným formátem pro elektronické dokumenty. Tento PDF dokument musí být již předem opatřen vaším vlastním elektronickým podpisem, který jste na něj aplikovali pomocí vašeho kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis. Je tedy nutné, abyste již před kontaktováním notáře měli vytvořený elektronický podpis a dokázali jej aplikovat na dokumenty. Elektronický podpis můžete získat od akreditovaných poskytovatelů certifikačních služeb, kteří působí v České republice a jsou oprávněni vydávat kvalifikované certifikáty pro elektronické podpisy. Jakmile máte dokument ve formátu PDF opatřený vaším elektronickým podpisem, můžete přistoupit k dalšímu kroku, kterým je samotný kontakt s notářem.

3. Uznání elektronického podpisu za vlastní

Klíčovým momentem celého procesu ověřování elektronického podpisu je okamžik, kdy dochází k vzájemnému kontaktu mezi vámi a notářem. Tento kontakt může proběhnout buď osobně, kdy fyzicky navštívíte kancelář notáře, nebo na dálku prostřednictvím moderních komunikačních technologií, což je v dnešní digitální době stále běžnější a pohodlnější varianta. Při tomto kontaktu, ať už probíhá jakýmkoli způsobem, je vaší povinností a zásadním úkonem uznat předložený elektronický podpis za vlastní. To znamená, že musíte přímo notáři výslovně a jednoznačně potvrdit, že elektronický podpis, kterým je opatřen předložený PDF dokument, je skutečně váš elektronický podpis, že jste to byli vy, kdo tento podpis na dokument aplikoval, a že se za tento podpis plně zodpovídáte. Toto potvrzení je nezbytné proto, aby notář mohl s jistotou a v souladu s právními předpisy provést ověření podpisu a vystavit příslušnou ověřovací doložku. Notář při tomto úkonu také ověřuje vaši identitu podle platného dokladu totožnosti, aby měl jistotu, že osoba, která podpis uznává za vlastní, je skutečně tou osobou, za kterou se vydává.

4. Vyhotovení elektronické ověřovací doložky notářem

Po úspěšném potvrzení a uznání elektronického podpisu za vlastní přichází na řadu samotná činnost notáře, který nyní může přistoupit k formálnímu ověření. Notář na základě vašeho výslovného potvrzení, že se jedná o váš elektronický podpis, přistoupí k vyhotovení speciální elektronické ověřovací doložky. Tato ověřovací doložka je elektronický dokument, který obsahuje všechny zákonem stanovené náležitosti a formální údaje o provedeném ověření, včetně informací o tom, kdo podpis ověřoval (jméno a působiště notáře), kdy k ověření došlo (datum a čas), a kdo byl osobou, jejíž podpis byl ověřován (vaše identifikační údaje). Tato elektronická ověřovací doložka je následně opatřena elektronickým podpisem samotného notáře, což zaručuje její autentičnost a právní platnost. Kromě elektronického podpisu notáře je doložka také opatřena kvalifikovaným časovým razítkem, které přesně a nezpochybnitelně dokládá okamžik, kdy byla doložka vyhotovena a kdy k ověření došlo. Kvalifikované časové razítko je důležitým bezpečnostním prvkem, který zaručuje, že dokument nemohl být zpětně pozměněn a že časový údaj je autentický a ověřený nezávislou důvěryhodnou stranou.

5. Spojení ověřovací doložky s dokumentem

Závěrečnou fází celého procesu ověřování elektronického podpisu je technický úkon, při kterém dochází k propojení všech relevantních elektronických dokumentů do jednoho celku. Notář po vyhotovení elektronické ověřovací doložky, která je opatřena jeho vlastním elektronickým podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem, tuto doložku následně spojí s vaším původním ověřovaným elektronickým dokumentem. Toto spojení probíhá elektronickými prostředky a výsledkem je jeden kompletní elektronický soubor, který obsahuje jak váš původní dokument s vaším elektronickým podpisem, tak i notářskou ověřovací doložku s podpisem notáře a časovým razítkem. Tento výsledný spojený dokument má plnou právní platnost ověřené elektronické listiny a může být použit pro všechny účely, pro které je ověřený elektronický podpis vyžadován nebo potřebný. Spojený dokument vám notář předá v elektronické podobě, obvykle prostřednictvím e-mailu, datové schránky nebo jiným bezpečným elektronickým kanálem, který zajistí, že dokument nebude při přenosu kompromitován nebo pozměněn.

6. Možnost provedení celého procesu na dálku

V souladu s moderními trendy a digitalizací veřejných služeb je velmi důležité zmínit, že celý proces ověřování elektronického podpisu není nutně vázán na fyzickou přítomnost v notářské kanceláři. Celý proces se dá případně provést i na dálku, zcela bez osobní návštěvy u notáře, což představuje významné usnadnění a časovou úsporu pro všechny zúčastněné strany. Tato možnost je obzvláště přínosná pro osoby, které žijí v odlehlých oblastech, pro ty, kteří mají časově náročné zaměstnání a nemohou si snadno vyjednat volno na návštěvu úřadu, nebo pro osoby s omezenou mobilitou, pro které je fyzická cesta k notáři komplikovaná. Ověření na dálku má stejnou právní sílu jako ověření provedené při osobní přítomnosti, a je plně uznáváno českým právním řádem. Tento způsob ověřování je v souladu s evropskými standardy pro elektronickou identifikaci a důvěryhodné služby a respektuje všechny bezpečnostní a právní požadavky kladené na notářské úkony.

7. Technické provedení ověření na dálku

Pokud se rozhodnete využít možnosti ověření elektronického podpisu na dálku, je třeba počítat s tím, že tento proces vyžaduje využití specifických technologických řešení a komunikačních prostředků. Ověření na dálku lze provést prostřednictvím videokonferenčního hovoru s notářem, při kterém dochází k přímé vizuální a audiální komunikaci mezi vámi a notářem v reálném čase. Během tohoto videokonferenčního hovoru probíhá celý proces uznání podpisu za vlastní, přičemž notář má možnost vás vidět a slyšet, což je důležité pro ověření vaší identity a pro zajištění, že úkon probíhá svobodně a bez nátlaku. Pro videokonferenční hovor se obvykle používají bezpečné platformy, které splňují požadavky na ochranu osobních údajů a zajišťují šifrovanou komunikaci. Kromě samotného videohovoru je nezbytnou součástí procesu také identifikace podepisující osoby, která musí být provedena způsobem, který zaručuje dostatečnou míru jistoty o totožnosti osoby. K této identifikaci se využívá kvalifikovaný prostředek pro elektronickou identifikaci, což je v praxi nejčastěji realizováno například prostřednictvím bankovní identity. Bankovní identita je služba poskytovaná bankami, která umožňuje klientům bank využívat své bankovní přihlašovací údaje k ověření své totožnosti nejen vůči bance, ale i vůči třetím stranám, včetně notářů. Tento systém je bezpečný, pohodlný a široce dostupný pro většinu občanů, kteří využívají služeb internetového bankovnictví.

Mohlo by vás také zajímat: Bankovní identita umožňuje elektronický podpis zdarma pro širokou veřejnost Jaký je rozdíl mezi identitou občana a bankovní identitou?