Kdy je nutné zvýšit základ daně o částky pojistného za zaměstnance?

Zákonná povinnost odvodu pojistného

• Rozsah povinnosti: Každý zaměstnavatel, který zaměstnává pracovníky na základě pracovní smlouvy nebo jiného pracovněprávního vztahu, má ze zákona stanovenou nezpochybnitelnou povinnost pravidelně odvádět za tyto své zaměstnance povinné pojistné, které se skládá ze dvou hlavních složek – pojistného na zdravotní pojištění a pojistného na sociální pojištění

• Adresáti plateb: Odvody zdravotního pojištění směřují příslušným zdravotním pojišťovnám, u kterých jsou jednotliví zaměstnanci registrováni jako pojištěnci, zatímco odvody sociálního pojištění jsou směřovány na Českou správu sociálního zabezpečení, která spravuje systém důchodového, nemocenského a dalších typů sociálního pojištění

• Povaha povinnosti: Jedná se o imperativní zákonnou povinnost, která není závislá na vůli zaměstnavatele, jeho finanční situaci nebo dohodě se zaměstnancem, ale vyplývá přímo z právních předpisů upravujících veřejné zdravotní pojištění a veřejné sociální zabezpečení

• Sankce za nesplnění: Nedodržení této povinnosti vede k uplatnění sankcí ze strany příslušných institucí, které mohou zahrnovat penále, pokuty a v krajních případech i trestněprávní postih, pokud by se jednalo o záměrné a závažné porušování právních povinností

Standardní daňové uplatnění odvedeného pojistného

• Princip daňového uznání: Když zaměstnavatel postupuje v souladu se zákonem a všechny částky pojistného, které je povinen odvést, skutečně včas a řádně odvede příslušným správcům pojistného, získává tím právo zohlednit tyto platby ve svém daňovém účetnictví jako daňově uznatelný náklad

• Snížení základu daně: Řádně odvedené pojistné si může zaměstnavatel uznat jako položku, která snižuje jeho základ daně z příjmů, což znamená, že o částku zaplaceného pojistného se sníží základ, ze kterého se následně vypočítává daň z příjmů, ať už se jedná o daň z příjmů právnických osob, nebo daň z příjmů fyzických osob u podnikajících fyzických osob

• Splněná daňová povinnost: Zákon umožňuje považovat řádně odvedené pojistné za splněnou daňovou povinnost, což je výhodný mechanismus, který zabraňuje dvojímu zdanění téže částky a zajišťuje, že zaměstnavatel není nadměrně finančně zatížen plněním svých zákonných povinností

• Časové hledisko uznání: Pro uplatnění pojistného jako daňově uznatelného nákladu je klíčové nejen to, že bylo pojistné skutečně odvedeno, ale také to, že k odvodu došlo ve stanovené lhůtě, protože opožděné odvody podléhají specifickému režimu, který bude vysvětlen v následujících bodech

Srážka pojistného bez následného odvodu

• Popis problematické situace: Zaměstnavatel se může dostat do situace, kdy ze mzdy zaměstnance provede zákonem stanovenou srážku pojistného, tedy z hrubé mzdy odečte částky odpovídající pojistnému na zdravotní a sociální pojištění, jak mu to zákon ukládá, ale z různých důvodů (například cash-flow problémy, administrativní pochybení nebo prostý časový nesoulad) neodvede tyto sražené částky ve stanoveném termínu

• Právní postavení sražených částek: Peníze, které byly sraženy zaměstnanci z jeho hrubé mzdy jako pojistné, již nejsou majetkem zaměstnavatele, ale představují prostředky, které má zaměstnavatel v držení pouze dočasně a které jsou určeny pro systém veřejného pojištění, zaměstnavatel tedy fakticky spravuje cizí prostředky

• Dopad na zaměstnance: Zaměstnanec již obdržel sníženou čistou mzdu, ze které bylo pojistné sraženo, což znamená, že z jeho pohledu již ke splnění povinnosti došlo a jeho disponibilní příjem byl o částku pojistného snížen, přesto ale pojistné nebylo převedeno příslušným institucím

• Rizika pro zaměstnavatele: Tato situace představuje pro zaměstnavatele významné riziko, protože disponuje prostředky, které mu nepatří, a může být považován za subjekt, který porušuje své zákonné povinnosti, pokud k odvodu nedojde v přiměřené době

Kritická lhůta pro odvod a zvýšení základu daně

• Zákonná lhůta: Právní předpisy jednoznačně stanovují maximální časovou hranici, do které musí být sražené pojistné skutečně odvedeno příslušným institucím, aby nedošlo k nutnosti provádět úpravy základu daně, a touto hranicí je konec následujícího měsíce po uplynutí zdaňovacího období

• Výpočet lhůty: Pro praktické pochopení je třeba vysvětlit, že zdaňovacím obdobím je obvykle kalendářní rok, následující měsíc po jeho uplynutí je tedy leden následujícího roku a konec tohoto měsíce je 31. leden, což je tedy klíčové datum pro posouzení včasnosti odvodu pojistného vztahujícího se k předchozímu zdaňovacímu období

• Důsledek překročení lhůty: Pokud zaměstnavatel neprovede odvod pojistného do této zákonné lhůty a k odvodu dojde až později, je ze zákona povinen upravit svůj základ daně tím způsobem, že jej o částku tohoto opožděně odvedeného pojistného zvýší, což má za následek zvýšení jeho daňové povinnosti

• Účel této úpravy: Zvýšení základu daně v případě opožděného odvodu pojistného slouží jako sankční a motivační mechanismus, který má zaměstnavatele vést k tomu, aby své platební povinnosti vůči institucím veřejného pojištění plnil včas a řádně, protože opožděné platby mají negativní dopad na jeho daňovou povinnost

Specifická situace prosincových mezd

• Častý výskyt problému: Nejčastěji se situace opožděného odvodu pojistného a následného zvýšení základu daně vyskytuje v souvislosti s prosincovými mzdami, což je jev, který se opakuje každý rok u většiny zaměstnavatelů v České republice a souvisí s přechodem mezi kalendářními roky

• Časová posloupnost událostí: Prosincové mzdy jsou obvykle zaměstnancům vypláceny až v průběhu ledna následujícího roku, protože je třeba nejprve uzavřít předchozí měsíc, zpracovat mzdovou účetní agendu, provést všechny výpočty a teprve poté lze mzdy skutečně vyplatit, což přirozeně posouvá celý proces do následujícího roku

• Termín splatnosti odvodů: Odvody pojistného z prosincových mezd jsou splatné v průběhu ledna následujícího roku, konkrétně v zákonných lhůtách stanovených pro odvody z mezd, což je obvykle do konce měsíce následujícího po měsíci, ve kterém vznikla povinnost platit pojistné

• Kritický bod 31. ledna: Pokud zaměstnavatel nestihne odvést pojistné z prosincových mezd do 31. ledna následujícího roku a odvod se uskuteční až v únoru nebo později, musí podle zákonných pravidel zvýšit základ daně za předchozí zdaňovací období o částku tohoto opožděně odvedeného pojistného

• Praktická ukázka: Například prosincové mzdy roku 2024, které jsou vyplaceny v lednu 2025, by měly mít odvody pojistného provedené nejpozději do 31. ledna 2025, pokud by však byly odvedeny až 15. února 2025, muselo by být pojistné vyloučeno z daňově uznatelných nákladů roku 2024 a základ daně by musel být o tuto částku zvýšen

Absence pochybení ze strany zaměstnavatele

• Běžný provozní jev: Je naprosto klíčové správně pochopit, že tato situace představuje běžný, pravidelně se opakující provozní jev, který je přirozenou součástí chodu každé společnosti zaměstnávající pracovníky a který přímo souvisí s administrativními procesy spojenými s ročním uzavíráním účetnictví a zpracováním mezd

• Časový nesoulad systému: K této situaci dochází z důvodu časového nesouladu mezi různými termíny stanovenými právními předpisy – mezi zdaňovacím obdobím (kalendářní rok), termínem výplaty mezd (leden následujícího roku), termínem splatnosti odvodů (také leden následujícího roku) a lhůtou pro daňové uznání nákladů (do konce ledna následujícího roku)

• Ne znak nedbalosti: Skutečnost, že zaměstnavatel musí zvýšit základ daně o opožděně odvedené pojistné z prosincových mezd, rozhodně neznamená, že se dopustil pochybení, nedbalosti, porušení zákonných povinností nebo že by jeho účetní nebo mzdové oddělení pracovalo špatně či neefektivně

• Systémově podmíněný stav: Jedná se o situaci, která je přímo podmíněna nastavením právního systému, struktuře zdaňovacího období a termínům splatnosti jednotlivých plateb, a proto postihuje všechny zaměstnavatele bez rozdílu, pokud vyplácejí prosincové mzdy standardním způsobem v lednu následujícího roku

Účetní a daňové zachycení přechodného stavu

• Povinnost evidenční úpravy: Přestože se jedná o běžnou a systémově podmíněnou situaci, která nepředstavuje pochybení zaměstnavatele, je naprosto nezbytné, aby byla tato skutečnost řádně a přesně zachycena v účetních knihách společnosti a promítnuta do daňového přiznání za příslušné zdaňovací období

• Účetní dopad: V účetnictví musí být jasně rozlišeno mezi pojistným, které bylo sraženo zaměstnancům a zároveň v daném zdaňovacím období i odvedeno příslušným institucím (toto se projeví jako běžný daňově uznatelný náklad), a pojistným, které bylo sice sraženo, ale odvedeno až v následujícím období (toto vyžaduje speciální zacházení)

• Úprava základu daně: V daňovém přiznání za zdaňovací období, ve kterém bylo pojistné sraženo, ale neodvedeno včas, musí zaměstnavatel provést mimoúčetní úpravu základu daně tím způsobem, že základ daně o částku tohoto opožděně odvedeného pojistného zvýší, což prakticky znamená vyloučení této částky z daňově uznatelných nákladů daného období

• Důvod pro úpravu: Tato úprava je nezbytná proto, aby byl dodržen princip časové a věcné souvislosti mezi nákladem a jeho daňovým uznáním, kdy pojistné může být daňově uznáno teprve v okamžiku, kdy je skutečně odvedeno příslušným institucím, nikoli pouze v okamžiku, kdy je sraženo zaměstnanci

• Dokumentace a doložitelnost: Zaměstnavatel musí být schopen při případné daňové kontrole doložit, které částky pojistného byly odvedeny včas a které opožděně, a musí být schopen prokázat správnost provedených mimoúčetních úprav základu daně pomocí výpisů z bankovních účtů, potvrzení o úhradě od příslušných institucí a dalších relevantních dokumentů

Návratný charakter úpravy a následné snížení

• Dočasnost navýšení: Nejdůležitějším faktem, který je třeba zdůraznit pro úplné pochopení celého mechanismu, je skutečnost, že zvýšení základu daně o opožděně odvedené pojistné má pouze dočasný a přechodný charakter a nepředstavuje trvalé navýšení daňové zátěže zaměstnavatele

• Princip vyrovnání: Tento mechanismus funguje na principu časového posunutí daňového uznání nákladu, nikoli na principu trvalého vyloučení nákladu z daňově uznatelných položek, což znamená, že to, co je v jednom zdaňovacím období z daňových nákladů vyloučeno, může být v následujícím období opět do daňových nákladů zahrnuto

• Následné snížení základu daně: V následujícím zdaňovacím období, kdy již bylo opožděně odvedené pojistné skutečně zaplaceno příslušným institucím a tato platba je doložitelná a ověřitelná, může si zaměstnavatel základ daně opět snížit o tutéž částku, o kterou jej v předchozím období zvýšil

• Praktická aplikace: Pokud tedy zaměstnavatel v roce 2024 zvýšil základ daně o částku pojistného z prosincových mezd, které bylo odvedeno až v únoru 2025, může si v daňovém přiznání za rok 2025 základ daně snížit o tuto částku, protože v roce 2025 došlo k faktickému odvodu pojistného

• Celkový efekt na daň: Z dlouhodobého hlediska zůstává celková daňová zátěž zaměstnavatele stejná, protože se jedná pouze o časový posun v daňovém uznání nákladu na pojistné, přičemž částka, která byla v jednom roce vyloučena z nákladů, je v následujícím roce do nákladů opět zahrnuta

• Absence trvalé sankce: Tento systém tedy nepředstavuje trvalou sankci nebo penalizaci zaměstnavatele za opožděné odvody v případě běžných situací spojených s časovým nesouladem mezi zdaňovacím obdobím a termíny odvodů, ale pouze zajišťuje správné časové přiřazení nákladů a jejich daňového uznání k příslušným zdaňovacím obdobím

Mohlo by vás také zajímat: Co je to základ daně a dílčí základ daně z příjmů? Zdravotní pojištění zaměstnance musí být odvedeno i při překážkách v práci na straně zaměstnavatele vždy nejméně z minimálního vyměřovacího základu