Na co dávat pozor při elektronické archivaci firemních dokumentů?
Výhody elektronické archivace
• Úspora prostoru a nákladů – možnost archivovat obrovské množství dokumentů bez nutnosti investovat do fyzických skladovacích prostor a jejich nákladné údržby
• Přehlednost a dostupnost – rychlý a efektivní přístup k uloženým údajům kdykoliv je potřeba
• Další benefity systému – moderní elektronické archivační systémy nabízejí celou řadu dalších praktických funkcí usnadňujících správu dokumentace
Klíčová pravidla a rizika
1. Dodržování zákonných lhůt pro uchovávání dokumentů
• Znalost zákonných lhůt – je naprosto nezbytné přesně vědět, jak dlouho musí být jednotlivé typy dokumentů ze zákona uchovávány
• Rozdílné archivační doby – některé dokumenty se uchovávají pouze 3 roky, zatímco jiné musí být archivovány desítky let
• Dokumenty s historickou hodnotou – určité typy dokumentů (například zakládací listiny) mohou podléhat povinnosti trvalého uchování
• Správná skartace – elektronická skartace znamená nevratné smazání dokumentu včetně všech doplňujících informací a metadata
2. Zajištění neměnnosti a autenticity dokumentů
• Kvalifikované časové razítko – povinné opatření dokumentů kvalifikovaným časovým razítkem pro zajištění jejich autenticity a neměnnosti
• Ochrana před neoprávněnými změnami – elektronický systém musí zajistit, aby dokumenty nemohly být dodatečně upravovány
3. Prevence před neoprávněnou skartací
• Dvojí ověření před smazáním – před provedením skartace (nevratného smazání) je nutné vždy důkladně ověřit oprávněnost tohoto kroku
• Vysoké finanční sankce – neoprávněné zničení dokumentů může vést k pokutám až 250 000 Kč nebo až 3 % hodnoty aktiv firmy
4. Ochrana osobních údajů podle GDPR
• Soulad s mezinárodní směrnicí GDPR – zvláštní pozornost při zacházení s dokumenty obsahujícími osobní údaje
• Prevence zneužití – zajištění ochrany před neoprávněnou manipulací s citlivými osobními informacemi
• Bezpečnostní opatření – implementace všech potřebných technických a organizačních opatření pro ochranu dat
Mohlo by vás také zajímat: Jak dlouho uchovávat daňovou evidenci? Archivace dokladů se týká podnikatele vždy a při skartaci je třeba uvážlivost