Datové schránky jsou důležitým nástrojem elektronické komunikace v České republice, který umožňuje efektivní a bezpečnou výměnu informací mezi občany, státní správou i firmami.
Začněme tím nejdůležitějším – samotné zřízení a používání jedné datové schránky pro komunikaci s úřady je zcela zdarma. To platí jak pro právnické osoby, tak pro fyzické osoby. Stát tímto způsobem podporuje digitalizaci a snaží se motivovat občany i firmy k využívání tohoto moderního komunikačního kanálu. Bezplatnost základních funkcí datové schránky je klíčovým prvkem, který má přispět k širokému rozšíření tohoto systému.
Platí se za neúřední komunikaci a služby, které datová schránka poskytuje
Nicméně, je důležité si uvědomit, že existují situace, kdy se za používání datové schránky platit musí. Tyto poplatky se týkají především firemní a klientské komunikace a některých doplňkových služeb. Pojďme se na tyto případy podívat podrobněji.
Jedním z případů, kdy se za použití datové schránky platí, je posílání zpráv fyzickým osobám, firmám a osobám samostatně výdělečně činným (OSVČ). Toto zpoplatnění má své opodstatnění – jedná se o službu, která jde nad rámec základní komunikace s úřady, a proto je logické, že za ni stát vybírá poplatky. Tyto poplatky pomáhají pokrýt náklady spojené s provozem a údržbou systému datových schránek.
Další situací, kdy může dojít k zpoplatnění, je odesílání zpráv, u kterých je nutné hradit správní poplatky. Tyto poplatky nesouvisí přímo s provozem datové schránky, ale spíše s administrativními úkony, které jsou s danou zprávou spojeny. Je důležité rozlišovat mezi poplatky za samotné použití datové schránky a správními poplatky, které by bylo nutné uhradit i při jiném způsobu komunikace.
Zajímavou oblastí, kde se setkáváme s poplatky, je zřízení a provoz tzv. datového trezoru. Datový trezor je doplňková služba, která umožňuje uchovávat zprávy v datové schránce po dobu delší než standardních 90 dnů. Tato služba je užitečná především pro uživatele, kteří potřebují mít dlouhodobý přístup k historii své komunikace. Je však důležité zdůraznit, že datový trezor není povinnou součástí datové schránky.
Je také důležité zmínit, že struktura poplatků se může v průběhu času měnit. Ministerstvo vnitra, které je zodpovědné za provoz datových schránek, pravidelně vyhodnocuje fungování systému a může upravovat poplatky tak, aby odrážely aktuální potřeby a možnosti. Proto je vždy dobré sledovat aktuální informace na oficiálních stránkách nebo se informovat přímo u poskytovatele služby.