Na co zaměstnavatelé nesmí zapomenout v období za leden až březen 2026?

Poprvé bude povinnost podávat jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů aktivní až od 1. dubna 2026.. To však v žádném případě neznamená, že by zaměstnavatelé v prvním čtvrtletí roku 2026 neměli plnit žádné povinnosti – právě naopak, i nadále musí řádně a včas plnit všechny své zákonné povinnosti vůči příslušným úřadům, a to ve standardním rozsahu, který platil i v předchozích letech.

1. Evidence zaměstnanců a správa pracovních údajů

• Povinnost vést průběžnou a pečlivou evidenci zaměstnanců je jednou ze základních zákonných povinností každého zaměstnavatele, a to bez ohledu na to, zda se jedná o velkou korporaci s tisíci zaměstnanci, nebo o malou rodinnou firmu s několika pracovníky. V průběhu celého prvního čtvrtletí roku 2026, tedy v měsících leden, únor a březen, platí tato povinnost beze změny a zaměstnavatelé jsou povinni vést veškerou dokumentaci spojenou se zaměstnáváním fyzických osob v souladu s platnými právními předpisy.
• Evidence musí obsahovat kompletní a aktuální pracovní údaje každého zaměstnance, včetně osobních identifikačních údajů, data vzniku a případně skončení pracovního poměru, pracovní pozice, sjednané výše mzdy nebo platu, rozsahu pracovního úvazku, a veškerých dalších relevantních informací, které jsou nezbytné pro správné plnění povinností vůči České správě sociálního zabezpečení, zdravotním pojišťovnám, finančním úřadům a dalším dotčeným institucím.
• Zaměstnavatel je povinen průběžně aktualizovat veškeré evidované údaje vždy, dojde-li k jakékoliv změně v pracovním poměru zaměstnance, přičemž tato aktualizace musí proběhnout bezodkladně a v zákonných lhůtách tak, aby příslušné úřady disponovaly vždy správnými a aktuálními informacemi o zaměstnancích daného zaměstnavatele.
• Řádně vedená evidence zaměstnanců slouží zároveň jako podklad pro pozdější doplnění údajů do formuláře JMHZ, které bude zaměstnavatel povinen provést v období dubna až června 2026, kdy bude nový systém jednotného hlášení plně spuštěn. Z tohoto důvodu je pečlivé vedení evidence od počátku roku 2026 ještě důležitější než v předchozích letech, neboť zpětně doplňovaná data musí být přesná a doložitelná.

2. Přihlašování, odhlašování a hlášení změn přes e-Podání ONZ

• Systém oznámení nástupu do zaměstnání, označovaný zkratkou ONZ, zůstává i v prvním čtvrtletí roku 2026 hlavním a standardním nástrojem pro oznamování vzniku, zániku a změn pracovních poměrů příslušným institucím, zejména pak České správě sociálního zabezpečení. Zaměstnavatelé jsou povinni tento systém využívat stejným způsobem jako v předchozích letech, přičemž veškeré procesní postupy a lhůty zůstávají nezměněny.
• Přihlášení nového zaměstnance k sociálnímu a zdravotnímu pojištění musí zaměstnavatel provést prostřednictvím elektronického podání, konkrétně skrze systém e-Podání, a to nejpozději v den nástupu zaměstnance do práce nebo bezprostředně před ním. Jakékoliv prodlení v přihlášení zaměstnance může mít závažné právní a finanční důsledky pro zaměstnavatele, včetně možnosti uložení pokuty ze strany kontrolních orgánů.
• Odhlášení zaměstnance při skončení pracovního poměru je rovněž nutné provést neprodleně prostřednictvím systému e-Podání ONZ, přičemž tento úkon musí být realizován v zákonné lhůtě, která je stanovena příslušnými právními předpisy. Zaměstnavatel nesmí opomenout, že odhlášení zaměstnance se provádí zvlášť vůči České správě sociálního zabezpečení a zvlášť vůči příslušné zdravotní pojišťovně zaměstnance.
• Hlášení veškerých změn v pracovním poměru, jako je například změna pracovní pozice, změna výše mzdy, změna rozsahu úvazku, přechod z jednoho druhu pracovního poměru na jiný nebo jakákoliv jiná podstatná změna pracovních podmínek, probíhá rovněž standardně prostřednictvím systému e-Podání ONZ, a to ve stanovených lhůtách bez jakýchkoliv odchylek od dosavadní praxe.
• Zaměstnavatelé by si měli ověřit, že jejich interní procesy pro přihlašování, odhlašování a hlášení změn jsou nastaveny správně a že odpovědní pracovníci jsou seznámeni s aktuálními postupy a lhůtami, neboť tato agenda bude v dubnu 2026 částečně přesunuta do nového systému JMHZ, a je proto vhodné využít první čtvrtletí k revizi a případné optimalizaci stávajících administrativních postupů.

3. Platba pojistného a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti

• Pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti je zaměstnavatel povinen odvádět ve standardním režimu, který platí dlouhodobě a zůstává nezměněn i v průběhu celého prvního čtvrtletí roku 2026. Sazby pojistného ani způsob jeho výpočtu nedoznávají v tomto období žádných změn oproti předchozímu roku, a zaměstnavatelé tedy mohou vycházet ze zavedených postupů, které uplatňují již řadu let.
• Zákonná lhůta pro odvod pojistného je stanovena od 1. do 20. dne měsíce bezprostředně následujícího po měsíci, za nějž se pojistné odvádí. To v praxi znamená, že pojistné za měsíc leden 2026 musí být uhrazeno nejpozději do 20. února 2026, pojistné za únor 2026 pak nejpozději do 20. března 2026, a pojistné za březen 2026 musí být zaplaceno nejpozději do 20. dubna 2026. Dodržení těchto termínů je zcela zásadní, neboť jejich nedodržení zakládá povinnost platit penále z prodlení.
• Zaměstnavatelé jsou povinni odvádět pojistné ve správné výši, která odpovídá skutečně zúčtovaným mzdám nebo platům všech zaměstnanců za příslušný kalendářní měsíc. Chyby ve výpočtu pojistného, ať již ve prospěch nebo v neprospěch zaměstnance či zaměstnavatele, mohou vést ke vzniku nedoplatků nebo přeplatků, které je následně nutné vypořádat, a to někdy i se značnými administrativními komplikacemi.
• Kromě odvodu pojistného na sociální zabezpečení musí zaměstnavatel rovněž odvádět pojistné na veřejné zdravotní pojištění příslušným zdravotním pojišťovnám, u nichž jsou jeho zaměstnanci pojištěni. I zde platí standardní lhůty a sazby, přičemž zaměstnavatel musí sledovat, u které zdravotní pojišťovny je každý ze zaměstnanců pojištěn, a odvádět pojistné vždy té správné pojišťovně ve správné výši a v zákonném termínu.
• Zaměstnavatelé nesmí opomenout ani správné vedení přehledů o výši pojistného a o počtu zaměstnanců, za něž pojistné odvádějí, neboť tyto přehledy jsou nezbytným podkladem pro případné kontroly ze strany správy sociálního zabezpečení nebo zdravotních pojišťoven, a zároveň budou sloužit jako základ pro zpětné doplnění údajů prostřednictvím formuláře JMHZ.

4. Zpětné doplnění údajů za leden–březen prostřednictvím formuláře JMHZ

• Ačkoliv se formulář JMHZ v prvním čtvrtletí roku 2026 ještě nepodává, zaměstnavatelé musí mít na paměti, že data za měsíce leden, únor a březen roku 2026 budou zpětně doplněna prostřednictvím tohoto nového formuláře v období od dubna do června 2026. Tato skutečnost klade zvýšené nároky na pečlivost vedení evidence v prvním čtvrtletí, neboť veškeré záznamy z tohoto období budou v uvedeném formuláři zpětně reportovány.
• Formulář JMHZ bude poprvé podáván od 1. dubna 2026, přičemž v rámci tohoto prvního podání budou zaměstnavatelé povinni nejen reportovat aktuální stav za měsíc duben, ale zároveň zpětně doplnit veškeré relevantní údaje za předcházející měsíce prvního čtvrtletí, tedy za leden, únor a březen 2026. Z tohoto důvodu je naprosto nezbytné, aby zaměstnavatelé již nyní vedli svou evidenci takovým způsobem, který zpětné doplnění těchto dat maximálně usnadní a zrychlí.
• Zaměstnavatelé by měli již nyní začít archivovat veškeré doklady a záznamy týkající se zaměstnávání v průběhu prvního čtvrtletí roku 2026, a to ve struktuře a formátu, který bude kompatibilní s požadavky nového formuláře JMHZ. Pokud zaměstnavatel nemá k dispozici aktuální informace o tom, jaké konkrétní údaje bude formulář JMHZ vyžadovat, je vhodné se o tyto informace aktivně zajímat u příslušných institucí nebo u odborných poradců v oblasti pracovního práva a mzdového účetnictví.
• Nedostatečná nebo nepřesná evidence v průběhu prvního čtvrtletí roku 2026 by mohla způsobit značné komplikace při zpětném doplňování dat do formuláře JMHZ v dubnu až červnu 2026, přičemž případné chyby nebo opomenutí v reportovaných údajích by mohly přilákat pozornost kontrolních orgánů a vést k zahájení kontrolního řízení nebo k uložení sankcí.

5. Ukončení pracovního poměru zaměstnance před 1. dubnem 2026

• Pokud dojde k ukončení pracovního poměru zaměstnance v průběhu prvního čtvrtletí roku 2026, tedy před datem 1. dubna 2026, je zaměstnavatel povinen tuto skutečnost oznámit prostřednictvím systému e-Podání ONZ, a to ve standardním režimu bez jakýchkoliv odchylek od dosavadní praxe. Nový systém JMHZ se na tato ukončení pracovního poměru, k nimž dojde před aktivací nové povinnosti, uplatní pouze zpětně v rámci doplňujícího reportování.
• Evidenční list důchodového pojištění musí zaměstnavatel předložit v případě ukončení pracovního poměru zaměstnance, a to na výzvu České správy sociálního zabezpečení. Zákonná lhůta pro předložení tohoto dokladu je osm dnů od doručení výzvy ze strany ČSSZ, přičemž nedodržení této lhůty může být kvalifikováno jako nesplnění zákonné povinnosti a může vést k uložení sankce.
• Zaměstnavatel musí v případě skončení pracovního poměru rovněž splnit všechny ostatní povinnosti vyplývající z pracovněprávních předpisů, jako je například vydání zápočtového listu zaměstnanci, provedení konečného vyúčtování mzdy nebo platu, vyplacení případného odstupného, pokud na něj zaměstnanec má ze zákona nebo ze smlouvy nárok, a zajištění řádného předání agendy a pracovních pomůcek.
• Veškerá dokumentace související s ukončením pracovního poměru musí být řádně archivována a uchována po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, neboť tyto doklady mohou být v budoucnu vyžadovány při kontrolách nebo při řešení sporů vzniklých ze skončeného pracovního poměru.

6. Doplnění dodatečných údajů od 1. dubna 2026 přes nový registr zaměstnanců

• Od 1. dubna 2026 bude spuštěn nový registr zaměstnanců, který bude sloužit jako centrální platforma pro evidenci a reportování zaměstnaneckých dat napříč různými institucemi. Prostřednictvím tohoto nového registru budou zaměstnavatelé povinni doplňovat veškeré dodatečné údaje, které nebyly součástí standardního reportování v průběhu prvního čtvrtletí roku 2026, a to včetně zpětného doplnění dat za měsíce leden, únor a březen 2026.
• Nový registr zaměstnanců je úzce propojen s formulářem JMHZ a jeho zavedení představuje zásadní krok směrem k digitalizaci a centralizaci zaměstnanecké agendy v České republice. Zaměstnavatelé, kteří budou s tímto novým systémem pracovat poprvé, by měli věnovat dostatečnou pozornost jeho správnému pochopení a ovládnutí, ideálně ještě před datem jeho spuštění, aby se vyvarovali chyb při prvním povinném podání.
• Zaměstnavatelé jsou vyzýváni, aby se aktivně připravili na přechod na nový registr zaměstnanců a na zavedení povinnosti podávat formulář JMHZ, a to již v průběhu prvního čtvrtletí roku 2026. Tato příprava by měla zahrnovat mimo jiné proškolení odpovědných zaměstnanců, revizi a případnou aktualizaci interních procesů a nastavení, a v případě potřeby také konzultaci s odborníky v oblasti pracovního práva, mzdového účetnictví nebo IT systémů podporujících mzdovou a personální agendu.
• Veškeré dodatečné údaje, které budou od dubna 2026 zadávány prostřednictvím nového registru zaměstnanců, musí být přesné, úplné a v souladu s podklady vedenými zaměstnavatelem v průběhu prvního čtvrtletí roku 2026. Jakékoliv nesrovnalosti mezi evidencí vedenou v prvním čtvrtletí a údaji zadanými do nového registru od dubna 2026 mohou být předmětem dotazů ze strany kontrolních orgánů a mohou vést k zahájení šetření nebo kontroly.

Mohlo by vás také zajímat: Co hrozí zaměstnavateli pokud neeviduje zaměstnance a nemá doklady o zaměstnávání? Proč na JMHZ důkladně připravit software i mzdové a personální pracovníky?