Proč je pro přístup do JMHZ potřeba se správně přihlásit?

Přístup do systému Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ) není možné realizovat bez správného a úplného přihlášení do tohoto systému. Pouhé přihlášení do systému jakýmkoliv způsobem nestačí k tomu, aby byl uživatel schopen plnohodnotně pracovat se všemi funkcemi, které systém JMHZ nabízí. Bez správně provedeného přihlášení v roli zaměstnavatele není možné v systému vykonávat žádné relevantní úkony, zadávat data, odesílat hlášení ani spravovat informace, které jsou pro zaměstnavatele povinné z hlediska plnění zákonných povinností vůči České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ). Správné přihlášení tedy představuje naprosto klíčový a nezbytný předpoklad pro jakoukoliv práci v tomto systému.

2. Nedostatečnost oprávnění k datové schránce

• Jednou z nejčastějších chyb, které zaměstnavatelé při přístupu do systému JMHZ na ePortálu ČSSZ dělají, je mylná domněnka, že oprávnění k přístupu do datové schránky je dostačující pro plnohodnotnou práci v systému JMHZ.
• Oprávnění pro přístup do datové schránky a oprávnění pro přístup do systému JMHZ jsou dvě zcela odlišné a na sobě nezávislé věci, které nelze v žádném případě zaměňovat ani považovat za vzájemně zastupitelné.
• I když má daná osoba plný přístup k datové schránce zaměstnavatele a může jejím prostřednictvím komunikovat s úřady, neznamená to automaticky, že má tato osoba také oprávnění přistupovat do systému JMHZ a pracovat v něm jako zaměstnavatel.
• Přístup do datové schránky slouží primárně k elektronické komunikaci s orgány veřejné moci, zatímco přístup do systému JMHZ na ePortálu ČSSZ je specifické oprávnění, které musí být nastaveno samostatně a nezávisle na přístupu k datové schránce.
• Zaměstnavatelé by si proto měli být vědomi toho, že nestačí mít pouze přístup k datové schránce, ale že je nezbytné zajistit správné nastavení oprávnění přímo v prostředí ePortálu ČSSZ pro systém JMHZ.

3. Správné nastavení oprávnění pro pověřené osoby

• Zaměstnavatelé musí věnovat zvýšenou pozornost správnému nastavení oprávnění pro přístup do systému JMHZ v případech, kdy hodlají pověřit výkonem práce v tomto systému jinou osobu, než jsou oni sami jako statutární zástupce.
• Pokud zaměstnavatel zamýšlí delegovat práci v systému JMHZ na svého zástupce, asistenta, účetního, mzdovou účetní nebo jakoukoliv jinou pověřenou osobu, je naprosto nezbytné, aby tato oprávnění byla správně a precizně nastavena přímo na ePortálu ČSSZ.
• Bez správného nastavení těchto oprávnění nebude mít pověřená osoba možnost přistupovat do systému JMHZ v zastoupení zaměstnavatele, a to ani v případě, že disponuje jinými přístupovými právy, například k datové schránce nebo k jiným částem ePortálu ČSSZ.
• Nastavení oprávnění pro pověřenou osobu musí být provedeno aktivně a cíleně samotným zaměstnavatelem nebo osobou, která má příslušná administrátorská práva, přičemž toto nastavení nelze přeskočit ani nahradit jiným typem oprávnění.
• Zaměstnavatelé by měli pravidelně kontrolovat a aktualizovat nastavená oprávnění, zejména v případech, kdy dochází ke změnám v personálním obsazení nebo ke změnám v tom, kdo je za plnění povinností v systému JMHZ zodpovědný.

4. Specifická situace jednatele jako pověřené osoby

• Zvláštní pozornost je třeba věnovat situaci, kdy se do systému JMHZ přihlašuje jednatel společnosti, což je osoba, která sice má ze zákona oprávnění jednat jménem společnosti, ale i přesto musí při přihlašování do ePortálu ČSSZ dodržet specifický postup.
• Jednatel, který přistupuje na ePortál ČSSZ, se v první fázi přihlašuje jako fyzická osoba, tedy prostřednictvím svých osobních přihlašovacích údajů, nikoli jako zástupce zaměstnavatele nebo jako právnická osoba.
• Pouhé přihlášení jednatele na ePortál ČSSZ jako fyzické osoby však nestačí k tomu, aby mohl pracovat se systémem JMHZ v roli zaměstnavatele, protože systém v tu chvíli jednatele stále vnímá jako soukromou fyzickou osobu, nikoliv jako reprezentanta zaměstnavatele.
• Po prvotním přihlášení jako fyzická osoba musí jednatel provést takzvané přehlášení, tedy přepnutí kontextu, v rámci kterého se ze systémového pohledu transformuje z fyzické osoby na zaměstnavatele, čímž teprve získá přístup k funkcím a oprávněním, která jsou v systému JMHZ vyhrazena pro zaměstnavatele.
• Tento dvoufázový proces přihlášení – nejprve jako fyzická osoba a následně přehlášení jako zaměstnavatel – je tedy pro jednatele absolutně nezbytný a jeho opomenutí by znamenalo, že jednatel nemá přístup k relevantním funkcím systému JMHZ, přestože je formálně přihlášen na ePortálu ČSSZ.

5. Rizika spojená s nesprávným přihlášením

• Nesprávné nebo neúplné přihlášení do systému JMHZ může mít za následek nemožnost plnit zákonné povinnosti zaměstnavatele vůči ČSSZ ve stanovených lhůtách, což může vést k administrativním komplikacím nebo sankcím.
• V případě, že pověřená osoba nemá správně nastavena oprávnění, může dojít k situaci, kdy hlášení nejsou podána včas nebo nejsou podána vůbec, což může mít negativní dopady na zaměstnance i na samotného zaměstnavatele.
• Zaměstnavatelé by proto měli věnovat dostatečnou pozornost správnému nastavení celého systému přístupů a oprávnění ještě před tím, než začnou systém JMHZ aktivně využívat, a ideálně si celý postup ověřit v dostatečném předstihu před prvním povinným podáním hlášení.

6. Doporučení pro zaměstnavatele

• Zaměstnavatelům se důrazně doporučuje, aby si před zahájením práce se systémem JMHZ pečlivě prostudovali veškeré dostupné informační materiály a návody, které ČSSZ k tomuto tématu zveřejňuje na svých webových stránkách a ePortálu.
• V případě nejasností ohledně nastavení oprávnění nebo postupu přihlášení je vhodné obrátit se přímo na zákaznickou podporu ČSSZ, která dokáže poskytnout konkrétní a aktuální informace odpovídající specifické situaci daného zaměstnavatele.
• Zaměstnavatelé by měli rovněž zajistit, aby všechny osoby, které budou se systémem JMHZ pracovat, byly řádně informovány o správném postupu přihlašování a o nastavených oprávněních, aby se předešlo zbytečným komplikacím při plnění zákonných povinností.

Mohlo by vás také zajímat: Kdy se nahlásit, odhlásit nebo změnit údaje v evidenci registru zaměstnavatelů? Pro jednotné měsíční hlášení má ČSSZ samostatnou datovou schránku