Jak zacházet s osobními údaji zaměstnance při zpracování mezd?

1. Základní povinnost zaměstnavatele

• Zaměstnavatel je při zpracování a vyplácení mezd povinen pracovat s citlivými osobními údaji svých zaměstnanců.
• Tato povinnost je zákonná a zaměstnavatel se jí nemůže vyhnout ani ji odmítnout.
• Nakládání s osobními údaji musí být vždy v souladu s platnou legislativou, zejména s nařízením GDPR a zákonem o ochraně osobních údajů.

2. Právní základ zpracování podle GDPR

• Zpracování osobních údajů zaměstnanců pro účely mzdové agendy je zákonné ve smyslu článku 6 GDPR.
• Zákonnost zpracování je dána tím, že jde o plnění právních povinností správce údajů, tedy zaměstnavatele.
• Zaměstnavatel jako plátce daně ze závislé činnosti může zpracovávat osobní údaje zaměstnanců bez jejich výslovného souhlasu.
• Rozsah zpracování musí odpovídat pouze tomu, co vyžaduje zákon o daních z příjmů – nesmí být nadměrný ani nadbytečný.

3. Účel zpracování osobních údajů

• Účel zpracování je jasně definován a jednoznačný:
  • Vedení mzdové agendy zaměstnanců.
  • Plnění zákonných daňových povinností plátce daně ze závislé činnosti.
• Zaměstnavatel nesmí osobní údaje využívat k jiným účelům, než ke kterým byly shromážděny.

4. Mzdové listy a jejich obsah

• Zákon o daních z příjmů ukládá zaměstnavateli povinnost vést mzdové listy pro každého zaměstnance.
• Povinný obsah mzdových listů, včetně osobních údajů zaměstnance, přesně vymezuje § 38j odst. 2 zákona o daních z příjmů.
• Mzdové listy musí obsahovat osobní údaje nezbytné pro:
  • Správné zdanění příjmů zaměstnance.
  • Výpočet daňových záloh a srážek.
  • Uplatnění zákonných daňových slev.

5. Kopie dokladů pro daňové účely

• Zaměstnavatel je oprávněn pořizovat a uchovávat kopie dokladů předložených zaměstnancem za účelem uplatnění daňových slev.
• Tyto kopie slouží jako důkaz správného postupu při:
  • Srážení daně nebo zálohy na daň.
  • Uplatnění slev na dani (např. sleva na manžela/manželku, na děti apod.).
• Pořizování kopií musí být omezeno pouze na nezbytně nutný rozsah.

6. Povinnosti zaměstnavatele jako správce osobních údajů

• Zaměstnavatel vystupuje současně ve dvou rolích:
  • Plátce daně ze závislé činnosti.
  • Správce osobních údajů ve smyslu GDPR.
• Jako správce osobních údajů je zaměstnavatel povinen:
  • Zajistit ochranu osobních údajů před zneužitím.
  • Přijmout odpovídající technická a organizační opatření k zabezpečení dat.
  • Omezit přístup k osobním údajům pouze na oprávněné osoby.
  • Uchovávat údaje pouze po dobu stanovenou zákonem.
  • Nakládat s údaji transparentně a v souladu se zásadami GDPR.

Mohlo by vás také zajímat: Co když zaměstnavatel zapomene uplatnit paušální náhradu za exekuční srážky? Osobní spis zaměstnance, co může obsahovat a kdo do něj může nahlížet?