Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele zatím dělá starosti nejen firmám

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) představuje jeden z nejambicióznějších administrativních projektů posledních let, jehož základním cílem bylo výrazně zjednodušit a zefektivnit povinnou administrativní zátěž, která dlouhodobě dopadá na zaměstnavatele napříč celým spektrem firem v České republice – od malých živnostníků se dvěma zaměstnanci až po velké korporace s tisíci pracovníků.

Myšlenka projektu je na papíře jednoduchá a lákavá: místo toho, aby firmy odesílaly desítky různých formulářů na různé státní instituce v různých termínech a různými způsoby, mají nově vše odeslat najednou, v jednom digitálním formuláři, na jedno místo.

Realita prvních dvou měsíců ostrého provozu však ukazuje výrazný rozpor mezi původními záměry a každodenní praxí, přičemž problémy se hromadí jak na straně zaměstnavatelů, tak na straně samotných úřadů.

Hlavní problémy systému

• Nedostatečná přípravná doba – projekt tohoto rozsahu si zaslouží výrazně delší fázi testování a přípravy, než k jaké skutečně došlo
• Systém se zadrhává – technické i procesní komplikace brzdí plynulé podávání hlášení
• Nepřesné chybové hlášky – upozornění na chybu ve formuláři bývají vágní a nezpůsobilá k rychlé nápravě
• Blokování nepodstatnými chybami – systém odmítá zpracovat formuláře kvůli drobným formálním nedostatkům, které nemají vliv na věcnou správnost dat
• Opakované zadávání již existujících dat – firmy musí opakovaně vyplňovat informace, které státní instituce již dávno mají k dispozici, což je v přímém rozporu s původními sliby projektu
• Data nejsou sdílena mezi úřady – původní příslib efektivní digitální výměny dat mezi státními subjekty se zatím nenaplňuje

Kdo trpí nejvíce?

• Malí zaměstnavatelé – nemají vlastní mzdové oddělení, odborníky ani dostatečné technické zázemí
• Účetní a mzdové účetní – ocitají se pod tlakem klientů, přičemž samy si nejsou v mnoha situacích zcela jisté správným postupem
• Firmy bez kvalitního mzdového softwaru – ruční zpracování hlášení je při takto komplexním formuláři prakticky nerealizovatelné
• Zaměstnavatelé s neúplnou evidencí zaměstnanců – systém vyžaduje velmi přesná a strukturovaná data, která dříve nebyla potřeba hlídat

Proč ani úřady nepomáhají dostatečně?

• Pracovníci OSSZ a ČSSZ si nový systém sami teprve osvojují
• Kompetentní a jednoznačné rady jsou proto těžko dostupné i na úřadech
• Metodika a pravidla procesu se průběžně mění a upřesňují, což přináší další nejistotu
• Firmy a účetní tak hledají pomoc, ale relevantní odpovědi nedostávají ani z oficiálních zdrojů

Co by se mělo změnit na systémové úrovni?

• Ustálit pravidla a metodiku – firmy potřebují jasný a neměnný rámec, podle kterého mohou spolehlivě postupovat
• Zjednodušit a zpřesnit chybová hlášení – každé upozornění na chybu musí být konkrétní, srozumitelné a okamžitě akční
• Eliminovat opakované zadávání dat – pokud úřad data již má, nesmí je po firmě znovu požadovat
• Zajistit skutečnou digitální výměnu dat mezi institucemi – tento příslib byl jedním ze základních argumentů pro zavedení celého systému
• Ignorovat nepodstatné formální chyby – systém by neměl blokovat podání kvůli marginálním nesrovnalostem
• Poskytnout firmám více času – zejména na doplnění datových základen a na adaptaci interních procesů

Co mohou firmy udělat hned teď?

1. Zajistěte si odbornou pomoc

• Neváhejte a aktivně hledejte kvalifikovaného mzdového specialistu nebo účetního odborníka
• Udělte mu plnou moc k řešení JMHZ – půl opatření zde nestačí
• Pomoc hledejte s předstihem, nikoliv těsně před termínem podání, kdy jsou odborníci nedostupní a přetížení

2. Pořiďte si kvalitní mzdový software

• Pro firmy jakékoliv velikosti je kvalitní mzdový software naprostou nezbytností
• Software musí umět generovat hlášení ve správném formátu dle aktuální specifikace ČSSZ
• Pravidelně ověřujte, zda máte nejnovější verzi a aktualizaci odpovídající poslední verzi specifikace

3. Zkontrolujte a doplňte evidenci zaměstnanců

• Stáhněte si z ePortálu ČSSZ soubor se stávající evidencí všech vašich zaměstnanců
• Pečlivě ho projděte a doplňte chybějící nebo nesprávné údaje
• Zvláštní pozornost věnujte přesným adresám ve formátu RÚIAN – tento formát je pro systém povinný a jeho nedodržení je častou příčinou chyb
• Doplňte kódy pracovních pozic dle klasifikace CZ-ISCO u všech zaměstnanců

4. Zaveďte systematičnost při nástupu nových zaměstnanců

• Při nástupu každého nového zaměstnance používejte připravený vstupní dotazník
• Existují hotové šablony – využijte je a přizpůsobte svým potřebám
• Sbírejte všechna potřebná data hned od prvního dne, abyste je nemuseli dohledávat zpětně

5. Řešte vše průběžně a s předstihem

• Nepodceňujte časovou náročnost celého procesu – začněte včas
• Průběžné řešení je výrazně efektivnější než hašení požárů těsně před termínem
• Pamatujte, že sehnání odborné rady nebo pomoci také zabere čas, který vám v posledních dnech před odevzdáním jednoduše nebude k dispozici

Závěr

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele má potenciál skutečně zjednodušit administrativu – ale pouze za předpokladu, že systém bude dotažen do funkčního stavu, pravidla se ustálí a státní instituce budou schopny poskytovat jasnou a kompetentní metodickou podporu. Do té doby platí jediná rozumná strategie: připravit se co nejlépe, jednat s předstihem a nespoléhat na to, že se vše vyřeší samo.

Mohlo by vás také zajímat: Do kdy lze stornovat Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů? Jak správně nahrát XML pro registraci zaměstnance a JMHZ na ePortálu ČSSZ?