Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele zatím dělá starosti nejen firmám
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) představuje jeden z nejambicióznějších administrativních projektů posledních let, jehož základním cílem bylo výrazně zjednodušit a zefektivnit povinnou administrativní zátěž, která dlouhodobě dopadá na zaměstnavatele napříč celým spektrem firem v České republice – od malých živnostníků se dvěma zaměstnanci až po velké korporace s tisíci pracovníků.
Myšlenka projektu je na papíře jednoduchá a lákavá: místo toho, aby firmy odesílaly desítky různých formulářů na různé státní instituce v různých termínech a různými způsoby, mají nově vše odeslat najednou, v jednom digitálním formuláři, na jedno místo.
Realita prvních dvou měsíců ostrého provozu však ukazuje výrazný rozpor mezi původními záměry a každodenní praxí, přičemž problémy se hromadí jak na straně zaměstnavatelů, tak na straně samotných úřadů.
Hlavní problémy systému
- Nedostatečná přípravná doba – projekt tohoto rozsahu si zaslouží výrazně delší fázi testování a přípravy, než k jaké skutečně došlo
- Systém se zadrhává – technické i procesní komplikace brzdí plynulé podávání hlášení
- Nepřesné chybové hlášky – upozornění na chybu ve formuláři bývají vágní a nezpůsobilá k rychlé nápravě
- Blokování nepodstatnými chybami – systém odmítá zpracovat formuláře kvůli drobným formálním nedostatkům, které nemají vliv na věcnou správnost dat
- Opakované zadávání již existujících dat – firmy musí opakovaně vyplňovat informace, které státní instituce již dávno mají k dispozici, což je v přímém rozporu s původními sliby projektu
- Data nejsou sdílena mezi úřady – původní příslib efektivní digitální výměny dat mezi státními subjekty se zatím nenaplňuje
Kdo trpí nejvíce?
- Malí zaměstnavatelé – nemají vlastní mzdové oddělení, odborníky ani dostatečné technické zázemí
- Účetní a mzdové účetní – ocitají se pod tlakem klientů, přičemž samy si nejsou v mnoha situacích zcela jisté správným postupem
- Firmy bez kvalitního mzdového softwaru – ruční zpracování hlášení je při takto komplexním formuláři prakticky nerealizovatelné
- Zaměstnavatelé s neúplnou evidencí zaměstnanců – systém vyžaduje velmi přesná a strukturovaná data, která dříve nebyla potřeba hlídat
Proč ani úřady nepomáhají dostatečně?
- Pracovníci OSSZ a ČSSZ si nový systém sami teprve osvojují
- Kompetentní a jednoznačné rady jsou proto těžko dostupné i na úřadech
- Metodika a pravidla procesu se průběžně mění a upřesňují, což přináší další nejistotu
- Firmy a účetní tak hledají pomoc, ale relevantní odpovědi nedostávají ani z oficiálních zdrojů
Co by se mělo změnit na systémové úrovni?
- Ustálit pravidla a metodiku – firmy potřebují jasný a neměnný rámec, podle kterého mohou spolehlivě postupovat
- Zjednodušit a zpřesnit chybová hlášení – každé upozornění na chybu musí být konkrétní, srozumitelné a okamžitě akční
- Eliminovat opakované zadávání dat – pokud úřad data již má, nesmí je po firmě znovu požadovat
- Zajistit skutečnou digitální výměnu dat mezi institucemi – tento příslib byl jedním ze základních argumentů pro zavedení celého systému
- Ignorovat nepodstatné formální chyby – systém by neměl blokovat podání kvůli marginálním nesrovnalostem
- Poskytnout firmám více času – zejména na doplnění datových základen a na adaptaci interních procesů
Co mohou firmy udělat hned teď?
1. Zajistěte si odbornou pomoc
- Neváhejte a aktivně hledejte kvalifikovaného mzdového specialistu nebo účetního odborníka
- Udělte mu plnou moc k řešení JMHZ – půl opatření zde nestačí
- Pomoc hledejte s předstihem, nikoliv těsně před termínem podání, kdy jsou odborníci nedostupní a přetížení
2. Pořiďte si kvalitní mzdový software
- Pro firmy jakékoliv velikosti je kvalitní mzdový software naprostou nezbytností
- Software musí umět generovat hlášení ve správném formátu dle aktuální specifikace ČSSZ
- Pravidelně ověřujte, zda máte nejnovější verzi a aktualizaci odpovídající poslední verzi specifikace
3. Zkontrolujte a doplňte evidenci zaměstnanců
- Stáhněte si z ePortálu ČSSZ soubor se stávající evidencí všech vašich zaměstnanců
- Pečlivě ho projděte a doplňte chybějící nebo nesprávné údaje
- Zvláštní pozornost věnujte přesným adresám ve formátu RÚIAN – tento formát je pro systém povinný a jeho nedodržení je častou příčinou chyb
- Doplňte kódy pracovních pozic dle klasifikace CZ-ISCO u všech zaměstnanců
4. Zaveďte systematičnost při nástupu nových zaměstnanců
- Při nástupu každého nového zaměstnance používejte připravený vstupní dotazník
- Existují hotové šablony – využijte je a přizpůsobte svým potřebám
- Sbírejte všechna potřebná data hned od prvního dne, abyste je nemuseli dohledávat zpětně
5. Řešte vše průběžně a s předstihem
- Nepodceňujte časovou náročnost celého procesu – začněte včas
- Průběžné řešení je výrazně efektivnější než hašení požárů těsně před termínem
- Pamatujte, že sehnání odborné rady nebo pomoci také zabere čas, který vám v posledních dnech před odevzdáním jednoduše nebude k dispozici
Závěr
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele má potenciál skutečně zjednodušit administrativu – ale pouze za předpokladu, že systém bude dotažen do funkčního stavu, pravidla se ustálí a státní instituce budou schopny poskytovat jasnou a kompetentní metodickou podporu. Do té doby platí jediná rozumná strategie: připravit se co nejlépe, jednat s předstihem a nespoléhat na to, že se vše vyřeší samo.
Mohlo by vás také zajímat: Do kdy lze stornovat Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů? Jak správně nahrát XML pro registraci zaměstnance a JMHZ na ePortálu ČSSZ?