Jak nastavit přihlašování nových zaměstnanců od července 2026?

Od 1. července 2026 vstupuje v platnost zásadní změna v oblasti zaměstnanecké administrativy, která se dotkne prakticky každého zaměstnavatele v České republice bez ohledu na velikost jeho společnosti či počet zaměstnanců. Na základě zákona o JMHZ budou zaměstnavatelé povinně nahlašovat všechny nové zaměstnance — a to nově i tuzemské pracovníky, kteří dosud podobné evidenční povinnosti nepodléhali — do evidence zaměstnanců, přičemž toto nahlášení musí proběhnout nejpozději bezprostředně před okamžikem, kdy zaměstnanec skutečně nastoupí k výkonu práce. Zákon zároveň stanovuje, že nejdříve je možné zaměstnance přihlásit osm kalendářních dní před předpokládaným dnem jeho nástupu do zaměstnání, čímž je přesně vymezeno tzv. přihlašovací okno, ve kterém musí celý proces proběhnout. Tato změna představuje pro řadu zaměstnavatelů, zejména pro ty, kteří dosud evidenční povinnost vztahovali pouze na zahraniční pracovníky, zcela nový administrativní úkon, na který je nezbytné se důkladně připravit již nyní, tedy v průběhu června 2026, aby nedošlo k porušení zákonné povinnosti hned od prvního dne její účinnosti.

1. Pochopení právního rámce a rozsahu povinnosti

• Nová povinnost se vztahuje na všechny zaměstnance, tedy nejen na cizince nebo agenturní pracovníky jako doposud, ale nově i na standardní tuzemské zaměstnance přijímané v rámci klasického pracovního poměru na základě pracovní smlouvy uzavřené dle zákoníku práce.
• Zákonný základ tvoří zákon o JMHZ (Jednotném místě hlášení zaměstnanců), který od 1. července 2026 rozšiřuje okruh povinně evidovaných osob a zpřísňuje časové lhůty pro jejich nahlášení do centrálního systému evidence zaměstnanců.
• Přihlašovací okno je přesně ohraničeno ze dvou stran:
  • Nejdříve je možné nového zaměstnance přihlásit 8 kalendářních dní před předpokládaným dnem nástupu — dříve systém přihlášení neumožní ani nepřijme.
  • Nejpozději musí být přihlášení dokončeno a potvrzeno před samotným okamžikem nástupu zaměstnance k výkonu práce — tedy ještě předtím, než zaměstnanec fyzicky přijde na pracoviště a začne vykonávat svoji pracovní činnost.
• Porušení této povinnosti může mít za následek uložení správní sankce ze strany příslušného kontrolního orgánu, přičemž zákon nepočítá s žádnou dodatečnou lhůtou pro nápravu — pokud zaměstnanec nastoupí do práce a v systému dosud není přihlášen, jde o okamžité porušení zákona.
• Zaměstnavatelé si musí uvědomit, že odpovědnost za splnění evidenční povinnosti leží výhradně na straně zaměstnavatele, nikoli zaměstnance. Je proto nezbytné vybudovat interní systém, který tuto povinnost automaticky zajistí u každého nového přijetí.

2. Analýza současného stavu a identifikace mezer v procesech

• Proveďte interní audit stávajících náborových procesů a zmapujte, v jakém časovém předstihu dnes HR oddělení nebo mzdová účetní získávají potřebné informace o nových zaměstnancích — tedy datum nástupu, osobní údaje, údaje o pracovní pozici a podmínkách zaměstnání.
• Identifikujte, kde v současném procesu dochází k největším prodlevám, například:
  • Přijímací pohovor proběhne, ale pracovní smlouva se podepisuje až první den nástupu přímo na pracovišti — to bude od července 2026 zcela nedostatečné a nepřijatelné.
  • Personální oddělení dostává informaci o přijetí nového zaměstnance od nadřízených se zpožděním několika dní po pohovoru.
  • Nástupní dokumentace je kompletována ad hoc a bez jasně stanoveného termínu.
• Zmapujte, kdo ve vaší organizaci nese odpovědnost za přihlašování zaměstnanců do evidence — je to HR manažer, personalista, mzdová účetní, nebo tuto agendu zajišťuje externí mzdová kancelář? Každý z těchto scénářů vyžaduje odlišné nastavení interních procesů a komunikačních toků.
• Zkontrolujte přístupy do systému evidence zaměstnanců — má každá odpovědná osoba aktuální a funkční přístupové údaje? Jsou přístupy nastaveny s odpovídající úrovní oprávnění? Dochází k pravidelné aktualizaci hesel a ověření funkčnosti přístupu?
• Prověřte situaci u externích mzdových kanceláří — pokud zpracování mezd a personální agendy zajišťuje externí subjekt, je nutné s ním co nejdříve projednat nové požadavky a nastavit závazný harmonogram předávání podkladů, protože od července 2026 nebude možné tolerovat jakékoli zpoždění.

3. Nastavení interních procesů a časového harmonogramu

• Stanovte závazný interní termín pro dokončení nástupní dokumentace, přičemž doporučujeme nastavit tento termín na minimálně 2 pracovní dny před plánovaným dnem nástupu zaměstnance, aby byl dostatečný časový prostor pro případné doplnění chybějících podkladů a samotné provedení přihlášení v systému bez časového tlaku.
• Vytvořte jasný a závazný nástupní checklist, který bude obsahovat přesný výčet dokumentů a informací nezbytných pro provedení přihlášení do evidence zaměstnanců, a to včetně odpovědné osoby a termínu pro každý jednotlivý krok:
  • Podpis pracovní smlouvy nebo dohody o pracovní činnosti — nejpozději 3 dny před nástupem
  • Vyplnění osobního dotazníku zaměstnance včetně všech osobních a kontaktních údajů — nejpozději 3 dny před nástupem
  • Předložení a ověření kopie dokladu totožnosti — nejpozději 3 dny před nástupem
  • Potvrzení výše mzdy/platu a pracovního zařazení — nejpozději 2 dny před nástupem
  • Provedení samotného přihlášení v systému evidence zaměstnanců — nejpozději 1 pracovní den před nástupem, nejdříve 8 dní před nástupem
  • Uložení potvrzení o přihlášení do personálního spisu zaměstnance — v den provedení přihlášení
• Nastavte automatická upozornění a připomínky v HR systému nebo v používaném projektovém nástroji tak, aby odpovědná osoba obdržela notifikaci v dostatečném předstihu před každým plánovaným nástupem — ideálně notifikaci 7 dní před nástupem jako výzvu k zahájení přípravy podkladů a druhou notifikaci 2 dny před nástupem jako kontrolní upozornění, zda bylo přihlášení již provedeno.
• Definujte eskalační postup pro případ, že podklady nejsou včas k dispozici — kdo koho informuje, pokud zaměstnanec nepodepsal smlouvu včas nebo nedodal potřebné dokumenty? Jak se postupuje, pokud je manažer nedostupný a nepředal potřebné informace? Jasně definovaná eskalační cesta výrazně snižuje riziko pochybení.

4. Technické zajištění přístupu k systému a školení odpovědných osob

• Ověřte funkčnost přístupu do systému evidence zaměstnanců u všech osob, které budou přihlašování provádět, a to ideálně ještě v průběhu června 2026 prostřednictvím testovacího přihlášení — nenechávejte toto ověření na první den července, kdy by technické problémy mohly způsobit okamžité porušení zákonné povinnosti.
• Zajistěte proškolení všech odpovědných pracovníků — HR manažerů, personalistů, mzdových účetních i případných zástupců — v ovládání systému pro přihlašování zaměstnanců, přičemž školení by mělo zahrnovat nejen technický postup přihlášení, ale také výklad zákonných lhůt, důsledků jejich nedodržení a postupu v nestandardních situacích (např. změna data nástupu na poslední chvíli, zrušení pracovní smlouvy před nástupem apod.).
• Nastavte zástupnost — vždy musí existovat alespoň jedna záložní osoba, která je schopna přihlášení provést v případě nepřítomnosti primárně odpovědného pracovníka (nemoc, dovolená, pracovní cesta). Absence klíčové osoby nesmí být důvodem k nesplnění zákonné povinnosti.
• Zajistěte přístup k technické podpoře poskytovatele systému evidence zaměstnanců — uložte si kontakty na helpdesk a ověřte dostupnost technické podpory, zejména v případě prvních dní po spuštění nové povinnosti, kdy lze očekávat zvýšenou zátěž systému i helpdesku.
• Pokud využíváte externí mzdovou kancelář, uzavřete s ní písemný dodatek ke smlouvě nebo interní dohodu, která jasně definuje:
  • Nejzazší termín pro předání podkladů ze strany zaměstnavatele mzdové kanceláři
  • Závazný termín, do kdy mzdová kancelář provede přihlášení v systému
  • Postup a odpovědnost v případě, že podklady dorazí pozdě
  • Způsob dokumentování a archivace potvrzení o provedeném přihlášení

5. Komunikace s manažery a náborovými pracovníky

• Informujte všechny manažery a vedoucí pracovníky o nové zákonné povinnosti a jejích důsledcích — zdůrazněte, že od července 2026 není možné uzavírat pracovní smlouvy „na poslední chvíli“ nebo první den nástupu, protože by to fakticky znemožnilo splnění zákonné evidenční povinnosti a vystavilo by společnost riziku sankce.
• Nastavte povinný termín pro předání informací o novém zaměstnanci ze strany přijímajícího manažera na HR nebo mzdové oddělení — doporučujeme stanovit tento termín nejpozději na 5 pracovních dní před plánovaným dnem nástupu, aby byl dostatečný prostor pro přípravu a podpis smlouvy, předání dokumentů a provedení přihlášení.
• Zapracujte novou povinnost do náborového procesu jako standardní krok — přihlášení do evidence zaměstnanců by mělo být součástí standardního onboardingového workflow vedle přípravy pracovního místa, zřízení IT přístupů nebo připravení pracovních pomůcek.
• Upozorněte manažery na rizika spojená s nedodržením — pokud manažer neinformuje HR oddělení včas a zaměstnanec nastoupí bez předchozího přihlášení do evidence, nese odpovědnost za vzniklé pochybení celá organizace, nikoli jen HR oddělení.

6. Specifické situace a výjimky, které je třeba ošetřit

• Nástup o víkendu nebo ve svátek — pokud zaměstnanec nastupuje v pondělí, musí být přihlášen nejpozději v pátek předcházejícího pracovního týdne, případně s dostatečným předstihem v průběhu předcházejícího týdne, protože čekat na poslední pracovní den před víkendovým nástupem je příliš riskantní.
• Změna data nástupu na poslední chvíli — nastavte interní postup pro situace, kdy se původně dohodnutý nástup přesune (ať už na dřívější, nebo pozdější termín), protože v systému evidenci zaměstnanců bude pravděpodobně nutné původní přihlášení opravit nebo stornovat a podat nové.
• Zrušení pracovní smlouvy před nástupem — vyřešte, jak postupovat v případě, kdy bylo přihlášení provedeno, ale zaměstnanec nakonec nenastoupí (odhlášení ze systému, lhůty pro odhlášení apod.).
• Agenturní zaměstnanci a DPP/DPČ pracovníci — ověřte, zda a v jakém rozsahu se nová povinnost vztahuje také na zaměstnance pracující na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr nebo na agenturní zaměstnance, a nastavte pro tyto kategorie odpovídající postup.
• Masové náborové kampaně — pokud vaše společnost přijímá větší počty zaměstnanců najednou (sezónní nábory, spuštění nové výroby apod.), připravte kapacitně posílený postup pro hromadné přihlašování, aby ani v těchto situacích nedošlo k zanedbání zákonné povinnosti.

7. Doporučený harmonogram přípravy do 30. června 2026

• Do 10. června 2026:
  • Provedení interního auditu stávajících procesů
  • Identifikace odpovědných osob a ověření přístupů do systému
  • Zahájení konzultací s externí mzdovou kanceláří (pokud je využívána)
• Do 20. června 2026:
  • Vytvoření a schválení nového nástupního checklistu
  • Nastavení automatických upozornění v HR systému
  • Školení všech odpovědných pracovníků
• Do 25. června 2026:
  • Informování manažerů a vedoucích pracovníků o nové povinnosti
  • Nastavení zástupnosti a eskalačních postupů
  • Uzavření písemné dohody s externí mzdovou kanceláří
• Do 30. června 2026:
  • Finální ověření funkčnosti přístupů do systému
  • Testovací průchod celého procesu na konkrétním případu
  • Připravenost na plný provoz od 1. července 2026

Mohlo by vás také zajímat: Co když zaměstnavatel nesplní registrační povinnosti ohledně své osoby nebo zaměstnanců? Jak správně nahrát XML pro registraci zaměstnance a JMHZ na ePortálu ČSSZ?