Jakou dokumentací podložit zaměstnanecké opční programy ESOP?
aměstnanecký opční program by měl být vybudován jako vzájemně provázaný soubor dokumentů, nikoli jako jediný stručný dokument nebo neformální příslib vedení společnosti. Jeho podstatou je nabídnout zaměstnancům možnost získat v budoucnu akcie, obchodní podíl nebo jiný ekonomický nárok spojený s hodnotou společnosti, a tím je dlouhodobě motivovat k setrvání ve firmě a k aktivnímu přispívání k jejímu růstu. Zaměstnanec díky takovému programu nemusí být odměňován pouze pravidelnou mzdou, prémiemi nebo jinými zaměstnaneckými benefity, ale může se podílet také na výsledku, kterého společnost dosáhne v delším časovém horizontu. Taková účast může být významná například při výrazném zvýšení hodnoty společnosti, vstupu investora, prodeji firmy nebo jiné transakci, při níž se projeví hospodářský úspěch podniku.
První otázkou při přípravě dokumentace proto musí být přesné vymezení právní a ekonomické konstrukce programu. Je třeba rozhodnout, zda zaměstnanec skutečně získá právo nabýt akcie nebo obchodní podíl, nebo zda obdrží pouze peněžní plnění vypočtené podle růstu hodnoty společnosti. Dále je třeba určit, zda bude účast poskytována bezúplatně, za předem stanovenou cenu, za cenu odvozenou od aktuální hodnoty společnosti, nebo podle jiného výpočtu. Již v této fázi je nutné posoudit dopady na vlastnickou strukturu, případné rozředění podílů, hlasovací práva stávajících společníků, účetní zachycení programu a daňové povinnosti společnosti i zaměstnanců. Čím přesněji bude konstrukce programu popsána, tím menší bude riziko, že si společnost a zaměstnanec budou později odlišně vykládat rozsah nebo podmínky přiznaného nároku.
Rozhodnutí společnosti a pravidla pro všechny účastníky
Zavedení ESOP by mělo být podloženo řádným rozhodnutím orgánu společnosti, který je k jeho schválení oprávněn. Toto rozhodnutí by mělo vycházet z konkrétní právní formy společnosti a z toho, jaký majetkový mechanismus program používá. Pokud program zahrnuje vydání nových akcií, převod existujících akcií, změnu výše podílů nebo jiný zásah do práv vlastníků, zpravidla nebude dostačovat pouze interní rozhodnutí statutárního orgánu bez posouzení pravomocí nejvyššího orgánu společnosti. V rozhodnutí by měl být zachycen účel programu, jeho předpokládaný rozsah, počet nebo maximální objem akcií či podílů určených pro zaměstnance, pravidla jejich přidělování a osoba nebo orgán odpovědný za administraci programu. Důležité je také zaznamenat, zda je program otevřený, tedy zda do něj mohou v budoucnu vstupovat další zaměstnanci, nebo zda se vztahuje pouze na předem určený okruh osob.
Samostatný opční plán by měl následně sloužit jako soubor obecných pravidel platných pro všechny účastníky. Musí upravovat zejména podmínky vzniku nároku, délku trvání programu, pravidla pro postupné nabývání opce a okamžik, kdy se z podmíněného příslibu stává uplatnitelné právo. V plánu lze stanovit například minimální dobu setrvání ve společnosti, dosažení určitých pracovních nebo hospodářských ukazatelů, splnění výkonnostních cílů nebo kombinaci více kritérií. Současně musí být jasné, zda se jednotlivé podmínky posuzují kumulativně, kdo ověřuje jejich splnění a jak se postupuje v případě, že společnost některý cíl změní nebo jej přestane sledovat. Opční plán by měl obsahovat také pravidla pro komunikaci se zaměstnanci, evidenci udělených opcí, změny programu a řešení situací, kdy se změní vlastnická nebo organizační struktura společnosti.
Individuální přiznání opce a navazující dohody
Obecný plán sám o sobě zpravidla nestačí k tomu, aby bylo zřejmé, jaký konkrétní nárok náleží určitému zaměstnanci. Proto je nutné uzavírat individuální opční smlouvy, případně jiná písemná ujednání, která budou na opční plán výslovně odkazovat. V takové smlouvě by měl být uveden konkrétní zaměstnanec, datum přiznání opce, počet akcií nebo výše podílu, ke kterému se opce vztahuje, případně maximální rozsah tohoto nároku. Dále je třeba popsat harmonogram postupného nabývání, datum nebo období, kdy lze opci uplatnit, cenu, za kterou může zaměstnanec akcie či podíl získat, a způsob výpočtu ceny, pokud není stanovena pevnou částkou. Smlouva by měla rovněž uvádět, jak zaměstnanec opci uplatňuje, komu oznámení doručuje, v jaké lhůtě musí zaplatit případnou realizační cenu a kdy přesně vzniká jeho vlastnické nebo jiné majetkové právo.
Individuální smlouva by neměla být izolována od ostatních korporátních dokumentů. Zaměstnanec by měl být předem seznámen s tím, jaká práva bude mít po nabytí podílu nebo akcie a jaká omezení se na něj budou vztahovat. Může být například povinen přistoupit k akcionářské dohodě, respektovat předkupní práva ostatních vlastníků, podřídit se pravidlům pro společný prodej, dodržovat omezení převoditelnosti nebo přijmout povinnost prodat svou účast při splnění předem stanovených podmínek. Společnost by proto měla podle potřeby připravit také změny stanov, společenské smlouvy nebo samostatnou akcionářskou dohodu. Tyto dokumenty musí být vzájemně sladěny, aby například individuální opční smlouva neslibovala zaměstnanci práva, která mu stanovy nebo společenská smlouva neumožní vykonávat, případně aby nebylo možné jedno ustanovení vykládat v rozporu s ustanovením jiného dokumentu.
Odchod zaměstnance a realizace získaných práv
Zvláštní pozornost je nutné věnovat okamžiku, kdy zaměstnanec přestane pro společnost pracovat. Právě při skončení pracovního poměru se nejčastěji projeví, zda byl program skutečně promyšlený, nebo zda se jeho tvůrci soustředili pouze na okamžik přiznání opce. Dokumentace by měla rozlišovat mezi opcemi, které zaměstnanec dosud nenabyl, a opcemi, které již nabyl a může je uplatnit. U nenabytých opcí může být stanoveno, že skončením pracovního poměru zanikají, případně že se jejich nabývání zastaví k určitému dni. U již nabytých opcí je třeba určit, zda je zaměstnanec může uplatnit ještě po určitou dobu, nebo zda musí své právo využít před skončením pracovního vztahu. Odlišná pravidla mohou platit pro běžný odchod, výpověď z organizačních důvodů, dlouhodobou nemoc, odchod do důchodu, úmrtí zaměstnance nebo skončení pracovního poměru v důsledku závažného porušení povinností.
Součástí dokumentace by měla být také úprava převoditelnosti a zpětného odkupu akcií či podílů. Společnost může chtít zabránit tomu, aby se vlastníkem stal nežádoucí třetí subjekt, a proto může sjednat předkupní právo, povinnost nabídnout účast nejprve společnosti nebo ostatním společníkům, případně mechanismus povinného převodu při splnění stanovených podmínek. Vždy však musí být jasně určeno, jak se stanoví cena, kdo ji určuje, jaký je postup při nesouhlasu zaměstnance a v jaké lhůtě musí být převod uskutečněn. Kompletní dokumentační základ ESOP by tak měl zahrnovat rozhodnutí příslušného orgánu společnosti, samotný opční plán, individuální opční smlouvy, případné změny stanov nebo společenské smlouvy, akcionářské či společníské dohody, pravidla pro skončení pracovního poměru a evidenci jednotlivých přiznaných, nabytých a uplatněných opcí. Teprve takto propojený soubor dokumentů vytváří předvídatelný rámec, který chrání společnost i zaměstnance a současně umožňuje program prakticky provádět po celou dobu jeho trvání.
Mohlo by vás také zajímat: Co oznámit správci daně ohledně zaměstnaneckých akciových opčních programů? Jaký je hlavní rozdíl mezi virtuální podílovou účastí a přímým prodejem podílu zaměstnancům?