Co by mělo být v dohodě o práci na dálku?

Základní pravidlo, které by měli všichni zúčastnění aktéři mít na paměti, spočívá v tom, že čím jsou podmínky dohody formulovány jednoznačněji, srozumitelněji a detailněji, tím efektivněji celá dohoda funguje v praxi. Detailní a precizní vymezení podmínek totiž významně přispívá k předcházení možných nedorozumění, konfliktů nebo sporných situací, které by mohly vzniknout v průběhu výkonu práce na dálku. Důkladně zpracovaná dohoda tak nejen že chrání zájmy obou smluvních stran, ale také vytváří stabilní a předvídatelné prostředí pro efektivní spolupráci.

Doporučené obsahové náležitosti podle důvodové zprávy

Důvodová zpráva k významné novelizaci zákoníku práce, která nabyla účinnosti dne 1. října 2023, poskytuje cenné vodítko pro vytváření kvalitních dohod o práci na dálku. Ačkoliv tyto doporučení nejsou právně závazná, představují odborně fundované návody pro praxi:

1. Místo nebo místa výkonu práce na dálku

Prvním klíčovým bodem, který by měla dohoda obsahovat, je přesné vymezení místa nebo míst, kde bude zaměstnanec práci na dálku vykonávat. Toto ustanovení může být formulováno různě – od konkrétní adresy (například domácí kancelář zaměstnance) až po obecnější vymezení (například „kdekoli na území České republiky“ nebo „v rámci Evropské unie“). Důležité je, aby bylo jasné, zda může zaměstnanec pracovat pouze z jednoho stanoveného místa, nebo má možnost místo práce měnit. V některých případech může být vhodné specifikovat i technické požadavky na pracovní prostředí, jako je dostupnost stabilního internetového připojení, vhodné osvětlení nebo ergonomické vybavení pracovního místa.

2. Způsob komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem

Druhým významným prvkem je stanovení způsobů komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Moderní technologie nabízejí širokou škálu komunikačních nástrojů – od tradičních telefonních hovorů a e-mailové korespondence až po pokročilé platformy pro videokonference, instant messaging nebo projektové řízení. Dohoda by měla specifikovat, které komunikační kanály budou použity pro různé typy komunikace (například e-mail pro formální korespondenci, videohover pro pravidelné meetingy, instant messaging pro rychlou operativní komunikaci). Rovněž je vhodné stanovit očekávanou rychlost odezvy na různé typy zpráv a definovat, v jakých časových intervalech musí být zaměstnanec dostupný pro komunikaci.

3. Způsob přidělování práce a její kontroly

Třetí klíčová oblast se týká mechanismů přidělování pracovních úkolů a způsobů jejich kontroly. V prostředí práce na dálku je nezbytné mít jasně definované procesy, jak budou zaměstnanci zadávány úkoly, v jakých lhůtách mají být splněny a jakým způsobem bude jejich plnění monitorováno a hodnoceno. Dohoda může specifikovat používané projektové nástroje, systémy pro sledování času, pravidelnost reporting calls nebo způsoby předávání výsledků práce. Důležité je najít rovnováhu mezi potřebnou kontrolou a zachováním autonomie zaměstnance, která je jednou z hlavních výhod práce na dálku.

4. Rozsah konané práce na dálku

Čtvrtým významným aspektem je definování rozsahu práce vykonávané na dálku. Toto ustanovení by mělo jasně vymezit, zda bude zaměstnanec pracovat na dálku pouze částečně (například několik dní v týdnu) nebo plně, a pokud částečně, pak v jakém konkrétním rozsahu. Může se jednat o pevně stanovené dny (například každé úterý a čtvrtek), flexibilní uspořádání podle potřeb práce, nebo kombinaci obou přístupů. Důležité je také specifikovat, zda a za jakých okolností může být zaměstnanec povolán do sídla zaměstnavatele a jak budou řešeny případné změny v rozsahu práce na dálku.

5. Podmínky pro rozvržení pracovní doby

Pátým pilířem dohody jsou bližší podmínky pro rozvržení pracovní doby. Práce na dálku často přináší větší flexibilitu v organizaci pracovního času, ale současně vyžaduje jasná pravidla pro její vymezení. Dohoda by měla specifikovat, zda má zaměstnanec dodržovat pevně stanovenou pracovní dobu (například od 8:00 do 16:00), nebo má možnost pružného rozvržení pracovního času v rámci určitých mantinelů. Rovněž je vhodné definovat základní pracovní dobu během které musí být zaměstnanec dostupný pro komunikaci s kolegy a zákazníky, a způsob evidence pracovní doby.

Možnost využití vnitřních předpisů

Významnou praktickou možností, kterou zákon umožňuje, je odkazování dohody na pravidla stanovená zaměstnavatelem ve vnitřních předpisech. Toto řešení je obzvláště vhodné pro větší organizace, které mají komplexní systémy řízení práce na dálku a kde by zahrnutí všech detailních pravidel přímo do dohody vedlo k nepřiměřenému navýšení její délky a složitosti. Vnitřní předpisy mohou pokrývat širokou škálu témat – od technických požadavků na vybavení a software až po bezpečnostní protokoly, postupy pro řešení technických problémů nebo pravidla pro používání firemních dat a systémů v domácím prostředí.

Dodatečné aspekty k uvážení

Kromě výše uvedených základních bodů je vhodné v dohodě o práci na dálku uvážit i další aspekty, které mohou být relevantní podle konkrétních okolností. Patří mezi ně například otázky týkající se náhrad nákladů souvisejících s prací na dálku (elektřina, internet, telefonní hovory), zajištění technického vybavení a softwaru, postupy pro řešení technických problémů, pravidla pro ochranu osobních údajů a firemních informací, nebo podmínky pro ukončení práce na dálku. Důkladné promyšlení všech těchto aspektů přispívá k vytvoření funkční a dlouhodobě udržitelné dohody, která bude vyhovovat potřebám jak zaměstnavatele, tak zaměstnance.

Mohlo by vás také zajímat: Kolik hodin mohu pracovat při rodičovské? Pozor na nový systém pokut pro zaměstnavatele při práci na dálku