Co hrozí zaměstnavateli za nenahlášení nových zaměstnanců úřadům?

Každý zaměstnavatel je povinen při nástupu nového zaměstnance informovat několik klíčových institucí. Tato povinnost se vztahuje jak na tuzemské, tak i zahraniční pracovníky, přičemž u těch zahraničních jsou požadavky ještě přísnější.

V první řadě musí zaměstnavatel kontaktovat zdravotní pojišťovnu zaměstnance. Tato povinnost vychází ze zákona o veřejném zdravotním pojištění a musí být splněna nejpozději do osmi dnů od nástupu zaměstnance do práce. Zaměstnavatel je povinen nahlásit jméno a příjmení zaměstnance, jeho rodné číslo, adresu, výši mzdy a datum nástupu do zaměstnání.

Další institucí, kterou je nezbytné informovat, je Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ). I zde platí osmidenní lhůta pro nahlášení. ČSSZ vyžaduje podobné údaje jako zdravotní pojišťovna, ale navíc potřebuje informace o druhu pracovněprávního vztahu a případných předchozích pracovních poměrech.

Finanční úřad je třetí institucí, kterou musí zaměstnavatel informovat. V tomto případě nejde jen o nahlášení nového zaměstnance, ale především o registraci k dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, pokud zaměstnavatel ještě není jako plátce této daně registrován.

Specifické požadavky pro zahraniční pracovníky a osoby se zdravotním postižením

U zahraničních pracovníků je situace komplikovanější. Kromě výše uvedených institucí musí zaměstnavatel vždy informovat také Úřad práce ČR. Tato povinnost se vztahuje jak na občany EU, tak na občany třetích zemí, přičemž u druhé skupiny je celý proces složitější a často vyžaduje získání povolení k zaměstnání ještě před uzavřením pracovního poměru.

Podobně specifická je situace při zaměstnávání osob se zdravotním postižením. I v tomto případě je zaměstnavatel povinen informovat Úřad práce, a to nejen z důvodu evidence, ale také kvůli možnosti čerpání různých příspěvků a výhod, které zaměstnávání těchto osob přináší.

Sankce za nesplnění ohlašovacích povinností

Porušení výše uvedených povinností může mít pro zaměstnavatele velmi závažné finanční následky. Sankce se liší podle instituce, vůči které byla povinnost porušena, a také podle závažnosti a opakovanosti přestupku.

V případě nenahlášení nového zaměstnance zdravotní pojišťovně hrozí zaměstnavateli při prvním provinění pokuta až 200 000 Kč. Pokud se jedná o opakované porušení, může sankce vzrůst až na 400 000 Kč. Tyto pokuty uděluje zdravotní pojišťovna na základě zjištění při kontrole plátce pojistného.

Nenahlášení zaměstnance České správě sociálního zabezpečení může vést k podobně vysokým pokutám. ČSSZ může udělit pokutu až do výše 100 000 Kč za nesplnění nebo porušení povinností v nemocenském pojištění a v případě opakovaného porušení až do výše 500 000 Kč.

Finanční úřad může za nesplnění registrační povinnosti udělit pokutu až do výše 500 000 Kč. Kromě toho může finanční úřad doměřit daň, kterou měl zaměstnavatel odvést, a to včetně penále a úroků z prodlení.

Nejpřísnější sankce: zaměstnávání „na černo“

Zvláště přísné postihy hrozí v případě, že Státní úřad inspekce práce zjistí zaměstnávání osoby bez řádně uzavřeného pracovněprávního vztahu (pracovní smlouvy, dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti). V takovém případě se jedná o tzv. „práci na černo“ a sankce se mohou vyšplhat až na 10 000 000 Kč. Takto vysoké pokuty jsou ukládány zejména v případech systematického a rozsáhlého porušování předpisů.

Mimo to může inspektorát práce uložit pokutu až 2 000 000 Kč za porušení povinností souvisejících s nelegálním zaměstnáváním cizinců. Tyto pokuty se týkají především případů, kdy zaměstnavatel zaměstnává cizince bez pracovního povolení nebo povolení k pobytu.

Následky kromě finančních sankcí

Je důležité zdůraznit, že zaplacením pokuty celá záležitost nekončí. Zaměstnavatel je i nadále povinen splnit všechny své zákonné povinnosti, tedy zaměstnance řádně nahlásit příslušným úřadům, a to i zpětně. To znamená, že musí uhradit veškeré dlužné pojistné na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení, včetně penále za pozdní úhradu.

Kromě toho může nesplnění ohlašovacích povinností vést k dalším nepříjemným důsledkům, jako je vyloučení z veřejných zakázek, ztráta možnosti čerpat dotace nebo poškození pověsti firmy.

Přečtěte si také: Jaké povinnosti má zaměstnavatel, když jde zaměstnankyně na mateřskou? Co hrozí za neodeslání zaměstnance na povinnou prohlídku?