Od července roku 2024 vstoupila v platnost významná legislativní změna týkající se zaměstnavatelů a jejich povinností vůči správě sociálního zabezpečení. Tato změna přinesla novou měsíční povinnost, která spočívá v pravidelném předkládání detailních informací o zaměstnancích pracujících na základě dohody o provedení práce (DPP). Mnoha zaměstnavatelům se však stále nedaří hlášení k DPP podávat správně.
Hlavní problémy při vykazování
Zpracování elektronických formulářů
V současné době, i několik měsíců po zavedení této povinnosti, se mnoho zaměstnavatelů potýká s různými obtížemi při správném vyplňování požadovaných údajů. Nejkritičtější oblastí se ukazuje být správné vyplnění rodného čísla zaměstnance, přesné zadání kódů podání i správné uvedení dalších konkrétních uvedení osobních údajů
Specifické problémy s rodnými čísly
ČSSZ zaznamenává několik opakujících se problémů:
- Duplicitní použití stejného rodného čísla pro více zaměstnanců
- Nesprávné použití slovenského rodného čísla namísto českého
- Záměny v osobních údajích (jméno/příjmení)
Komplikace s kódy DPP
Další problematickou oblastí jsou kódy DPP v elektronickém podání, zejména:
- Akce 1 (základní hlášení)
- Akce 3 (ukončení DPP)
- Akce 5 (stornování záznamu)
Nejčastější chyby při kódování
Zaměstnavatelé často uvádějí rozdílné informace oproti původnímu hlášení, což způsobuje nesoulad v systému ČSSZ a může vést k:
- Zamítnutí podání
- Nutnosti oprav
- Časovým prodlevám při zpracování
Preventivní opatření a řešení
Kontrolní mechanismy
Pro minimalizaci chyb je doporučeno si důsledně ověřovat údaje přímo v systému ČSSZ prostřednictvím služby „Seznam zaměstnanců účastných pojištění“ a ověřovat údaje v průkazech totožnosti zaměstnanců
Praktické tipy pro zaměstnavatele
- Zavést dvojitou kontrolu všech zadávaných údajů
- Vytvořit interní systém ověřování správnosti dat
- Pravidelně školit odpovědné pracovníky
Závěrečná doporučení
Je zásadní věnovat maximální pozornost správnosti zadávaných údajů, zejména při:
- Prvotním zadávání nového zaměstnance
- Jakýchkoliv změnách v evidenci
- Ukončování pracovního poměru
Pravidelná kontrola a ověřování dat může předejít mnoha komplikacím a ušetřit čas i prostředky potřebné na následné opravy chybných hlášení.
Seznam zaměstnanců účastných pojištění najdete na portálu ČSSZ zde.