Délka procesu vyřízení žádosti o dotace je vždy individuální záležitostí, která je ovlivněná mnoha faktory, a proto většinou není možné poskytnout jednoznačnou odpověď na otázku, jak dlouho celý proces potrvá.
Prvním a snad nejdůležitějším faktorem je druh dotace, o kterou žadatel žádá. Existují totiž různé typy dotací, které sledují různé cíle a jsou určeny pro různé skupiny žadatelů. Například dotace na obnovitelné zdroje energie může mít jiný harmonogram a požadavky než dotace na rozvoj malých a středních podniků.
Dalším podstatným faktorem, který může ovlivnit délku vyřizování, je samotná složitost a rozsah projektu, na který je dotace žádána. Projekty, které jsou technologicky náročné nebo mají vysoký rozpočet, mohou vyžadovat další odborné posudky, schválení nebo konzultace s experty v daném oboru. V některých případech může být třeba projednat projekt i s řadou dalších institucí, což proces ještě prodlužuje.
Rámcově lze říci, že komplexní vyřízení žádosti o dotace může trvat průměrně od šesti týdnů až do tří měsíců. Tento časový interval se však může značně lišit zejména v závislosti na konkrétních podmínkách a okolnostech každého jednotlivého případu. Pokud je žádost kompletní a dobře připravená, může být vyřízena i rychleji. Na druhou stranu, pokud je žádost neúplná nebo obsahuje chyby, může se celý proces značně prodloužit. Žadatelé často musí opravit nebo doplnit potřebnou dokumentaci, což může zabrat několik týdnů navíc.
Další významnou proměnnou je vytíženost všech zainteresovaných úředníků a pracovníků, kteří žádosti zpracovávají. V obdobích, kdy je podáno velké množství žádostí, například před konečným termínem odevzdání, může dojít k přetížení úřadů, a tím i ke zpomalení celého procesu. Úředníci musí každou žádost důkladně prozkoumat a posoudit, což vyžaduje čas a pečlivost, aby se předešlo případným chybám nebo nesprávným rozhodnutím.
Na straně druhé je potřeba zdůraznit, že celý proces podávání a vyřizování žádostí o dotace probíhá v dnešní době výhradně elektronicky. Elektronický systém podávání žádostí má na délku vyřizování velmi pozitivní dopad. Žadatelé mohou svou žádost podat a sledovat její stav online, což zrychluje komunikaci mezi žadatelem a úřady. Elektronické systémy také umožňují rychlé a efektivní zpracování dat, což v minulosti nebylo možné, když byla většina dokumentů zpracovávána manuálně.