Jak doplnit údaje do JMHZ a na jaké chyby dát pozor?

Doplňování údajů do registru zaměstnavatelů – správný formulář

Pokud zaměstnavatel v průběhu dubna 2026 poprvé doplňuje údaje o své registraci do registru zaměstnavatelů, musí použít výhradně formulář s názvem: „Registrace zaměstnavatele – Doplňující podání“
Tento formulář je určen jednorázově a pouze pro tento konkrétní účel – tedy pro prvotní doplnění chybějících povinných údajů.
Zaměstnavatel nesmí k tomuto účelu použít jiný formulář, i kdyby se mu zdál podobný nebo zaměnitelný.

Zcela jiný tiskopis, konkrétně „Registrace zaměstnavatele – změna/oprava evidovaných údajů zaměstnavatele“, se používá pouze tehdy, když:
- zaměstnavatel potřebuje změnit údaje, které již ČSSZ v evidenci má,
- nebo potřebuje opravit chybně zapsané údaje, které již byly dříve do systému zadány.
Tento formulář nelze použít pro prvotní doplnění chybějících údajů – k tomu slouží výše zmíněné Doplňující podání.

Zaměstnavatelé velmi často zaměňují oba výše uvedené formuláře a používají nesprávný tiskopis pro daný úkon.
Tato záměna způsobuje:
- nesprávné zpracování podání ze strany ČSSZ,
- zbytečné průtahy a komplikace při registraci,
- v krajních případech i nutnost opakovaného podání správným formulářem.
Je proto zásadní vždy před podáním zkontrolovat název i typ formuláře a ujistit se, že odpovídá prováděnému úkonu.

Stejně jako u registru zaměstnavatelů, i při doplňování údajů o zaměstnancích je nutné použít správný typ podání.
Údaje o zaměstnancích se doplňují prostřednictvím podání: „Registrace zaměstnance“ – typ akce: změna
I zde se zaměstnavatelé dopouštějí obdobných chyb jako u registru zaměstnavatelů – volí nesprávný typ akce nebo nesprávný formulář.
Správné označení typu akce je při doplňování údajů klíčové – systém podání zpracovává odlišně podle zvoleného typu.

Je nutné vyplnit všechny povinné položky – jejich vynechání způsobí odmítnutí podání nebo jeho nesprávné zpracování.
Zároveň je zakázáno vyplňovat položky označené jako zakázané – jejich vyplnění může způsobit chybu při zpracování.
Před odesláním vždy zkontrolujte, které položky jsou povinné a které zakázané pro daný typ podání.

Při vyplňování položek, které využívají číselníkové hodnoty (např. typ pracovního poměru, kód pojišťovny apod.), je nutné zadat přesně hodnotu z číselníku.
Nesprávně zadaná číselníková hodnota způsobí chybu při validaci podání.
Doporučuje se vždy používat aktuální číselníky zveřejněné ČSSZ, protože se mohou průběžně aktualizovat.

DIČ musí být zadáno ve správném formátu – chybný formát nebo překlepnuté číslo způsobí neplatnost podání.
Zkontrolujte, zda DIČ odpovídá skutečnému daňovému identifikačnímu číslu zaměstnavatele vedenému u finančního úřadu.

ID zaměstnání je jedinečný identifikátor každého pracovního vztahu a musí být vyplněno přesně a správně.
Záměna nebo chybné zadání ID zaměstnání může vést k přiřazení údajů k nesprávnému zaměstnanci nebo pracovnímu poměru.
Věnujte proto zadávání ID zaměstnání zvýšenou pozornost a vždy jej ověřte před odesláním podání.