Začátky podnikání mohou být často spojeny s potřebou externího financování, a jedním z nejběžnějších způsobů, jak ho získat, je sjednání úvěru. Pro podnikatele, který vede daňovou evidenci, je správné a přesné zaevidování tohoto úvěru klíčové. Prvním krokem při evidování úvěru je okamžik, kdy podnikatel obdrží od banky doklad o poskytnutí úvěru. Tento doklad je základním dokumentem, na jehož základě podnikatel provede první zápis do své knihy závazků. V této knize se zaznamenávají všechny dluhy a závazky podniku včetně jejich přesného data vzniku a dalších podstatných informací.
Kniha závazků by měla obsahovat podrobný popis úvěru včetně výše poskytnutých prostředků, úrokové sazby, podmínek splácení a všech dalších relevantních údajů. Tento záznam slouží nejen jako doklad pro finanční úřad, ale také jako podklad pro podnikatele, který si díky němu může udržet přehled o všech svých finančních závazcích. Navíc, pokud by došlo k jakýmkoliv nesrovnalostem nebo problémům při splácení, bude podnikatel schopný dohledat všechny potřebné informace rychle a přesně.
Práce s úvěrem však není jednorázovou administrativní činností. Evidenční povinnosti ve vztahu k úvěru pokračují po celou dobu jeho splácení. Podnikatel musí pravidelně evidovat každou jednotlivou splátku úvěru ve své daňové evidenci. Každá splátka by měla být evidována s přesným datem a přiloženým dokladem, který potvrzuje provedení platby. Doklad o splátce může být například bankovní výpis nebo potvrzení o realizaci platby, které podnikatel obdržel od banky.
Kromě evidování splátek v knize závazků je také nezbytné zahrnout tyto platby do výdajů v daňové evidenci. Výdaje by měly být zaevidovány v okamžiku, kdy jsou skutečně vynaloženy, a to na základě skutečných plateb. Tento postup podnikateli zajistí, že bude mít vždy přesně zaevidovány všechny náklady související s úvěrem, což je důležité pro správné sestavení daňového přiznání a vykazování daňových povinností.
Podnikatel musí dále sledovat také úrokové náklady spojené s úvěrem. Tyto náklady jsou uznatelným daňovým výdajem a musí být evidovány samostatně. Úroky by měly být evidovány v okamžiku, kdy jsou skutečně placeny, opět s přiloženými doklady potvrzujícími platbu. Je vhodné mít například samostatnou položku v daňové evidenci, kde budou evidovány pouze úroky, což zjednoduší správu těchto nákladů a jejich následné vykazování.