Jak je možné nahradit papírový ověřený podpis elektronickým?

Právní základ pro nahrazení papírového ověřeného podpisu elektronickým upravuje zákon č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (ZoPDS) v návaznosti na nařízení eIDAS Evropské unie. Zákon definuje kvalifikované elektronické podpisy a časová razítka jako plnohodnotné ekvivalenty tradičního úředního ověření. Proces provádějí autorizované legalizační autority, které ručí za právní platnost výsledného dokumentu.

Princip elektronického ověření:
Základem náhrady listinného ověření je elektronický dokument ve formátu PDF, který podepisující opatří svým kvalifikovaným elektronickým podpisem (QES). Ověřovací autorita následně k tomuto dokumentu připojí vlastní kvalifikovaný elektronický podpis, ověřovací doložku a kvalifikované časové razítko. Tímto trojím úkonem je zajištěna integrita, autenticita i nezpochybnitelnost obsahu dokumentu.

Elektronická identita:
K prokázání totožnosti podepisujícího se využívá elektronická identita podle nařízení eIDAS. V České republice se nejčastěji uplatňují občanský průkaz s čipem, služba MojeID, mobilní datová schránka či bankovní identita. Elektronická identita plně nahrazuje fyzické předložení dokladů při ověřování podpisu.

Notářské ověření:
Tradičním postupem je osobní návštěva notáře, který ověří totožnost klienta a pravost jeho podpisu. Notář pak k předloženému elektronickému dokumentu připojí kvalifikovanou ověřovací doložku a časové razítko. Tímto krokem vzniká elektronicky ověřený dokument s plnou právní váhou rovnocennou listinnému ověření.

Ověření na dálku:
Notářské ověření lze provést i bez fyzické přítomnosti klienta prostřednictvím videokonference. Podepisující se identifikuje elektronickou identitou a před kamerou potvrdí, že elektronický podpis je jeho vlastní a že dokument podepsal osobně. Výsledný elektronický dokument má shodné právní účinky jako při osobním setkání s notářem.

Videokonferenční proces:
Během videohovoru notář vizuálně ověří totožnost klienta a porovná ji s údaji v elektronické identitě. Klient společně s notářem podepisuje dokument v zabezpečené online aplikaci v reálném čase. Po ukončení hovoru notář připojí svoji kvalifikovanou doložku a časové razítko, čímž završuje proces verifikace.

Bankovní identita:
Bankovní identita je elektronická identita založená na datech bankovního účtu uživatele. Umožňuje prokázat totožnost nejen u finančních institucí, ale i při ověřování elektronického podpisu na dálku. Tato služba je hojně využívána při přístupu k eGovernment aplikacím a on-line transakcím.

Služby CzechPOINT:
Alternativu k notářskému ověření poskytují kontaktní místa CzechPOINT provozovaná Českou poštou a vybranými úřady. Klient přináší příslušný PDF dokument s vlastnoručně připojeným podpisem do pobočky. Pracovník CzechPOINT ověří totožnost, připojí kvalifikovaný podpis, ověřovací doložku a časové razítko.

Postup na CzechPOINTu:
Nejprve uživatel nahraje elektronicky podepsaný dokument do úschovy zřízené Českou poštou, která generuje průvodku. S touto průvodkou a platným průkazem totožnosti se klient dostaví na kontaktní místo CzechPOINT. Zaměstnanec ověří identitu a zpřístupní ověřenou verzi dokumentu v úschově po dobu 30 dnů.

Úschova elektronických dokumentů:
Úschova představuje zabezpečený prostor pro dočasné uložení dokumentu určeného k ověření. Uživatel nahraje PDF s vlastnoručně vytvořeným elektronickým podpisem a získá jedinečný odkaz k průvodce. Po ověření totožnosti se dokument automaticky obohatí o ověřovací složky a je připraven k vyzvednutí.

Průvodka a její role:
Průvodka je elektronický doklad o uložení dokumentu v systému CzechPOINT a žádosti o ověření podpisu. Obsahuje unikátní referenční číslo, identifikační údaje žadatele a čas vkladu. Bez předložení průvodky na kontaktním místě nelze ověření zahájit.

Připojení kvalifikovaného podpisu:
Ověřovací autorita k dokumentu přidá svůj kvalifikovaný elektronický podpis vydaný důvěryhodným poskytovatelem certifikátů. Tento podpis dokládá pravost klientova podpisu a neporušenost obsahu. Díky připojenému certifikátu je možné ověřit integritu dokumentu kdykoliv do budoucna.

Kvalifikované časové razítko:
Časové razítko potvrzuje přesný okamžik ověření a brání zpětné manipulaci s časovými údaji. Poskytuje jej akreditovaný poskytovatel certifikačních služeb a garantuje jeho pravost. Razítko je připojeno k dokumentu současně s kvalifikovaným podpisem ověřovací autority.

Právní účinky a platnost:
Elektronicky ověřený dokument má shodné právní účinky jako papírový úředně ověřený podpis dle části šesté ZoPDS. Orgány státní správy i soukromé subjekty jej přijímají jako originál a důkazní prostředek ve stejné míře s listinným ověřením. Platnost dokumentu je zachována za předpokladu dodržení celého postupu kvalifikované verifikace.

Oblasti použití:
Elektronicky ověřené podpisy se nejčastěji používají při podání na katastr nemovitostí, ve stavebním řízení a u finančních úřadů. Dále nalézají uplatnění v obchodním styku při uzavírání smluvních dokumentů a při vedení digitálních spisů. V poslední době roste jejich využití také v oblasti zdravotnictví, školství a veřejných zakázek.

Výjimka plné moci:
Jedinou zákonnou výjimkou z možnosti náhrady papírového podpisu je úřední ověření plné moci. Plná moc musí podle současné právní úpravy existovat výhradně jako listinný dokument s ověřeným originálem u notáře. Elektronická forma plné moci zatím není rovnocenně uznávána.

Mohlo by vás také zajímat: Jak si vytvořit identitu občana? Od července 2022 bude možné úřední ověření elektronického podpisu