Datové schránky představují moderní a efektivní způsob elektronické komunikace mezi občany, podnikateli a orgány veřejné moci. Pokud se ptáte, jak poslat zprávu datovou schránkou, je důležité vědět, že celý proces je navržen tak, aby byl co nejintuitivnější a uživatelsky přívětivý. Systém datových schránek je vytvořen s ohledem na uživatele, kteří nemusí být technicky zdatní, a proto vás celým procesem odesílání zprávy sám provede.
Systém schránky navede uživatele k odeslání, stačí jen klikat a číst zobrazované informace
Když se přihlásíte do své datové schránky, naleznete zde přehledné rozhraní s několika základními sekcemi. Jednou z nich je možnost vytvoření nové zprávy. Pamatujte, že datová zpráva má oficiální charakter, proto je vhodné dodržovat formální úpravu a správnou strukturu textu. Pod tímto polem najdete možnost připojit přílohy. Můžete nahrát různé typy dokumentů, jako jsou textové soubory, tabulky, obrázky nebo PDF dokumenty.
Jakmile máte zprávu vytvořenu, vyplněnu adresu a případné přílohy nahrány, přichází čas zprávu odeslat. V levém dolním rohu okna pro vytvoření datové zprávy najdete výrazné tlačítko s nápisem „ODESLAT ZPRÁVU“. Toto tlačítko je záměrně umístěno tak, aby bylo snadno viditelné a přístupné.
Před samotným odesláním je vhodné ještě jednou zkontrolovat obsah zprávy, správnost adresy příjemce a úplnost příloh. Pokud je vše v pořádku, stačí na tlačítko „ODESLAT ZPRÁVU“ kliknout a systém začne zpracovávat vaši žádost o odeslání.
Za odeslání některých zpráv je nutné zaplatit a jiné jsou zdarma
Je důležité vědět, že některé typy datových zpráv mohou být zpoplatněny. V takovém případě se nad tlačítkem pro odeslání zprávy zobrazí informace o výši poplatku, který budete muset uhradit. Tento poplatek se obvykle týká komunikace neurčené úřadům a institucím. S úřady se přes datovou schránku komunikuje zdarma. Před odesláním takové zprávy byste měli mít zajištěn dostatek prostředků na úhradu poplatku.
Po kliknutí na tlačítko „ODESLAT ZPRÁVU“ systém zahájí proces odesílání. Tento proces obvykle trvá jen několik sekund, během kterých systém ověří všechny náležitosti zprávy, zkontroluje dostupnost schránky příjemce a provede samotné odeslání.
Pokud je odeslání úspěšné, zobrazí se vám potvrzující okno s informací o úspěšném odeslání zprávy. Toto okno obvykle obsahuje i další užitečné informace, jako je přesný čas odeslání, identifikační číslo zprávy a někdy i předpokládaný čas doručení. Tyto údaje si můžete poznamenat pro případnou budoucí referenci.
V některých případech se však může stát, že odeslání zprávy není možné. Může to být z různých důvodů – například můžete mít problémy s internetovým připojením, nebo může dojít k technické chybě na straně systému datových schránek.
V takové situaci vás systém okamžitě informuje prostřednictvím chybového hlášení. Toto hlášení se zobrazí v podobě okna s vysvětlujícím textem, který popisuje důvod, proč zprávu nebylo možné odeslat.
Pokud se setkáte s takovým chybovým hlášením, nemusíte se obávat. Vaše zpráva zůstane uložena jako koncept a můžete se pokusit o její odeslání později. V některých případech může být řešením jednoduše počkat několik minut a zkusit odeslání znovu. Jindy může být potřeba kontaktovat technickou podporu datových schránek nebo ověřit správnost údajů příjemce.