Účtování cestovních náhrad představuje komplexní účetní proces, který zahrnuje několik důležitých aspektů a účetních operací. Tento proces musí být pečlivě zdokumentován a správně zaúčtován v souladu s platnými účetními předpisy.
Nákladový účet 512
Na účtu 512 – Cestovné se účtují veškeré náklady související s pracovními cestami zaměstnanců. Tyto náklady zahrnují:
- Náklady na ubytování během služební cesty
- Jízdné v hromadné dopravě (vlaky, autobusy, letadla)
- Zákonné stravné dle délky pracovní cesty
- Náhrady za spotřebované pohonné hmoty
- Základní náhrady při použití osobního automobilu
- Další prokazatelné výdaje (např. parkovné, dálniční poplatky)
Účtování záloh a vyúčtování
Účet 333 – Ostatní dluhy vůči zaměstnancům
Na tomto účtu se evidují:
- Poskytnuté zálohy na pracovní cesty
- Závazky vůči zaměstnancům vyplývající z vyúčtování pracovních cest
Účet 335 – Pohledávky za zaměstnanci
Zde se účtují:
- Přeplatky z vyúčtování pracovních cest
- Pohledávky za zaměstnanci vzniklé z nevyúčtovaných záloh
Uzávěrkové operace
Na konci účetního období se provádí:
- Kontrola všech nevyúčtovaných pracovních cest
- Převod zůstatku účtu 512 na účet 710 – Účet zisků a ztrát
- Zaúčtování případných kurzových rozdílů u zahraničních pracovních cest
Praktický příklad účtování
1. Poskytnutí zálohy zaměstnanci:
- MD 335 / D 211 (pokladna)
2. Vyúčtování pracovní cesty:
- MD 512 / D 333 (cestovní náhrady)
- MD 333 / D 335 (zúčtování zálohy)
3. Doplatek zaměstnanci:
- MD 333 / D 211 (pokladna)
Specifická pravidla a doporučení
- Všechny doklady musí být řádně očíslovány a archivovány
- Je nutné dodržovat zákonné lhůty pro vyúčtování pracovních cest
- Doporučuje se vést podrobnou evidenci pracovních cest
- U zahraničních cest je třeba zohlednit kurzové rozdíly
Důležité vždy je si ujasnit i u cestovních náhrad otázku daní.