Daňovou evidenci není oprávněna vést celá řada subjektů, zejména ty, které podléhají povinnému vedení účetnictví podle zákona o účetnictví.
První skupinou, která nemůže vést daňovou evidenci, jsou právnické osoby. Právnické osoby, jako jsou například společnosti s ručením omezeným, akciové společnosti, družstva a další, mají zákonnou povinnost vést řádné účetnictví, které je mnohem detailnější a komplexnější než daňová evidence. Tento druh účetnictví zajišťuje komplexní a podrobný přehled o hospodářských operacích daného subjektu, což je nezbytné pro transparentní správu a kontrolu jejich finančních záležitostí.
Další kategorií, která nemůže vést daňovou evidenci, jsou podnikající fyzické osoby, které jsou zapsány v obchodním rejstříku jako podnikatelé. Zákon o účetnictví stanovuje, že tyto osoby mají povinnost vést účetnictví, pokud jejich roční příjmy z podnikání přesáhnou určitou hranici, konkrétně 25 miliónů korun. Tento limit je stanoven proto, aby se zajistilo, že podnikatelé s vyšším obratem budou poskytovat podrobnější a přesnější finanční údaje, které jsou důležité nejen pro správu jejich vlastního podnikání, ale také pro potřeby státních orgánů, bank a dalších zainteresovaných stran.
Kromě výše uvedených skupin je nutné zmínit ještě jednu specifickou situaci, kdy podnikající fyzické osoby musí vést účetnictví povinně. Jedná se o případy, kdy podnikatelé spolupracují nebo podnikají společně s jiným podnikatelem, který již má povinnost vést účetnictví. Tato situace může nastat například v rámci společných podniků, sdružení nebo jiných forem spolupráce, kde by vedení odlišné daňové evidence mohlo vést k nepřehlednosti a komplikacím při sledování hospodářské činnosti.
Daňová evidence je pro určité skupiny podnikatelů výhodná díky své relativní jednoduchosti a nižším administrativním nárokům. Umožňuje jim vést záznamy o příjmech a výdajích méně náročným způsobem, což může být zvláště užitečné pro drobné živnostníky nebo fyzické osoby podnikající v menším měřítku. Nicméně, jak už bylo uvedeno, právnické osoby a podnikající fyzické osoby, jejichž příjmy nebo forma podnikání přesahují určité limity, musí vést podrobné účetnictví, které je přísnějším a strukturovanějším systémem vedení finančních záznamů.