Povinnost vést daňovou evidenci má podnikatel fyzická osoba, který má příjmy ze samostatné výdělečné činnosti, ale není ze zákona povinen vést účetnictví a chce si v daňovém přiznání daňově uplatnit skutečně vynaložené výdaje na podnikání. Typicky se jedná například o živnostníky, kteří podnikají v různých oblastech – může jít o řemeslníky, konzultanty, poradce, ale i drobné obchodníky a mnoho dalších povolání.
Podnikatelé, kteří vedou daňovou evidenci, musí zaznamenávat všechny své příjmy a výdaje, aby mohli své daňové povinnosti přesně a transparentně splnit. Právě k daňovému uplatnění skutečných výdajů je vedení daňové evidence nezbytné, protože jde o podstatný doklad k daňovému přiznání. Bez tohoto záznamu by bylo pro finanční úřad nemožné ověřit, jaké výdaje podnikatel skutečně měl a zda odpovídají jeho daňovému přiznání. Evidence musí být vedena tak, aby bylo možné jednoznačně zjistit výši těchto výdajů, jejich charakter a spojitost s činností, z níž příjmy pocházejí.
Existuje několik typů výdajů, které může podnikatel v rámci daňové evidence vykázat. Mezi nejčastější patří běžné provozní náklady, jako jsou náklady na materiál, energii, nájemné, opravy a údržbu, ale také mzdy zaměstnanců a náklady na sociální a zdravotní pojištění. Podnikatelé si mohou uplatnit i výdaje spojené s dopravou, reklamou a propagací, odborným školením či konzultačními službami. Veškeré tyto výdaje musí být podloženy doklady, jako jsou faktury, stvrzenky nebo smlouvy, které je nutné pečlivě uchovávat.
Kromě základní daňové evidence příjmů a výdajů je nutné vést i další evidenci, například evidenci zásob nebo majetku. To platí zejména pro podnikatele, kteří pracují s velkým množstvím materiálu nebo zboží, kde je třeba přesně evidovat zásoby, jejich nákupy a spotřebu. Stejně tak je důležité evidovat dlouhodobý majetek, jako jsou stroje, zařízení nebo budovy, a provádět odpisy tohoto majetku, což může mít vliv na daňové povinnosti podnikatele.
Daňová evidence tedy plní několik klíčových funkcí. Pomáhá podnikateli sledovat jeho finanční situaci, usnadňuje mu plnění daňových povinností a podává obraz o efektivitě a rentabilitě jeho podnikání. Kromě toho je nezbytná pro komunikaci s finančními úřady a dalšími státními institucemi, které mohou z různých důvodů požadovat doložení skutečného hospodaření podnikatele.