Proces, kdy se dotace musí vrátit, souvisí s řadou pravidel a povinností, které jsou příjemci dotace uloženy ze strany poskytovatele dotace a právních předpisů. Nejprve je důležité začít tím, že dotace, což jsou finanční prostředky poskytované na konkrétní účel, jsou podmíněné určitými požadavky. Tyto požadavky mohou zahrnovat specifické způsoby, jakými má být dotace použita, přesné účely, pro něž má být určena, a další podmínky, které musí příjemce dodržet.
Pokud příjemce dotace tyto požadavky a podmínky nedodrží, například pokud peníze použije na něco jiného, než bylo stanoveno, nebo pokud nesplní formální náležitosti vztahující se k dokumentaci a vykazování čerpání prostředků, může dojít k situaci, kdy je považováno za nutné, aby dotaci vrátil. Porušení povinností může být různého druhu a závažnosti. Někdy je může způsobit nedbalost či neznalost pravidel, jindy však může jít i o úmyslné jednání s cílem zneužít přidělené prostředky pro jiné účely.
Poskytovatel dotace, což může být například ministerstvo, regionální úřad nebo jiná veřejnoprávní instituce, je oprávněn provádět kontrolu, zda jsou dotace využívány v souladu s účelem, na který byly poskytnuty. V případě, že kontrola odhalí nesrovnalosti nebo přímá porušení, má poskytovatel právo rozhodnout o tom, že dotace musí být vrácena.
Stanovené lhůty pro vrácení dotace mohou být různé, obvykle se však pohybují v řádu několika týdnů od vydání rozhodnutí. Pokud příjemce obdrží rozhodnutí o vrácení dotace, musí ve stanovené lhůtě zjednat nápravu a finanční prostředky vrátit zpět na účet poskytovatele dotace.
Pokud však příjemce dotace s rozhodnutím poskytovatele nesouhlasí, má právo se proti tomuto rozhodnutí soudně bránit. Tento proces může být náročný jak časově, tak finančně, a často vyžaduje právní zastoupení.
Soudní řízení pak zkoumá, zda bylo rozhodnutí poskytovatele dotace oprávněné a zda příjemce skutečně porušil stanovené podmínky. Pokud soud rozhodne ve prospěch příjemce, může být původní rozhodnutí o vrácení dotace zrušeno nebo upraveno. Naopak, pokud soud rozhodne ve prospěch poskytovatele dotace, musí příjemce dotaci vrátit i s případnými penále či úroky.