Rozdílné podmínky krátkodobých a dlouhodobých zahraničních pracovních cest

1. Úvod do problematiky zahraničních pracovních cest

Zaměstnavatelé, kteří vysílají své zaměstnance na pracovní cesty do zahraničí, musí rozlišovat mezi tím, zda se jedná o krátkodobý nebo dlouhodobý pobyt, protože tyto dvě situace mají odlišné právní, administrativní i organizační požadavky.
Je nutné se řídit ustanoveními českého zákoníku práce, které reguluje pracovní cesty v obecné rovině, a zároveň zohlednit mezinárodně platné směrnice EU, zejména při práci na území jiných členských států.
Zásadní rozdíl spočívá zejména v délce pobytu mimo domovskou zemi a v tom, zda zaměstnanec zůstává na pracovní cestě, nebo se na něj začne vztahovat režim tzv. „vyslaného pracovníka“.

2. Rozdíl mezi krátkodobou a dlouhodobou zahraniční pracovní cestou

Krátkodobá pracovní cesta:
- Trvá zpravidla do čtyř týdnů.
- Typicky zahrnuje účely jako vyjednávání podmínek spolupráce, získávání informací, přebírání zkušeností apod.
- Zaměstnavatel musí se zaměstnancem uzavřít standardní dohodu o zahraniční cestě, podobnou té, která se uzavírá při pracovních cestách v rámci ČR.
- Stanovují se obvyklé cestovní náhrady, například za dopravu, ubytování a stravné.
Dlouhodobá pracovní cesta:
- Trvá déle než čtyři týdny, přičemž často jde o několik měsíců nebo dokonce let.
- Dlouhodobější pobyt již podle zákoníku práce přechází do režimu „vyslaného pracovníka“, což upravuje směrnice EU č. 96/71/ES.
- Zaměstnavatel musí zařídit komplexní administrativu spojenou s vysláním, včetně notifikace příslušných úřadů hostitelského státu, vyplnění formulářů a zajištění odpovídajících pracovních a mzdových podmínek.

3. Administrativní a právní požadavky u krátkodobých cest

U krátkodobých pracovních cest je proces jednodušší a vyžaduje méně administrativy.
Zaměstnavatel uzavře interní dohodu o pracovní cestě, která obsahuje:
- Jasný účel cesty a odhad její délky.
- Nastavení pravidel pro cestovní náhrady.
- Potvrzení o zajištění zdravotního pojištění platného v zahraničí.
Tyto podmínky se příliš neliší od pravidel pro pracovní cesty v rámci České republiky.

4. Komplexní požadavky na dlouhodobé vyslání

V případě vyslání zaměstnance na delší pobyt do zahraničí zaměstnavatel musí:
- Vyplnit příslušné formuláře o vyslání zaměstnance. Tyto formuláře se předkládají hostitelskému členskému státu EU.
- Splnit notifikační povinnost vůči příslušnému úřadu v hostitelském státě.
- Zajistit, že zaměstnanec obdrží stejné platové a pracovní podmínky jako místní pracovníci v dané zemi. Podle směrnice EU se to týká pracovní doby, odpočinku, dovolené, ochrany zdraví a bezpečnosti, ale i odměňování.
Při delším vyslání, které přesahuje 12 měsíců (s možností prodloužení na 18 měsíců), začne na zaměstnance působit většina pracovněprávních předpisů dané země, což zaměstnavatele zavazuje k dalším povinnostem.

5. Režim „vyslaného pracovníka“ podle směrnice EU 96/71/ES

Dle směrnice Rady EU je vyslaným pracovníkem osoba, která po omezenou dobu vykonává práci na území jiného členského státu EU.
Zaměstnanci jsou chráněni pravidly rovného zacházení, což zahrnuje:
- Stejné mzdové podmínky jako místní zaměstnanci (včetně všech benefitů a příplatků).
- Zajištění ochrany zdraví a bezpečnosti na pracovišti podle standardů hostitelského státu.
- Možnost přístupu ke stejným podmínkám dovolené a pracovní doby.

6. Rizika pro zaměstnavatele při nedodržení pravidel

Pokud zaměstnavatel nesplní svou oznamovací povinnost vůči hostitelskému státu, nebo pokud dojde k chybnému vyplnění potřebné dokumentace, hrozí mu významné pokuty.
Tyto pokuty jsou stanoveny podle pravidel hostitelského státu a často se jedná o velmi vysoké částky.
- Například při vysílání zaměstnance na Slovensko může českého zaměstnavatele chyby v administrativě stát až 100 000 EUR.
V případě opakovaného porušení pravidel může být ohrožena i pověst zaměstnavatele, což může negativně ovlivnit jeho obchodní vztahy v zahraničí.

7. Důležitost správného nastavení podmínek zahraničních pracovních cest

Zaměstnavatel musí věnovat maximální pozornost přípravě a organizaci pracovních cest, zejména těch dlouhodobých.
Podmínky pracovní cesty nebo vyslání by měly být podrobně projednány se zaměstnancem předem.
Je vhodné konzultovat pravidla s odborníkem na pracovní právo a mezinárodní legislativu, aby byly minimalizovány chyby.

8. Závěr

Rozdíly mezi krátkodobou a dlouhodobou zahraniční pracovní cestou nejsou zanedbatelné a vyžadují důkladnou přípravu.
Při správném nastavení podmínek a při dodržení všech pravidel lze zajistit hladký průběh zahraniční cesty a minimalizovat právní či finanční rizika pro zaměstnavatele i zaměstnance.