V oblasti nahlašování a vykazování příjmů zaměstnanců pracujících na dohodu o provedení práce (DPP) dochází k častým chybám, na které upozorňuje Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ).
Nový elektronický formulář, ačkoli vyžaduje pouze základní identifikační údaje o zaměstnanci, datum zahájení a případně ukončení pracovního poměru, a informace o měsíčním příjmu, představuje pro mnohé zaměstnavatele značnou výzvu. Navzdory zdánlivé jednoduchosti těchto požadavků se ukazuje, že správné a bezchybné vyplnění formuláře není pro řadu firem a organizací snadným úkolem.
Mezi nejčastější chyby, které ČSSZ identifikovala, patří nesprávně uvedená rodná čísla zaměstnanců. Tento údaj je klíčový pro jednoznačnou identifikaci pracovníka a jeho chybné uvedení může vést k závažným komplikacím při zpracování dat. Vedle rodných čísel se často vyskytují i chyby v záznamu jmen a příjmení zaměstnanců.
Problematické mohou být i zdánlivě drobné odchylky ve jménech, jako například rozdíl mezi „Josef“ a „Jozef“ nebo „Alexandr“ a „Alexander“. Tyto nuance, které se mohou jevit jako nepodstatné, mohou ve skutečnosti způsobit značné potíže při identifikaci zaměstnance v systému. Zvláštní pozornost je třeba věnovat také správnému přechylování příjmení, zejména u cizinek nebo žen s méně obvyklými příjmeními.
Další závažnou chybou, kterou ČSSZ často registruje, je nesprávné uvedení data nástupu do zaměstnání. Tento údaj je klíčový pro správné zařazení zaměstnance do systému sociálního zabezpečení a jeho chybné uvedení může vést k problémům s evidencí odpracované doby a následně i k dalším problémům.
Komplikace nastávají i při používání kódů DPP v elektronickém podání VPDPP. Zaměstnavatelé často chybují při volbě správného kódu pro různé akce, jako je výkaz příjmů (akce 1), skončení DPP s výkazem (akce 3) nebo storno (akce 5). Tyto chyby mohou vést k nesouladu mezi údaji, se kterými byla DPP původně nahlášena, a těmi, které jsou evidovány v systémech ČSSZ.
Zvláště závažným pochybením je podání výkazu příjmů zaměstnance na DPP bez předchozího zaevidování daného zaměstnance do systému ČSSZ. Tento postup je v rozporu s platnými předpisy a může vést k odmítnutí celé dokumentace a nutnosti opakovaného podání.
ČSSZ v reakci na tyto časté chyby důrazně doporučuje zaměstnavatelům, aby věnovali zvýšenou pozornost správnosti vyplňovaných údajů. Pro minimalizaci rizika chyb se doporučuje důkladná kontrola všech zadávaných informací, ideálně s využitím oficiálních dokumentů zaměstnance, jako je průkaz totožnosti.
Zaměstnavatelé by měli také zvážit investici do školení zaměstnanců odpovědných za vyplňování těchto formulářů, aby se seznámili s nejnovějšími požadavky a postupy. ČSSZ nabízí různé informační materiály a konzultace, které mohou pomoci předcházet běžným chybám a zajistit hladký průběh celého procesu.
V neposlední řadě je důležité, aby zaměstnavatelé průběžně sledovali aktualizace a změny v legislativě týkající se DPP a souvisejících administrativních povinností. Proaktivní přístup k této problematice může výrazně snížit riziko chyb a následných komplikací v komunikaci s ČSSZ.