Jak nahlásit zaměstnance cizince na úřad práce od července 2024?

Od 1. července 2024 dochází k významné digitalizační změně v procesu povinného nahlašování zaměstnanců cizinců na úřad práce.
Reforma spočívá v zavedení výhradně digitálního způsobu vyplnění a hlavně zaslání povinných informací k zaměstnávání cizinců. Tato změna reflektuje současný trend digitalizace státní správy a reaguje na potřeby moderní doby, kdy je kladen důraz na rychlost, přesnost a efektivitu administrativních procesů.


Klíčovým prvkem nového systému je jeden digitální formulář, který zaměstnavatelé budou používat pro veškeré informace týkající se zaměstnávání cizinců. Tento formulář bude sloužit jako univerzální nástroj pro nahlášení všech povinných údajů od okamžiku nástupu zaměstnance až po ukončení jeho pracovního poměru. To znamená, že zaměstnavatelé již nebudou muset vyplňovat různé typy formulářů pro různé fáze zaměstnání cizince, což značně usnadní a zrychlí celý proces.


Nový systém si samozřejmě vyžaduje i digitální podání a nabízí tři způsoby jak úkol splnit:

  • První možností je vyplnění formuláře přímo na webových stránkách úřadu práce. Tato metoda bude pravděpodobně nejpřístupnější pro menší firmy nebo zaměstnavatele, kteří nemají složité interní systémy pro správu personálních dat.
  • Druhá možnost spočívá v zaslání XML souboru do datové schránky Úřadu práce ČR. Tento způsob bude vhodný zejména pro větší společnosti, které mají vlastní personální systémy schopné generovat strukturované XML soubory. Tato metoda umožní efektivní dávkové zpracování dat pro firmy s větším počtem zaměstnanců cizinců.
  • Třetí a nejpokročilejší možností je přímá integrace informačního systému zaměstnavatele s rozhraním Ministerstva práce a sociálních věcí (MPSV). Toto řešení bude ideální pro velké korporace nebo firmy s vysokou fluktuací zahraničních zaměstnanců, neboť umožní automatizované a téměř okamžité předávání informací mezi systémem zaměstnavatele a státní správou.