Kdy se nahlásit, odhlásit nebo změnit údaje v evidenci registru zaměstnavatelů?
Evidence zaměstnavatele a evidence zaměstnance představují zcela nově nastavené systémy evidencí, které byly zavedeny primárně pro účely měsíčního hlášení zaměstnavatelů v rámci nového systému Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ). Tyto evidence se naplno spustí a začnou fungovat v plném rozsahu od dubna roku 2026.
Současný stav evidence zaměstnavatelů
Je důležité upozornit, že již v současné době funguje u České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ) určitá forma evidence zaměstnavatelů. Tato dosavadní evidence však funguje podle jiných, dosud platných pravidel, než si vyžaduje nově zavedený systém Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů. V této nové, modernizované evidenci musí být od 1. dubna 2026 elektronicky evidováni absolutně všichni zaměstnavatelé, které zákon o JMHZ za zaměstnavatele považuje, a to včetně všech jejich mzdových účtáren, pokud je zaměstnavatelé využívají.
Povinnost přihlášení do evidence
Kdy se přihlásit
Do evidence zaměstnavatelů se musí každý zaměstnavatel, který je podle zákona o jednotném měsíčním hlášení definován jako zaměstnavatel, přihlásit vždy nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, ve kterém má nastoupit k výkonu práce jeho první zaměstnanec. Současně však platí, že toto přihlášení lze provést nejdříve 15 dnů před tímto dnem nástupu prvního zaměstnance. Totožná pravidla a lhůty platí i pro povinnou registraci všech mzdových účtáren, které zaměstnavatel využívá.
Povinnost odhlášení z evidence
Kdy se odhlásit
Jakmile zaměstnavatel z jakýchkoli důvodů přestane zaměstnávat zaměstnance, má zákonnou povinnost se z dané evidence odhlásit nejpozději do 8 dnů ode dne, kdy přestal zaměstnávat svého posledního zaměstnance. Tato osmidenní lhůta je závazná a musí být bezpodmínečně dodržena.
Oznámení změn v evidenci
Změny údajů zaměstnavatele
Pokud nastane jakákoli změna v evidovaných údajích o zaměstnavateli, které jsou zaznamenány v evidenci zaměstnavatelů, je naprosto nezbytné tuto změnu opět uvést a aktualizovat v evidenci zaměstnavatelů nejpozději do 8 dnů ode dne, kdy se zaměstnavatel o této změně dozvěděl nebo kdy k ní došlo.
Zrušení mzdové účtárny
Stejný postup a stejná osmidenní lhůta platí také pro případné zrušení mzdové účtárny zaměstnavatele. I toto zrušení je třeba nejpozději do osmého dne řádně zohlednit a promítnout do dané evidence zaměstnavatelů.
Způsob provádění změn
Všechny výše uvedené záležitosti, tedy přihlašování do evidence, odhlašování z evidence i jakékoli opravy a změny údajů v dané evidenci, musí být nutně a výhradně prováděny pouze elektronicky prostřednictvím ePortálu ČSSZ. Není možné tyto úkony provádět v papírové formě.
Přechodné období do března 2026
Platná pravidla do konce března 2026
Do konce března roku 2026 probíhá evidence zaměstnavatelů stále podle dosavadních, platných pravidel dle zákona o nemocenském pojištění. V tomto přechodném období se zaměstnavatelé přihlašují do evidence ČSSZ do osmého dne od okamžiku, kdy začnou zaměstnávat své první zaměstnance. Ve stejné lhůtě 8 dnů se musí také z této evidence řádně odhlásit v případě, že zaměstnávat zcela přestanou.
Způsob podávání v přechodném období
Uvedenou agendu v přechodném období zaměstnavatelé provádějí prostřednictvím dosud platných, standardních tiskopisů určených pro přihlášení nebo odhlášení zaměstnavatelů. Je však třeba poznamenat, že ve většině případů již tyto úkony probíhají taktéž elektronicky, i když formálně platí stále původní systém.
Povinnosti stávajících zaměstnavatelů od 1. 4. 2026
Doplnění údajů do nového registru
Od 1. dubna 2026 mají všichni dosavadní zaměstnavatelé, kteří jsou v současné době evidováni v registru zaměstnavatelů České správy sociálního zabezpečení, zákonnou povinnost dohlásit této instituci všechny údaje, které o nich doposud ČSSZ v registru zaměstnavatelů neeviduje a které musí být v novém registru zaměstnavatelů povinně uvedeny.
Způsob doplnění údajů
Toto doplnění a dohlášení chybějících údajů se provede jedním komplexním doplňujícím podáním, které bude zasláno České správě sociálního zabezpečení opět přes ePortál ČSSZ, nebo případně alternativně do datové schránky ČSSZ.
Shrnutí v přehledných bodech:
Přihlášení do evidence:
- Přihlásit se nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance
- Nejdříve lze přihlášení provést 15 dnů před nástupem
- Platí i pro registraci mzdových účtáren
Odhlášení z evidence:
- Odhlásit se nejpozději do 8 dnů od ukončení zaměstnávání posledního zaměstnance
Změny údajů:
- Oznámit změny nejpozději do 8 dnů od zjištění změny
- Platí i pro zrušení mzdové účtárny
Způsob podání:
- Výhradně elektronicky přes ePortál ČSSZ
Přechodné období do 31. 3. 2026:
- Platí dosavadní pravidla dle zákona o nemocenském pojištění
- Lhůta 8 dnů pro přihlášení i odhlášení
- Používají se dosavadní tiskopisy
Od 1. 4. 2026:
- Spuštění nového systému evidence
- Povinnost doplnit všechny požadované údaje
- Podání přes ePortál nebo datovou schránku ČSSZ
Mohlo by vás také zajímat: Jak to bude s registrací zaměstnavatelů do Jednotného měsíčního hlášení? Co hrozí zaměstnavateli pokud neeviduje zaměstnance a nemá po ruce doklady o zaměstnávání?