Co si musí odběratel hlídat u náhradního plnění?

Prvním a zásadním aspektem, na který musí odběratel důsledně dohlížet, je ověření skutečnosti, že dodavatel, od kterého hodlá odebírat výrobky nebo služby v rámci náhradního plnění, skutečně splňuje všechny zákonem vyžadované parametry a má oprávnění poskytovat dodávky, které lze započítat do náhradního plnění. Tato kontrola oprávněnosti dodavatele není jednorázovou záležitostí, ale měla by být prováděna průběžně, ideálně před každou významnou obchodní transakcí.

Konkrétně musí dodavatel spadat do jedné z těchto kategorií:

• Zaměstnavatelé s dohodou o uznání za zaměstnavatele na chráněném trhu práce – Dodavatel musí být zaměstnavatelem, se kterým Úřad práce České republiky (ÚP ČR) uzavřel oficiální dohodu o uznání za zaměstnavatele působícího na chráněném trhu práce v souladu s ustanovením § 78 zákona o zaměstnanosti. Tato dohoda je formálním potvrzením, že daný zaměstnavatel splňuje všechny zákonné podmínky pro poskytování náhradního plnění.
• Osoby se zdravotním postižením jako OSVČ – Druhým možným typem dodavatele jsou osoby se zdravotním postižením, které vykonávají samostatnou výdělečnou činnost jako OSVČ (osoby samostatně výdělečně činné) a zároveň nezaměstnávají žádné další zaměstnance. Zde je však nutné zvláště pečlivě ověřit, že se nejedná o spojenou osobu ve smyslu zákona o daních z příjmů, protože takové osoby by nemohly být pro účely náhradního plnění započítány.
• Integrační sociální podniky – Třetím typem oprávněných dodavatelů jsou integrační sociální podniky, které jsou definovány a regulovány zákonem o integračním sociálním podniku. Tyto podniky musí prokazatelně zaměstnávat zaměstnance se zdravotním postižením v řádném pracovním poměru. Odběratel tak může do náhradního plnění započítat nejen přímé dodávky výrobků a služeb od těchto podniků, ale také hodnotu zakázek, které těmto integračním sociálním podnikům zadává.

2. Sledování limitů dodávek

Druhým kritickým bodem, na který musí odběratel důsledně dbát, je kontrola objemu dodávek od jednotlivých dodavatelů a dodržování zákonných limitů. Zákon o zaměstnanosti ve svém ustanovení § 81 odst. 3 stanovuje maximální limit, do kterého lze dodávky od jednoho dodavatele započítat do náhradního plnění. Tento limit není stanoven náhodně, ale má zamezit situacím, kdy by se náhradní plnění soustředilo pouze u jednoho nebo několika málo dodavatelů, což by mohlo vést k obcházení smyslu tohoto institutu.

Odběratel tedy musí:

• Průběžně monitorovat celkový objem dodávek od každého jednotlivého dodavatele během příslušného hodnoceného období.
• Vést přesnou evidenci všech uskutečněných nákupů a zadaných zakázek v členění podle jednotlivých dodavatelů.
• Zajistit, aby hodnota dodávek od žádného z dodavatelů nepřekročila stanovený zákonný limit uvedený v příslušném ustanovení zákona.
• V případě, že by hodnota dodávek od některého dodavatele hrozila překročit stanovený limit, operativně reagovat a část objednávek přesunout k jiným oprávněným dodavatelům.
• Mít na paměti, že do náhradního plnění lze započítat pouze tu část dodávek, která nepřesahuje stanovený limit, přičemž případný nadlimitní objem nelze pro účely náhradního plnění využít.

3. Ověření evidence v elektronickém systému

Třetím naprosto zásadním požadavkem, který je odběratel povinen důsledně kontrolovat, je skutečnost, že všechny dodávky určené k započtení do náhradního plnění musí být dodavatelem řádně a včas vloženy do centrální elektronické evidence, která je spravována v souladu s ustanovením § 81 zákona o zaměstnanosti. Tato elektronická evidence slouží jako komplexní systém pro sledování, kontrolu a evidenci všech transakcí souvisejících s náhradním plněním na celostátní úrovni.

V této souvislosti musí odběratel:

• Před započtením jakékoliv dodávky do náhradního plnění si vždy ověřit, že konkrétní dodávka byla dodavatelem skutečně a správně zaregistrována v elektronické evidenci.
• Vyžadovat od dodavatele doklady nebo potvrzení o evidenci každé dodávky v systému, případně si tuto skutečnost ověřovat přímo v elektronickém systému, pokud má jako odběratel k takovému ověření přístup.
• Sledovat, zda dodavatel vkládá údaje o dodávkách do elektronické evidence ve stanových lhůtách a v požadované struktuře.
• Mít na paměti, že pouze řádně evidované dodávky mohou být započteny do náhradního plnění, a jakákoliv dodávka, která nebyla do elektronické evidence vložena, nemůže být pro tyto účely využita, i když jinak všechny ostatní podmínky splňuje.
• Pravidelně kontrolovat kompletnost a správnost údajů v elektronické evidenci, aby předešel situacím, kdy by dodatečně zjistil, že některé dodávky nebyly řádně evidovány a nelze je tedy započítat.
• Archivovat si všechny doklady potvrzující evidenci dodávek v elektronickém systému pro případné kontroly ze strany příslušných státních orgánů.

Dodržování všech těchto tří základních pilířů – oprávněnost dodavatele, dodržování limitů a řádná elektronická evidence – je absolutně nezbytné pro to, aby mohl zaměstnavatel v pozici odběratele úspěšně a v souladu se zákonem využívat institut náhradního plnění ke splnění své povinnosti zaměstnávání osob se zdravotním postižením.

Mohlo by vás zajímat: Zaměstnávání postižených a příspěvky na tyto zaměstnance podle nových pravidel Jak se stát dodavatelem náhradního plnění?