Do konce dubna 2026 je třeba doplnit údaje do registru u zaměstnávaných cizinců

V souvislosti se spuštěním nového systému Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JHMZ), který nabyl účinnosti dnem 1. dubna 2026, vznikla zaměstnavatelům celá řada nových administrativních povinností, které se týkají zejména evidence zahraničních zaměstnanců. Tento nový systém představuje zásadní změnu ve způsobu, jakým zaměstnavatelé reportují a evidují informace o svých zaměstnancích vůči státním institucím, přičemž klade důraz na výrazně rozšířený a detailnější soubor povinně evidovaných údajů oproti předchozímu systému. Přechod na nový systém JHMZ si vyžádal také řešení situace těch zahraničních zaměstnanců, kteří nastoupili do pracovního poměru ještě před datem spuštění nového systému, tedy před 1. dubnem 2026, a jejichž pracovní poměr pokračuje i po tomto datu. Pro tyto zaměstnance platí specifická přechodná pravidla, která zaměstnavatelé musejí bezpodmínečně dodržet, a to ve stanovené lhůtě.

2. Koho se povinnost týká – vymezení cílové skupiny

Povinnost doplnit údaje do nového registru se vztahuje na velmi konkrétně vymezenou skupinu zaměstnanců a zaměstnavatelů. Aby tato povinnost vznikla, musí být současně splněny všechny následující podmínky:

• Zahraniční zaměstnanec nastoupil do zaměstnání před 1. dubnem 2026 – tedy jeho pracovní poměr nebo jiný pracovněprávní vztah vznikl ještě za platnosti předchozího systému evidence zaměstnanců, a to přede dnem spuštění nového systému JHMZ.
• Nástup tohoto zaměstnance byl nahlášen prostřednictvím tzv. informačních karet nebo sdělení – tedy zaměstnavatel splnil svou tehdejší ohlašovací povinnost v souladu s tehdy platnými předpisy a postupy, konkrétně prostřednictvím formulářů a nástrojů, které byly pro tyto účely určeny před zavedením systému JHMZ.
• Zaměstnanec byl veden v registru pojištěnců České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ) do 31. března 2026 – tzn. jeho existence v systému byla evidována a potvrzena prostřednictvím standardní evidence ČSSZ, která platila do posledního dne před spuštěním nového systému.
• Pracovní poměr nebo jiný pracovněprávní vztah tohoto zaměstnance trvá i po 1. dubnu 2026 – tedy zaměstnanec nebyl k datu přechodu na nový systém z pracovního poměru propuštěn ani jeho pracovní poměr neskončil jiným způsobem, a nadále je aktivním zaměstnancem daného zaměstnavatele.

Pokud jsou všechny výše uvedené podmínky splněny zároveň, zaměstnavatel nemá možnost se této povinnosti vyhnout a musí přistoupit k doplnění chybějících údajů v zákonné lhůtě.

3. Co přesně je třeba provést – popis konkrétního úkonu

Zaměstnavatel je v takovém případě povinen provést následující kroky:

• Podat formulář REGZEC (Registrace zaměstnance) s typem akce 3, tj. „Změna“ – prostřednictvím tohoto podání je zaměstnavatel povinen dohlásit do nového systému JHMZ veškeré rozšířené údaje o zahraničním zaměstnanci, které dosud nebyly evidovány v rámci původního formuláře ONZ (Oznámení nástupu do zaměstnání), jenž byl standardním nástrojem ČSSZ v předchozím systému.
• Doplnit veškeré nově požadované údaje, které nový systém JHMZ vyžaduje nad rámec toho, co bylo evidováno v předchozím systému prostřednictvím formuláře ONZ. Jedná se o rozšířený soubor informací, který systém JHMZ zavádí jako povinný standard pro všechny nově registrované i přecházející zaměstnance.
• Převést veškeré relevantní informace z předchozí evidence ONZ do nového systému – i přesto, že některé základní údaje mohly být v předchozím systému evidovány, je zaměstnavatel povinen je v rámci podání REGZEC s typem akce 3 znovu zadat do nového systému, a to z důvodů technické neslučitelnosti obou systémů.

4. Technické důvody pro nutnost opětovného zadávání údajů

Jedním z klíčových aspektů celé přechodové povinnosti je skutečnost, že přenos dat mezi starým a novým systémem není technicky možný automatizovaným způsobem. Z technických důvodů nelze informace, které jsou již obsaženy v dřívější evidenci zaměstnanců vedené prostřednictvím formuláře ONZ, jednoduše či automaticky přesunout nebo importovat do nového systému JHMZ. Tato technická neslučitelnost obou systémů znamená, že:

• Data ze starého systému nelze hromadně migrovat do nového registru bez aktivního zapojení zaměstnavatele.
• Zaměstnavatelé musí všechny příslušné údaje o dotčených zahraničních zaměstnancích zadat do nového systému manuálně, a to prostřednictvím výše uvedeného podání REGZEC s typem akce 3 (Změna).
• Nelze spoléhat na to, že systém JHMZ automaticky převezme data z ČSSZ nebo z jakékoli jiné předchozí evidence – odpovědnost za úplnost a správnost dat v novém systému leží výhradně na straně zaměstnavatele.
• Pouhá skutečnost, že zaměstnanec byl správně evidován ve starém systému, neznamená, že je automaticky evidován v novém systému – každý dotčený zahraniční zaměstnanec musí být do nového registru aktivně zadán prostřednictvím příslušného podání.

5. Lhůta pro splnění povinnosti

Zaměstnavatelé mají pro splnění výše popsané povinnosti stanovenou zákonnou lhůtu do 30. dubna 2026. Tato lhůta je pevně stanovena a zaměstnavatelé jsou povinni ji dodržet bez ohledu na případné technické či administrativní obtíže na jejich straně. Je proto důrazně doporučeno:

• Neprodleně identifikovat všechny dotčené zahraniční zaměstnance, kteří splňují výše uvedené podmínky, tedy nastoupili před 1. dubnem 2026 a jejich pracovní poměr stále trvá.
• Shromáždit veškeré potřebné údaje o těchto zaměstnancích, a to jak ty, které byly evidovány v předchozím systému ONZ, tak i nově požadované údaje, které systém JHMZ vyžaduje nad rámec předchozí evidence.
• Podat formulář REGZEC s typem akce 3 (Změna) pro každého dotčeného zahraničního zaměstnance v dostatečném předstihu před uplynutím lhůty 30. dubna 2026, aby bylo možné případné chyby nebo nedostatky v podání opravit včas.
• Nespoléhat na automatické upozornění ze strany systému nebo státních institucí – odpovědnost za včasné splnění povinnosti leží na zaměstnavateli.

Upozornění: Nedodržení lhůty nebo neúplné podání může mít pro zaměstnavatele právní a administrativní důsledky. V případě nejasností je doporučeno obrátit se na příslušnou pobočku ČSSZ nebo na odborného poradce v oblasti pracovního práva a mzdové agendy.

Mohlo by vás také zajímat: Jak je to s nemocenským pojištěním zahraničních zaměstnanců? Pro jednotné měsíční hlášení má ČSSZ samostatnou datovou schránku