Datová schránka je moderním nástrojem elektronické komunikace, který slouží k bezpečnému a efektivnímu doručování úředních dokumentů a zpráv mezi státní správou, právnickými osobami a občany. Jednou z klíčových otázek, kterou si uživatelé často kladou, je doba, po kterou jsou zprávy v datové schránce uchovány.
Standardní doba uložení
Standardní doba uložení zpráv v datové schránce je stanovena na 90 dní. Toto období bylo zvoleno jako kompromis mezi potřebou poskytnout uživatelům dostatečný čas na zpracování doručených zpráv a zároveň zajistit efektivní správu systému a ochranu osobních údajů.
Během těchto 90 dnů mají uživatelé plný přístup ke všem doručeným zprávám. Mohou je číst, stahovat, odpovídat na ně nebo je přeposílat. Je důležité si uvědomit, že tato lhůta začíná běžet od okamžiku doručení zprávy do datové schránky, nikoliv od okamžiku, kdy si uživatel zprávu přečte nebo otevře.
Automatické mazání zpráv
Po uplynutí 90denní lhůty dochází k automatickému smazání zpráv z datové schránky. Tento proces je nevratný a slouží k zajištění pravidelné údržby systému a k ochraně soukromí uživatelů. Je proto nesmírně důležité, aby si uživatelé byli vědomi této lhůty a včas si zajistili archivaci důležitých zpráv.
Automatické mazání zpráv po 90 dnech má několik důvodů:
- Ochrana osobních údajů: Omezuje se doba, po kterou jsou citlivé informace dostupné online.
- Úspora místa: Pravidelné mazání starých zpráv umožňuje efektivnější správu úložného prostoru systému.
- Dlouhodobé uchování: Zprávy mohou být uloženy po mnohem delší dobu, často i několik let.
- Motivace k aktivnímu využívání: Uživatelé jsou nuceni pravidelně kontrolovat svou datovou schránku a zpracovávat doručené zprávy.
Řešení pro dlouhodobé uchovávání – datový trezor
Pro uživatele, kteří potřebují uchovávat zprávy déle než 90 dní, existuje řešení v podobě datového trezoru. Datový trezor je placená služba, která funguje jako rozšířené úložiště k datové schránce.
Datový trezor nabízí několik výhod: - Větší kapacita: Uživatelé mají k dispozici více úložného prostoru pro své zprávy.
- Snadný přístup: Zprávy v datovém trezoru jsou snadno dostupné, stejně jako v běžné datové schránce.
- Právní jistota: Dlouhodobé uchování zpráv může být důležité pro právní nebo účetní účely.
Využití datového trezoru je vhodné zejména pro firmy, podnikatele a instituce, které potřebují archivovat velké množství dokumentů po delší dobu. Je však třeba zvážit dodatečné náklady spojené s touto službou.