Jaké informace při vyslání zaměstnanců za prací musí dostat země vyslání?

Vysílání zaměstnanců k výkonu práce do cizí země, zejména v rámci členských států Evropské unie, je komplexní proces spojený s řadou povinností, které musí zaměstnavatel respektovat. Tento proces vyžaduje pečlivé plánování, splnění administrativních povinností a důsledné sdílení informací s hostitelskou zemí. Zvláště důležité je zajistit, aby všechny náležitosti odpovídaly legislativním požadavkům obou zemí – jak té, z níž zaměstnanec pochází, tak hostitelské.

K základním požadavkům při vysílání pracovníků patří nejen dodržování srovnatelných pracovních podmínek, na které má zaměstnanec nárok v domovské zemi, ale také přizpůsobení podmínkám a požadavkům platným v hostitelské zemi. Zajistit důstojné, férové a bezpečné podmínky pro zaměstnance je jedním z hlavních pilířů vysílání pracovníků. Vedle těchto závazků je však jedním z klíčových úkolů zaměstnavatele také oznámení hostitelské zemi o působení vyslaného pracovníka na jejím území. Tento proces je nezbytný nejen z hlediska dodržení zákonných předpisů, ale také pro zajištění hladké spolupráce a transparentnosti mezi oběma stranami.

Klíčové informace, které je nutné poskytnout hostitelské zemi:

Před začátkem samotného vyslání pracovníka musí zaměstnavatel postupovat velmi pečlivě a sdělit příslušným orgánům hostitelské země několik zásadních údajů. Tyto informace slouží k tomu, aby hostitelská země měla dostatečný přehled o situaci, ke které na jejím území dochází, a mohla případně zajistit dohled nad dodržováním předpisů týkajících se vyslaných pracovníků. Níže jsou detailně popsány informace, které zaměstnavatel musí poskytnout ještě před začátkem vyslání:

1. Totožnost zaměstnavatele a vyslaných pracovníků
Zaměstnavatel musí jasně identifikovat sebe jako subjekt, který pracovníka vysílá. Jedná se o důležité informace, neboť díky tomu mohou úřady kontaktovat zaměstnavatele v případě nejasností či potřeby dalších informací. Dále je nezbytné jednoznačně určit totožnost všech vysílaných pracovníků – jejich jména, příjmení, případně další údaje dle požadavků hostitelské země.

2. Počet vyslaných pracovníků
Zaměstnavatel musí uvést přesný počet pracovníků, kteří budou v hostitelské zemi vykonávat práci. Tento údaj je nezbytný pro lepší organizaci a evidenci na straně hostitelské země.

3. Kontaktní osoba u zaměstnavatele
Hostitelské orgány musí mít možnost kontaktovat odpovědnou osobu, která má na starosti organizační otázky vyslání pracovníků ze strany zaměstnavatele. Tato kontaktní osoba zajišťuje důležitou roli komunikace a administrativní spolupráce s hostitelskou zemí.

4. Adresa pracoviště vyslaných zaměstnanců
Přesné určení adresy, kde budou vyslaní pracovníci vykonávat svou činnost, je klíčovou informací. Tato adresa umožňuje případné provedení kontrol ze strany hostitelské země a rovněž vytváří přehled o místě působení jednotlivých pracovníků.

5. Předpokládaná doba vyslání
Zaměstnavatel musí uvést, jak dlouho plánuje, že budou jeho pracovníci v hostitelské zemi působit. Konkrétně je nutné poskytnout údaje o plánovaném datu zahájení i ukončení vyslání. Tyto informace jsou pro správní úřady zásadní pro evidenci a případnou kontrolu.

6. Charakter poskytované služby během vyslání
Zaměstnavatel je povinen informovat o druhu činností, které budou jeho pracovníci v hostitelské zemi vykonávat. Jedná se o popis konkrétní služby, která je předmětem vyslání. Tento údaj je důležitý pro vyhodnocení dodržování pracovních podmínek a legislativy v hostitelské zemi.

7. Kontaktní osoba pro orgány hostitelské země
Kromě interní kontaktní osoby musí zaměstnavatel určit také specifickou osobu, která bude odpovídat za spolupráci s příslušnými institucemi hostitelské země. Tato osoba je klíčovým spojením mezi zaměstnavatelem a hostitelskými orgány v případě kontrol, dotazů či dalších administrativních úkonů.

Další požadavky a jazyková specifika:

Je důležité si uvědomit, že jednotlivé hostitelské země mohou mít další specifické požadavky na podávaná oznámení. Tyto dodatečné náležitosti se mohou lišit v závislosti na konkrétní legislativě, která v dané zemi platí. Významnou roli hraje rovněž jazyk, ve kterém bude oznámení předáno. Obvykle se vyžaduje, aby bylo oznámení podáno v úředním jazyce hostitelské země. Existuje však možnost, že některé země akceptují i jiné jazyky, což by mělo být předem prověřeno.

Povinnost aktualizace údajů:

Pokud během vyslání pracovníků dojde ke změnám – například k posunutí začátku či konce vyslání, jeho úplnému zrušení nebo jiné změně, má zaměstnavatel povinnost tuto skutečnost neprodleně nahlásit příslušné instituci hostitelské země. Transparentnost v poskytování aktuálních informací je klíčová pro udržení důvěry mezi zaměstnavatelem a hostitelskými orgány.

Přečtěte si také: Rozdílné podmínky krátkodobých a dlouhodobých zahraničních pracovních cest Odkud se počítá pracovní cesta?