Jaké jsou povinnosti zaměstnavatele při vzniku schodku na svěřených hodnotách?

1. Existence platně uzavřené dohody o odpovědnosti za svěřené hodnoty

• Základním předpokladem pro to, aby vůbec mohla vzniknout zákonná odpovědnost zaměstnance za schodek na svěřených hodnotách, je existence platně uzavřené písemné dohody o odpovědnosti za svěřené hodnoty mezi zaměstnavatelem a příslušným zaměstnancem, a tato dohoda musí být uzavřena v souladu s příslušnými ustanoveními zákoníku práce, konkrétně v souladu s § 252 až § 264 ZP.
• Zaměstnavatel je v případě vzniku schodku ze zákona povinen jako první a zcela zásadní věc prokázat, že taková dohoda mezi ním a zaměstnancem skutečně existovala, že byla uzavřena platně, písemně a v souladu se všemi zákonnými náležitostmi, které zákoník práce pro platnost takové dohody výslovně stanoví, neboť bez existence platně uzavřené dohody by celý nárok zaměstnavatele na náhradu schodku byl od samého počátku právně neudržitelný a neprosaditelný.
• Zaměstnavatel musí být schopen kdykoliv v průběhu celého řízení předložit originál nebo ověřenou kopii této dohody jako klíčový důkazní prostředek, který tvoří samotný základ celého jeho nároku vůči zaměstnanci, přičemž absence tohoto dokumentu nebo jeho případná neplatnost z jakéhokoliv důvodu by znamenala naprosté zhroucení celého právního nároku zaměstnavatele na náhradu způsobené škody.
• Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty musí být uzavřena vždy písemně, zaměstnanec musí být v době jejího uzavření plně svéprávný a musí splňovat zákonnou podmínku věku, tedy musí mu být v době podpisu dohody alespoň osmnáct let, jinak je taková dohoda od počátku neplatná a zaměstnavatel se na ni nemůže v případném sporu úspěšně odvolávat.

2. Povinnost prokázat samotný vznik schodku

• Druhou stěžejní a naprosto nezbytnou zákonnou povinností zaměstnavatele v situaci, kdy dojde ke schodku na svěřených hodnotách, je povinnost řádně a přesvědčivě prokázat, že schodek skutečně fyzicky vznikl, tedy že hodnoty svěřené zaměstnanci se fyzicky nenacházejí na místě, kde by se nacházet měly, a že tedy skutečně existuje rozdíl mezi stavem, který být mít a stavem, který fakticky je.
• Schodek na svěřených hodnotách se standardně zjišťuje a prokazuje prostřednictvím řádně provedené inventarizace, která musí být provedena v souladu s platnými právními předpisy a interními předpisy zaměstnavatele, přičemž výsledky této inventarizace musí být řádně zdokumentovány, podepsány příslušnými osobami a uchovány pro potřeby případného soudního nebo jiného právního řízení.
• Zaměstnavatel musí zajistit, aby inventarizace byla provedena řádně, transparentně, bez vad a v souladu s platnými předpisy, neboť jakékoliv pochybení v průběhu inventarizace nebo jakákoliv nesrovnalost v inventarizačních dokumentech by mohla zaměstnanci poskytnout účinné procesní prostředky obrany a soud by mohl takto provedenou inventarizaci jako důkazní prostředek zcela odmítnout nebo se k ní postavit s výraznou rezervou.
• Při samotné inventarizaci by měl mít zaměstnanec, který je za svěřené hodnoty odpovědný, ideálně možnost být přítomen nebo být alespoň o jejím provedení řádně a včas informován, neboť to přispívá k transparentnosti celého procesu a snižuje riziko pozdějších procesních komplikací a sporů o správnost provedené inventarizace.
• Zaměstnavatel by měl dbát na to, aby veškeré pohyby se svěřenými hodnotami byly průběžně a pečlivě evidovány, aby bylo možné kdykoliv zpětně doložit přesný stav svěřených hodnot v jakémkoliv okamžiku, a aby tak bylo možné s potřebnou mírou přesnosti a spolehlivosti prokázat, kdy přesně ke schodku došlo a jaký byl jeho přesný rozsah a výše.

3. Povinnost prokázat přesnou výši vzniklého schodku

• Třetí klíčovou zákonnou povinností zaměstnavatele, která přímo navazuje na povinnost prokázat samotný vznik schodku, je povinnost prokázat přesnou výši vzniklého schodku, tedy přesně vyčíslit, o jakou částku nebo o jakou hodnotu se svěřené hodnoty fakticky snížily oproti stavu, který by správně být mít.
• Výše schodku musí být vyjádřena v konkrétní peněžní částce a tato částka musí být podložena relevantními a přesvědčivými důkazy, jako jsou například účetní záznamy, skladové evidence, doklady o příjmu a výdeji zboží, příjmové a výdajové pokladní doklady nebo jiné relevantní dokumenty, které jednoznačně prokazují výši vzniklého rozdílu.
• Zaměstnavatel nese v tomto ohledu plné důkazní břemeno, a tedy je pouze na něm, aby soudu nebo jiné příslušné instituci přesvědčivě a jednoznačně doložil, jaká je přesná výše škody, kterou v důsledku schodku utrpěl, přičemž jakákoliv nejistota nebo nepřesnost v určení výše škody půjde vždy k tíži zaměstnavatele a nikoliv zaměstnance.
• Správné a přesné vyčíslení výše schodku je přitom naprosto zásadní nejen z procesního hlediska, ale také proto, že výše schodku přímo určuje maximální výši náhrady škody, kterou může zaměstnavatel po zaměstnanci zákonně požadovat, přičemž tato výše nesmí překročit skutečně vzniklou a prokázanou škodu.

4. Zaměstnavatel není povinen prokazovat zavinění zaměstnance

• Velmi důležitým a pro celou právní úpravu odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách charakteristickým rysem je skutečnost, že zaměstnavatel v daném případě není ze zákona povinen prokazovat zaměstnanci jeho zavinění, tedy není povinen dokazovat, že zaměstnanec schodek způsobil úmyslně nebo z nedbalosti, ani není povinen prokazovat konkrétní způsob, jakým ke schodku došlo.
• Zavinění zaměstnance totiž v daném případě nevyplývá z dokazování prováděného zaměstnavatelem, nýbrž vzniká automaticky a ze zákona na základě zákonné právní domněnky zavinění, která je zakotvena v ustanoveních § 252 až § 264 zákoníku práce a která říká, že pokud byl zaměstnanec k odpovědnosti za svěřené hodnoty zavázán platnou dohodou a pokud byl zjištěn schodek, předpokládá se ze zákona jeho odpovědnost, aniž by bylo nutné jeho zavinění jakkoliv prokazovat.
• Tato zákonná domněnka zavinění je pro celou právní úpravu odpovědnosti za svěřené hodnoty naprosto klíčová, protože zásadním způsobem zjednodušuje procesní pozici zaměstnavatele a výrazně usnadňuje jeho možnost domoci se náhrady vzniklé škody, neboť zaměstnavatel nemusí vynakládat čas, prostředky a úsilí na obtížné a mnohdy prakticky nesplnitelné dokazování konkrétního způsobu vzniku schodku a míry zavinění zaměstnance.
• Pro vznik odpovědnosti zaměstnance přitom není z právního hlediska rozhodné ani to, jakým konkrétním způsobem ke schodku fakticky došlo, ani to, jaké byly konkrétní okolnosti vzniku schodku, ani to, zda zaměstnanec schodek způsobil sám nebo zda se na jeho vzniku podílely i jiné osoby, neboť odpovědnost zaměstnance je dána již samotnou existencí platně uzavřené dohody a zjištěním schodku.

5. Procesní obrana zaměstnance a její vliv na povinnosti zaměstnavatele

• Zaměstnanec se samozřejmě v dané situaci není zcela bez možností obrany a může se aktivně bránit nároku zaměstnavatele na náhradu schodku, přičemž zákon mu k tomu poskytuje několik právních nástrojů, jejichž uplatnění však závisí výhradně na aktivitě zaměstnance samotného a nikoliv na zaměstnavateli.
• Zaměstnanec se může zcela nebo alespoň zčásti zprostit své odpovědnosti za schodek, avšak k tomu je nezbytně nutné, aby sám předložil soudu dostatečně přesvědčivé a věrohodné důkazy o své nevině, tedy aby sám prokázal, že schodek vznikl z důvodů, které leží zcela mimo jeho sféru vlivu a odpovědnosti, přičemž důkazní břemeno v tomto ohledu leží výhradně na zaměstnanci a nikoliv na zaměstnavateli.
• Soud může výši odpovědnosti zaměstnance za schodek snížit také tehdy, pokud jsou na straně zaměstnance závažné důvody hodné zvláštního zřetele, jako jsou například závažné zdravotní problémy zaměstnance nebo jiné mimořádné okolnosti, které soud uzná jako dostatečně závažné pro snížení výše odpovědnosti, přičemž ani v tomto případě nemusí zaměstnavatel nijak měnit svůj procesní postup.
• Zaměstnavatel by si měl být vědom toho, že i přes zákonnou domněnku zavinění zaměstnance není výsledek případného soudního sporu nikdy zcela předvídatelný, a proto by měl veškeré důkazní prostředky svědčící v jeho prospěch pečlivě shromažďovat, uchovávat a být připraven je kdykoliv předložit soudu, aby maximalizoval své šance na úspěšné vymáhání vzniklé škody.

Závěrečné shrnutí

Shrneme-li tedy výše uvedené, zaměstnavatel má při vzniku schodku na svěřených hodnotách tři základní a klíčové zákonné povinnosti: prokázat existenci platně uzavřené dohody o odpovědnosti za svěřené hodnoty, prokázat samotný vznik schodku a prokázat jeho přesnou výši. Zavinění zaměstnance přitom zaměstnavatel prokazovat nemusí, neboť toto plyne přímo ze zákonné domněnky zakotvené v zákoníku práce. Zaměstnanec se může bránit, avšak důkazní břemeno o jeho nevině leží výhradně na něm samotném.

Mohlo by vás také zajímat: Na co se vztahuje hmotná odpovědnost a na co odpovědnost za svěřené věci? Společná odpovědnost a povinnost zaměstnance i zaměstnavatele při náhradě škody