Pokračování vedení Knihy úrazů i po zavedení povinného elektronického hlášení

Od počátku kalendářního roku 2026, nastane významná legislativní změna, v oblasti evidence a hlášení pracovních úrazů jejich zaměstnanců. Tato změna přinese povinnost nahlašovat všechny relevantní pracovní úrazy výhradně v elektronické podobě, což znamená kompletní digitalizaci tohoto procesu a ukončení možnosti využívat tradiční papírové formuláře pro oficiální hlášení úrazů státním orgánům. Zaměstnavatelé budou nově nuceni vytvářet takzvaný elektronický záznam o úrazu prostřednictvím speciálně k tomuto účelu určeného online formuláře, který bude dostupný na oficiálním internetovém portálu Státního úřadu inspekce práce, zkráceně označovaném jako SÚIP.

Zachování tradiční Knihy úrazů navzdory digitalizaci

Přestože by se mohlo zdát, že zavedení kompletně elektronického systému hlášení úrazů by mohlo vést ke zrušení tradičních administrativních nástrojů, opak je pravdou. Velmi důležitou skutečností, kterou musí všichni zaměstnavatelé vzít na vědomí, je fakt, že výše popsaný postup povinného elektronického hlášení úrazů státním orgánům v žádném případě neruší ani neeliminuje povinnost zaměstnavatelů vést takzvanou Knihu úrazů. Tato kniha představuje interní evidenci všech pracovních úrazů, které se stanou zaměstnancům daného zaměstnavatele, a její vedení zůstává i nadále jednou ze základních povinností každého zaměstnavatele bez ohledu na velikost jeho organizace či počet zaměstnanců.

Flexibilita ve formě vedení Knihy úrazů

Legislativa poskytuje zaměstnavatelům určitou míru flexibility v tom, jakým způsobem budou Knihu úrazů vést. Konkrétně bude možné vést tuto knihu buď v tradiční papírové formě, tedy jako fyzickou knihu nebo sešit, do kterého se budou jednotlivé záznamy o úrazech zapisovat ručně nebo prostřednictvím tiskárny, nebo alternativně v elektronické podobě, například jako tabulku v počítačovém programu, databázi nebo speciální software určený pro evidenci úrazů. Výběr mezi papírovou a elektronickou formou vedení Knihy úrazů bude zcela na rozhodnutí konkrétního zaměstnavatele, který si může zvolit tu variantu, která nejlépe vyhovuje jeho potřebám, možnostem a organizačnímu nastavení. Zaměstnavatel tak bude mít možnost volby a přizpůsobení evidence svým specifickým podmínkám.

Kontrastní povinnosti: interní evidence versus externí hlášení

Je však naprosto zásadní zdůraznit a plně pochopit významný rozdíl mezi vedením interní Knihy úrazů a externím hlášením úrazů příslušným státním orgánům. Zatímco u vedení Knihy úrazů bude zaměstnavatel i nadále disponovat možností volby mezi papírovou a elektronickou formou, což mu poskytuje určitou administrativní flexibilitu a možnost přizpůsobení vlastním preferencím a technickým možnostem, situace u oficiálního hlášení pracovních úrazů úřadům bude od ledna roku 2026 zcela jednoznačná a nepřipouštějící alternativy. Všechna hlášení o pracovních úrazech, která musí být ze zákona oznamována příslušným orgánům inspekce práce, budou muset být podávána výhradně a jedině v digitální podobě prostřednictvím již zmíněného elektronického formuláře na portálu Státního úřadu inspekce práce, bez jakékoliv možnosti využít tradiční papírové formuláře nebo jiné neelektronické způsoby komunikace. Tato digitalizace oficiálního hlášení je jednoznačná, povinná a nepřipouští výjimky.

Shrnutí v bodech:

• Platnost od ledna 2026: Zaměstnavatelé musí hlásit úrazy zaměstnanců pouze elektronicky přes portál SÚIP

• Automatický přenos: Elektronický záznam se po odeslání automaticky dostane k příslušnému oblastnímu inspektorátu práce

• Zachování Knihy úrazů: Povinnost vést Knihu úrazů zůstává zachována i přes zavedení elektronického hlášení

• Rozsah evidence: Kniha úrazů musí obsahovat všechny úrazy – od drobných až po vážné

• Hlášení méně závažných úrazů: Úrazy s pracovní neschopností do 3 dnů se úřadům nehlásí, ale musí být zaznamenány v Knize úrazů

• Povinné údaje v Knize úrazů: Jméno a příjmení, datum a čas úrazu, místo úrazu, činnost při úrazu, druh zranění a postižená část těla, popis úrazového děje, zdroj úrazu, příčiny úrazu, jména svědků a další relevantní záznamy

• Forma vedení Knihy úrazů: Možnost volby mezi papírovou a elektronickou formou

• Forma hlášení úřadům: Od roku 2026 výhradně elektronická, bez možnosti papírového hlášení

Mohlo by vás také zajímat: Komu musí zaměstnavatel nahlásit pracovní úraz zaměstnance? Faktický pracovní poměr dává OSVČ šanci domoci se odškodnění pracovního úrazu