Proč a co pravidelně kontrolovat v oblasti smluv s externími pracovníky?

Zastřené zaměstnávání, označované také jako švarcsystém, je stále sledovanou oblastí kontrolních orgánů.
Inspektoráty práce mohou při zjištění porušení povinností uložit firmě významnou pokutu.
Kontrola může být zahájena bez předchozího upozornění.
Podnět ke kontrole nemusí podat pouze nespokojený zaměstnanec.
Kontrolu mohou iniciovat také:
- úřady práce,
- Policie ČR,
- finanční úřady,
- správa sociálního zabezpečení,
- zdravotní pojišťovny,
- další státní orgány nebo osoby.

Externí pracovník dlouhodobě pracuje výhradně pro jednu firmu.
Práci vykonává pravidelně v prostorách objednatele.
Používá nástroje, vybavení nebo pracovní pomůcky firmy.
Pracuje v přesně určeném čase podle rozvrhu firmy.
Dostává každodenní pokyny od vedoucích zaměstnanců.
Je začleněn do organizační struktury firmy podobně jako její zaměstnanci.
Objednatel kontroluje nejen výsledek práce, ale také její průběh a způsob provedení.
Externí pracovník nemá vlastní podnikatelské riziko.
Za práci dostává pravidelnou pevnou odměnu bez ohledu na výsledek zakázky.
Nemůže práci odmítnout, pověřit jejím provedením jinou osobu nebo pracovat pro více zákazníků.

Zda smlouva skutečně odpovídá reálnému způsobu spolupráce.
Zda nejde pouze o formálně označenou smlouvu o dílo nebo smlouvu o poskytování služeb.
Zda externí pracovník odpovídá za konkrétní výsledek, nikoli pouze za odpracovaný čas.
Zda je ve smlouvě jasně popsán předmět zakázky a požadovaný výstup.
Zda smlouva upravuje odpovědnost externího dodavatele za vady a škodu.
Zda je sjednána odměna za dílo nebo službu, nikoli pouze pravidelná mzdu podobná hodinová platba.
Zda externí pracovník používá především vlastní vybavení a pracovní prostředky.
Zda má možnost organizovat si práci samostatně.
Zda není ve smlouvě nastaveno pevné pracovní místo a pracovní doba stejně jako u zaměstnanců.
Zda smlouva umožňuje dodavateli využít vlastní zaměstnance nebo subdodavatele.

Nestačí mít správně napsanou smlouvu.
Rozhodující je, jak spolupráce skutečně probíhá.
Firma by měla ověřit, zda externí pracovníci nejsou řízeni stejně jako běžní zaměstnanci.
Je vhodné omezit vydávání přímých každodenních pracovních pokynů.
Pokyny by se měly týkat především požadovaného výsledku, termínu a kvality.
Externí dodavatel by měl mít možnost zvolit vlastní postup práce.
Pokud je nutná přítomnost v prostorách firmy, měl by k ní existovat konkrétní provozní důvod.
Přístup do firemních prostor by neměl automaticky znamenat začlenění do pracovního kolektivu.
Externí pracovníci by měli být pokud možno odlišeni od zaměstnanců, například způsobem evidence nebo interní komunikace.
Firma by měla uchovávat objednávky, předávací protokoly, faktury a doklady o předání výsledků práce.

Mít na jednom místě aktuální smlouvy s externími pracovníky.
Uchovávat dodatky, objednávky a dokumentaci k jednotlivým zakázkám.
Vést evidenci skutečně předaných služeb nebo výsledků práce.
Zajistit, aby odpovědní zaměstnanci věděli, jak s externími dodavateli spolupráce probíhá.
Nastavit jasná interní pravidla pro zadávání zakázek.
Pravidelně porovnávat smluvní ujednání s reálnou praxí.
Prověřit zejména dlouhodobé a opakované spolupráce.
Zvýšenou pozornost věnovat dodavatelům, kteří pracují pouze pro jednu firmu.
Při pochybnostech si nechat smlouvu i faktické nastavení spolupráce posoudit právním odborníkem.

Smlouvy s externími pracovníky je vhodné pravidelně revidovat.
Kontrola by se neměla zaměřit pouze na text smlouvy, ale také na skutečný způsob spolupráce.
Pokud externí pracovník pracuje na místě určeném firmou, používá její vybavení a řídí se jejími každodenními pokyny, může spolupráce vykazovat znaky závislé práce.
V takovém případě nemusí rozhodovat název smlouvy, ale faktické okolnosti.
Nejbezpečnějším postupem je nastavit spolupráci tak, aby bylo z dokumentace i každodenní praxe zřejmé, že jde o vztah nezávislých podnikatelů, nikoli o skryté zaměstnávání.