Přečerpání dovolené může nastat v několika případech. Nejčastěji k tomu dochází, když zaměstnanec vyčerpá více dnů dovolené, než na kolik má v daném kalendářním roce nárok. To se může stát například v situaci, kdy zaměstnanec ukončí pracovní poměr dříve, než původně předpokládal, a nestihl si odpracovat dostatečný počet dní pro nárok na celou dovolenou. nebo pokud se zaměstnanci zkrátil nárok na dovolenou kvůli neomluveným absencím.
V okamžiku, kdy dojde k přečerpání dovolené, vzniká zaměstnanci povinnost vrátit zaměstnavateli finanční prostředky odpovídající počtu přečerpaných hodin. Tato povinnost je dána zákoníkem práce a je závazná bez ohledu na okolnosti, které k přečerpání dovolené vedly. Zaměstnavatel má v takovém případě právo požadovat vrácení vyplacené náhrady mzdy za dovolenou, na kterou zaměstnanci nevznikl nárok.
Proces vrácení přečerpané částky by měl probíhat následovně: Zaměstnavatel by měl nejprve zaměstnance informovat o vzniklé situaci a vyčíslit přesnou částku, kterou je třeba vrátit. Tato částka se vypočítá na základě hodinové sazby zaměstnance a počtu přečerpaných hodin dovolené. Zaměstnavatel by měl poskytnout zaměstnanci detailní rozpis výpočtu, aby bylo jasné, jak k dané částce dospěl.
Následně by měl zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout způsob a termín vrácení přečerpané částky.
V ideálním případě se obě strany domluví na vzájemně přijatelném řešení, například na postupném srážení částky z budoucích výplat zaměstnance, pokud pracovní poměr stále trvá. Pokud již zaměstnanec u daného zaměstnavatele nepracuje, může být dohodnuta jednorázová platba nebo splátkový kalendář.
V případě, že by zaměstnanec odmítal přečerpanou částku vrátit nebo nesouhlasil s výší požadované částky, má zaměstnavatel právo přistoupit k právním krokům. To zahrnuje možnost vymáhat dlužnou částku soudní cestou. Zaměstnavatel by v takovém případě musel podat žalobu u příslušného soudu a doložit všechny relevantní dokumenty a výpočty prokazující oprávněnost jeho nároku.