V případě, že si podnikatel hodlá drobný majetek, který používá pro svou podnikatelskou činnost, uplatnit jako daňově uznatelný výdaj, je pro něj zásadní, aby tento majetek důkladně zaznamenal v účetnictví nebo v daňové evidenci. Výběr mezi účetnictvím a daňovou evidencí závisí na tom, který z těchto dvou systémů podnikatel konkrétně využívá. Každý z těchto systémů má svá specifika a vyžaduje různé přístupy k evidenci majetku, avšak v obou případech je detailní a přesná evidence nezbytná pro to, aby výdaje byly správně uznány a prošly kontrolou správců daní.
Drobným hmotným majetkem se z daňového hlediska rozumí movité věci, které podnikatel pořizuje pro svou pracovní činnost a jejichž ocenění nepřesahuje částku 80 000 Kč. Mezi takovéto drobné majetky mohou patřit různé předměty denní potřeby ve firmě, jako například počítače a jiné menší stroje nebo kancelářské či jiné vybavení, které jsou nezbytné pro běžný chod podnikání. Tyto věci jsou často klíčovými nástroji, které umožňují efektivní fungování podniku, a proto je jejich správná evidence obzvláště důležitá.
K evidenci majetku dochází v okamžiku, kdy je tento majetek zařazen do užívání v podnikání. Tento krok je klíčový, protože právě od této chvíle je možné si majetek uplatnit v daních. V této fázi je také podstatné zaznamenat, o jaký konkrétní majetek se jedná. To znamená, že v evidenci by mělo být jasně uvedeno, že se jedná například o počítač, což pomůže při budoucích kontrolách nebo revizích majetku.
Dále je nutné do specifické kolonky v evidenci zapsat pořizovací cenu daného majetku. Tato částka by měla být uvedena přesně podle faktury nebo jiného doložitelného dokladu o koupi. Pořizovací cena je klíčovým údajem pro daňové účely a je základem pro určení výše odpisů nebo jiných daňově uznatelných výdajů spojených s těmito předměty. Bez tohoto údaje by mohlo dojít ke komplikacím při dokazování nákladů spojených s pořízením tohoto majetku.
Po uvedení pořizovací ceny následuje důležitá informace o tom, že se tento majetek považuje za daňově uznatelný výdaj. To je zásadní pro účely daňového přiznání, protože výdaje, které nejsou správně evidované jako daňově uznatelné, nemohou být odečteny z daňového základu, což by mohlo znamenat zbytečně vyšší daňové odvody. Tímto způsobem podnikatel zajišťuje, že jeho náklady na drobný majetek budou plně reflektovány v jeho daňovém přiznání.
Kromě pořizovací ceny a zařazení do daňově uznatelných výdajů je také nutné, aby byly zaznamenány všechny výdaje spojené s provozem, údržbou či opravou tohoto majetku. Tyto výdaje jsou rovněž daňově uznatelné, a je tedy důležité je mít správně evidované. Například pokud dojde k opravě nebo údržbě počítače, náklady na tyto úkony by měly být také zapsány do evidence, aby bylo jasné, že se jednalo o náklady nezbytné pro udržení funkčnosti drobného hmotného majetku používaného v podnikání.
Správně vedená evidence nejen že usnadní prokazování daňově uznatelných výdajů před správcem daně, ale také pomůže podnikateli mít přehled o veškerém majetku, který používá pro své podnikání. .