Fakturace mezi neplátcem DPH a plátcem DPH může zpočátku vypadat jako komplexní a složitá záležitost, zejména pro ty, kteří se teprve seznamují s detaily daňových předpisů a podnikáním obecně. Abychom tuto problematiku pochopili co nejlépe, je důležité rozebrat, co tyto pojmy znamenají a jaký je jejich praktický dopad na vystavování faktur.
Neplátce DPH je fyzická nebo právnická osoba, která není registrována jako plátce daně z přidané hodnoty. To znamená, že při poskytování zboží nebo služeb neúčtuje DPH svým zákazníkům a neodvádí tuto daň do státního rozpočtu. Registrace k DPH není povinná pro všechny podnikatele; je vyžadována až po překročení určitého obratu. Ti, kteří se pohybují pod tímto obratem, si mohou vybrat, zda se stanou plátci DPH, nebo zůstanou mimo tento systém. Neplátci DPH se rozhodli, z vlastní vůle nebo z důvodu nesplnění povinnosti, zůstat mimo systém DPH.
Pokud takový neplátce vystavuje fakturu plátci DPH, proces je založen na několika jasně definovaných pravidlech. Prvním a nejdůležitějším pravidlem je, že neplátce DPH nesmí přidávat DPH k ceně svých služeb nebo zboží. To znamená, že faktura vydaná neplátcem nebude obsahovat žádnou položku, která by byla uvedena jako daň z přidané hodnoty. Pro plátce DPH, tedy pro zákazníka neplátce, to pak má důsledek, že zboží či služba je účtována bez přidané DPH, kterou by jinak mohl použít jako odpočet ve svém daňovém přiznání.
Neplátce při vystavování faktury plátci musí dodržovat všechny ostatní obecné náležitosti faktury, které zahrnují identifikaci obou stran, popis dodaného zboží nebo služeb, datum transakce, množství a cenu. Je však důležité, aby faktura obsahovala jasné označení, že se jedná o fakturu vystavenou neplátcem DPH. To může být uvedeno například formulkou „Neplátce DPH“ nebo ekvivalentním prohlášením. Tím je zajištěno, že plátce DPH má k dispozici všechny potřebné informace pro účely svého vlastního daňového účetnictví.
Dalším klíčovým aspektem je skutečnost, že na takových fakturách se nikdy nesmí objevit částka DPH. Neplátce DPH nesmí nikdy uvádět DPH na faktuře, ani vyčíslovat její fiktivní hodnotu, protože by to mohlo vést k nesprávnému daňovému výkaznictví a k mylnému dojmu, že byla nějaká daň odváděna. Pokud by se neplátce DPH přece jen odvážil DPH fakturovat, byť by šlo jen o chybu v označení nebo úmyslně, pak by musel tuto částku odvést státu, protože na rozdíl od plátce, který může DPH na vstupu odečíst, neplátce takovou možnost nemá.