Prvním krokem je obstarat si formulář k žádosti o prominutí penále. Tento formulář je klíčovým dokumentem, který je třeba správně vyplnit a odevzdat, pokud chcete, aby úřady vůbec zvažovaly prominutí vzniklé sankce. Formulář je k dispozici na internetových stránkách www.nedluzimstatu.cz Na vyplnění formuláře je důležité si dát obzvláště záležet – každá chyba či opomenutí může vést k prodloužení celého procesu nebo dokonce k zamítnutí žádosti.
Spolu s touto žádosti musí být odesláno také „Čestné prohlášení“ žadatele o prominutí penále. Toto prohlášení slouží k doložení toho, že žadatel jedná čestně a že uvádí pravdivé údaje o své situaci, která ho přivedla k potřebě požádat o prominutí penále. Formulář pro toto čestné prohlášení lze naleznout na oficiálních internetových stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí (MPSV). Jeho správné a kompletní vyplnění je stejně důležité jako samotná žádost.
Odeslání dokumentace lze provést: prostřednictvím datové schránky žadatele, což je dnes velmi populární způsob, protože šetří čas a umožňuje snadnou kontrolu nad tím, zda byly dokumenty doručeny. Další možností je zaslat vyplněné formuláře poštou, což zahrnuje tradiční způsob komunikace, nebo je doručit osobně na příslušnou OSSZ.
Každá OSSZ, tedy Okresní správa sociálního zabezpečení, má svou vlastní agendu a je třeba vždy kontaktovat tu, pod kterou spadáte. Pokud žijete v hlavním městě, měla by to být Pražská správa sociálního zabezpečení (PSSZ); v případě města Brna se jedná o Městskou správu sociálního zabezpečení (MSSZ Brno). Důležitost správného určení příslušné instituce nelze přecenit, protože může znamenat rozdíl mezi hladkým průběhem a zbytečnými komplikacemi.