Jak si sjednat dohodu o přerušení pracovní cesty?
Zásadním prvkem celého procesu je získání explicitního souhlasu zaměstnavatele. Zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu nemůže jednostranně rozhodnout o jejím přerušení, ale musí o tuto možnost formálně požádat. Zaměstnavatel má plné právo takovou žádost posoudit a na základě vlastního uvážení ji buď schválit, nebo zamítnout. Je důležité zdůraznit, že neexistuje právní nárok na udělení souhlasu s přerušením pracovní cesty a zaměstnavatel může takovou žádost bez uvedení důvodu odmítnout.
Pokud by zaměstnanec svévolně přerušil pracovní cestu bez předchozího souhlasu zaměstnavatele, dopustil by se tím závažného porušení pracovní kázně, což může v krajním případě vést až k disciplinárním opatřením včetně možnosti rozvázání pracovního poměru. Zároveň by zaměstnanec ztratil nárok na cestovní náhrady za období, kdy nebyl k dispozici pro plnění pracovních úkolů.
Forma dohody o přerušení pracovní cesty
Přestože zákoník práce výslovně nevyžaduje písemnou formu dohody o přerušení pracovní cesty, z praktického hlediska je písemné vyhotovení jednoznačně doporučeníhodné. Dohoda může být uzavřena i ústně nebo telefonicky, avšak takové formy s sebou nesou riziko pozdějších nedorozumění a komplikací.
Písemná dohoda poskytuje oběma stranám jednoznačný důkaz o uzavřeném ujednání a jeho podmínkách. To je neocenitelné zejména v případě jakýchkoliv budoucích sporů ohledně nároků na cestovní náhrady nebo při kontrole ze strany příslušných úřadů. V dnešní době elektronické komunikace je naprosto dostačující i dohoda uzavřená prostřednictvím e-mailu nebo jiných elektronických komunikačních prostředků, pokud z nich jasně vyplývá vůle obou stran.
Časové aspekty dohody o přerušení
Dohodu o přerušení pracovní cesty lze uzavřít v různých časových fázích:
- před zahájením pracovní cesty
- v průběhu pracovní cesty
- v některých případech i dodatečně (ačkoliv tato varianta není ideální a může působit komplikace)
Klíčovým prvkem dohody musí být přesné časové vymezení intervalu přerušení. V dohodě by mělo být jednoznačně uvedeno datum a čas začátku přerušení pracovní cesty a stejně tak i datum a čas jejího opětovného zahájení. Tato časová specifikace má zásadní význam pro správné vyúčtování cestovních náhrad a pro určení odpovědnosti zaměstnavatele za případné škody vzniklé zaměstnanci.
Důsledky pro cestovní náhrady
Během období, kdy je pracovní cesta přerušena na žádost zaměstnance, dochází k pozastavení veškerých nároků na cestovní náhrady. V praxi to znamená, že zaměstnanci v tomto časovém úseku nenáleží:
- stravné
- náhrada jízdních výdajů
- náhrada výdajů za ubytování
- ani jakékoliv další cestovní náhrady související s pracovní cestou
Je proto v zájmu zaměstnance, aby si byl těchto důsledků vědom a počítal s nimi při plánování svých soukromých aktivit během přerušení pracovní cesty. Tyto finanční aspekty by měly být explicitně zmíněny v dohodě o přerušení, aby se předešlo případným nedorozuměním při následném vyúčtování pracovní cesty.
Praktická doporučení pro uzavření dohody
Pro bezproblémové sjednání dohody o přerušení pracovní cesty je vhodné dodržet následující doporučení:
1. Žádost o přerušení pracovní cesty podávejte s dostatečným předstihem, aby měl zaměstnavatel prostor pro její posouzení.
2. V žádosti jasně specifikujte důvod přerušení, i když to zákon přímo nevyžaduje.
3. Přesně definujte časový interval přerušení včetně konkrétních hodin.
4. Trvejte na písemné formě dohody, ideálně s podpisy obou stran.
5. Uchovejte si kopii dohody pro případné pozdější dokazování.
6. V dohodě výslovně uveďte, že během přerušení pracovní cesty zaměstnanci nenáleží cestovní náhrady.
7. Po ukončení přerušení řádně pokračujte v plnění pracovních úkolů dle původního plánu pracovní cesty.
Přečtěte si také: Co je bezplatné jídlo na pracovní cestě? Vedlejší prokazatelně nutné výdaje spojené s pracovní cestou je třeba zaměstnanci také uhradit