Zaměstnavatel má povinnost schválit dovolenou svým zaměstnancům tak, aby splnil všechny náležitosti a povinnosti, které mu v souvislosti s nárokem na dovolenou ukládá zákoník práce. Zejména je nezbytné, aby všem zaměstnancům bylo umožněno vyčerpat zákonnou dovolenou v kalendářním roce, za který tento nárok vzniká. Toto základní pravidlo je klíčové pro správu dovolených a zaměstnavatelé musí při schvalování dovolené toto pravidlo respektovat a přizpůsobit své plány tak, aby zajistili, že každý zaměstnanec má možnost využít svůj nárok na dovolenou v předepsaném období.
Kromě obecné povinnosti, že zaměstnavatel musí umožnit zaměstnancům vyčerpání jejich zákonné dovolené v příslušném kalendářním roce, existují i specifické situace, kdy je zaměstnavatel povinen schválit dovolenou na žádost zaměstnance. Jednou z těchto situací je případ, kdy zaměstnanec či zaměstnankyně žádají o dovolenou těsně navazující na mateřskou či rodičovskou dovolenou. V takovém případě je zákonem stanoveno, že zaměstnavatel musí jejich žádosti vyhovět, aby bylo zajištěno jejich právo na zákonnou dovolenou, kterou z důvodu rodičovství nemohli čerpat v době za kterou dovolená za pracovní aktivitu náležela. Tato úprava je důležitá pro zajištění kontinuity péče o dítě a pro ochranu práv rodičů v pracovním poměru.
Další specifickou situací je, když zaměstnanec žádá o dočerpání dovolené, která mu byla přiznána v předchozích letech, ale zaměstnavatel sám nestanovil termín jejího čerpání. Podle zákoníku práce má zaměstnanec v tomto případě právo si dobu čerpání této nevyčerpané dovolené určit sám. Platí zde podmínka, že zaměstnanec musí oznámit svůj úmysl čerpat tuto dovolenou zaměstnavateli nejméně 14 dnů před jejím plánovaným začátkem, pokud se nedohodli na jiné lhůtě. Toto pravidlo zajišťuje, že dovolená bude skutečně využita i v případech, kdy zaměstnavatel z neutrálních důvodů nesplnil svou povinnost určit termín čerpání.
Celkově je zřejmé, že existují přesná pravidla a procedury, které zaměstnavatelé musí dodržovat při schvalování dovolené. Zajištění, aby každý zaměstnanec měl možnost vyčerpat svou zákonnou dovolenou