Formulář „Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti, sražených zálohách na daň a daňovém zvýhodnění“ je dostupný na webových stránkách Finanční správy České republiky. Tento dokument je navržen tak, aby jeho struktura a pole poskytovaly vyplňujícímu přehledné a srozumitelné pokyny, co a jak vyplnit.
O vyplnění potvrzení se vždy postará mzdová účetní ve většině případů už s pomocí elektronických programů pro danou záležitost
Začíná se základními identifikačními údaji zaměstnance, což jsou první informace, které se do dokumentu zaznamenávají. Následuje část, kde se uvádějí celkové roční příjmy zaměstnance, což zahrnuje hrubou mzdu za celý rok nebo za dobu, po kterou byl zaměstnanec u daného zaměstnavatele v pracovním poměru.
Další kroky zahrnují vyplnění údajů o zálohách na daň z příjmů, které byly z příjmu zaměstnance sraženy, a o povinných odvodech na zdravotní a sociální pojištění, které zaměstnavatel za zaměstnance odvedl. Po tomto kroku se vyplňují údaje o daňových slevách, které zaměstnanec u zaměstnavatele využil. Je důležité poznamenat, že formulář zahrnuje pouze slevy uplatňované pravidelně každý měsíc. Jednorázové daňové slevy, jako jsou slevy na školku nebo na manžela/manželku, se do tohoto formuláře nezapisují, neboť se uplatňují a zpracovávají až při ročním zúčtování daně nebo při podání daňového přiznání.
Formulář také obsahuje vysvětlivky k různým položkám, které mohou být pro některé uživatele méně jasné. Dokument obvykle vyplňuje mzdová účetní nebo jiná osoba odpovědná za mzdy, pro kterou je zpracování takovýchto dokumentů běžnou rutinou. Ve většině případů se dokumenty vyplňují pomocí specializovaných účetních programů, které po zadání základních údajů o zaměstnanci automatizovaně zpracují veškeré potřebné informace.