Zmocnění zástupce k podání JMHZ se před dovolenou hodí
Před odjezdem na dovolenou by měl každý zaměstnavatel myslet také na povinnosti spojené s Jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatele. Lhůty pro podání JMHZ běží bez ohledu na to, zda je odpovědná osoba právě v kanceláři, na dovolené nebo mimo Českou republiku. Návrat z dovolené proto nemusí nastat včas na to, aby zaměstnavatel mohl hlášení osobně připravit a podat.
Pověření spolehlivé osoby
Praktickým řešením je včasné zmocnění spolehlivého zástupce. Tím může být například zaměstnanec, který se běžně stará o personalistiku a mzdy, externí účetní, mzdová účetní nebo specializovaná účetní kancelář. Zmocněnec by měl být nejen důvěryhodný, ale také dostatečně obeznámený s povinnostmi zaměstnavatele a s postupem podání prostřednictvím elektronických systémů ČSSZ.
Co má zástupce zvládnout
Před udělením plné moci je vhodné si ujasnit, jaké konkrétní úkony bude zástupce provádět. Může jít například o přípravu podkladů, kontrolu údajů, komunikaci s ČSSZ, podání JMHZ nebo řešení případných technických či obsahových problémů. Čím přesněji je rozsah zastupování nastaven, tím menší je riziko nedorozumění mezi zaměstnavatelem a zmocněncem.
Nastavení přes ePortál ČSSZ
Zmocnění lze pohodlně nastavit online prostřednictvím ePortálu ČSSZ. K tomu slouží aplikace Správa plných mocí, která uživatele provede jednotlivými kroky. Zaměstnavatel zde může zadat údaje o zmocněnci, vybrat rozsah oprávnění a podle potřeby nastavit také dobu platnosti plné moci. Elektronická cesta je praktická zejména tehdy, když je potřeba vyřídit zastupování rychle a bez papírové administrativy.
Aktualizace oprávnění
Pokud se změní osoba, která má za zaměstnavatele jednat, lze původní nastavení upravit. Stejně tak je možné zmocnění zrušit, například po skončení spolupráce s účetní kanceláří nebo po návratu k vlastnímu vyřizování agendy. Zaměstnavatel by měl po každé změně ověřit, zda odpovídá skutečnému stavu a zda má zástupce přístup pouze k těm úkonům, které skutečně potřebuje.
Využití předepsaného tiskopisu
Zastupování lze zařídit také prostřednictvím tiskopisu „Plná moc k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR – zaměstnavatel“. Formulář je třeba vyplnit pečlivě, zejména identifikační údaje zaměstnavatele, údaje zmocněnce a rozsah úkonů, ke kterým je zástupce pověřen. Neúplné nebo nepřesné údaje mohou celý proces prodloužit a zkomplikovat možnost zástupce jednat za zaměstnavatele.
Způsob doručení plné moci
Vyplněný tiskopis je nutné zaslat elektronicky příslušnému pracovišti ÚSSZ, případně OSSZ. Zaměstnavatel může využít datovou schránku nebo elektronickou podatelnu, pokud je podání opatřeno uznávaným elektronickým podpisem. Před odesláním je vhodné zkontrolovat, zda je dokument kompletní, čitelný a adresovaný správnému pracovišti.
Doklad o podání
Důležité je také uschovat potvrzení o odeslání. To může být užitečné v případě, že bude později potřeba doložit, kdy byla plná moc odeslána a jakým způsobem byla doručena. Zaměstnavatel by si měl zároveň ponechat kopii samotného tiskopisu a informovat zmocněnce o tom, že byla plná moc odeslána.
Příprava podkladů před dovolenou
Samotné zmocnění však nemusí stačit. Zástupce by měl mít před odjezdem k dispozici všechny potřebné informace, přehled termínů a podklady pro správné vyplnění JMHZ. Vhodné je také domluvit způsob komunikace pro případ, že se během zpracování objeví nejasnost nebo bude nutné doplnit některý údaj.
Bezpečný odjezd na dovolenou
Pokud zaměstnavatel vyřídí zmocnění včas a předá zástupci potřebné podklady, nemusí se obávat, že jeho povinnosti zůstanou během dovolené bez dozoru. JMHZ tak může být podáno v příslušné lhůtě i v době nepřítomnosti statutárního orgánu nebo jiné odpovědné osoby. Podrobnější pokyny k nastavení plné moci, elektronickému podání a samotnému JMHZ jsou dostupné na webu ČSSZ, v ePortálu ČSSZ a v příslušné uživatelské příručce.
Mohlo by vás také zajímat: Jak doplnit údaje do JMHZ a na jaké chyby dát pozor? Do kdy lze stornovat Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů?